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Eine oscare®-reife Leistung der AOK Systems

Wie die AOK Systems rund 50% des Aufwandes für die Aktualisierung und ca. 30% für die Neuerstellung von Dokumenten und Trainingsunterlagen eingespart hat.

Der Kunde

Die 1999 gegründete AOK Systems ist das führende System- und Softwarehaus im Gesundheitsmarkt. Auf Basis fundierter IT- und Branchenkenntnisse entwickelte das Unternehmen in Zusammenarbeit mit SAP die GKV-Branchenlösung oscare®.

oscare® ist die zentrale Software für den Betrieb einer gesetzlichen Krankenversicherung. Mit ihrem Leistungsumfang deckt sie GKV-spezifische Themen wie Bestandsführung, Zahlungsverkehr, Leistungsmanagement und Versorgungsprodukte ebenso ab wie betriebswirtschaftliche Kernprozesse zur Unternehmenssteuerung und Verwaltungsunterstützung.

Die Herausforderung

Um die SAP-basierte Softwarelösung oscare® effizient anwenden zu können, werden die Mitarbeiter der jeweiligen Krankenversicherung, z. B. die Kundenberater, durch von AOK Systems qualifizierte Multiplikatoren geschult. Für diese Trainings werden mit Hilfe der tt knowledge force Software Kurzanleitungen erstellt, die die Prozesse Schritt für Schritt darstellen. Acht Autoren sind an sechs Standorten u. a. damit beschäftigt, Unterlagen für neue Produkte zu erstellen oder bestehende Unterlagen ein- bis zweimal im Jahr zu aktualisieren.

Trainingsmaterialien für eine Software zu erstellen, die fortwährend weiterentwickelt wird, ist eine Herausforderung für Autoren. Mit der tt knowledge force und der Re-Recording Funktion geht das schnell und unkompliziert. Eine echte Arbeitserleichterung.

 

Volker Schade, Mitarbeiter KC Projekte/Training bei AOK Systems

Das Projekt

Mit Hilfe der tt knowledge force werden Teile der Trainingsmedien - die sogenannten Kurzanleitungen - als begleitende Medien zu Präsenzschulungen erstellt. Das Autorentool dient ausschließlich zur Produktion der Dokumente, die einzelnen Erfassungsschritte werden in oscare® prozessorientiert beschrieben.

Die Umsetzung

Die Schulung der ersten Autoren erfolgte durch tts. Die tt knowledge force wird seitdem dazu genutzt, sowohl Medien für die bestehenden Softwarekomponenten zu aktualisieren, als auch für neue Softwaremodule Kurzanleitungen zu erstellen.

Aufgrund der zunächst schnellen Releasefolge innerhalb der Entwicklung der oscare®-Hauptkomponenten passten die Autoren der AOK Systems die Kurzanleitungen mindestens zu jedem Release-Wechsel (zweimal jährlich) an. Zwischenzeitlich werden die bestehenden Medien nur noch jährlich aktualisiert. Auch für diese jährlichen Medienanpassungen nutzt der Trainerstab der AOK Systems die tt knowledge force.

Die Vorteile

Momentan gibt es zur Beschreibung von über 70 Hauptprozessen rund 1.600 Dokumente, die zwischen fünf und fünfzehn Seiten umfassen. Pro Dokument kann AOK Systems durch die Nutzung der tt knowledge force rund 50% des Aufwandes für die Aktualisierung und ca. 30% für die Neuerstellung eines Dokumentes einsparen. Dies gibt den Trainern mehr Zeit, die Kunden zu schulen oder zu beraten.

Die Grundfunktionen der tt knowledge force erleichtern eine strukturierte Darstellung der Arbeitsabläufe, da keine Prozessschritte innerhalb oscare® im Dokument vergessen werden können. Zudem ermöglicht die Re-Recording Funktion eine schnelle Anpassung der Medien nach einem Release-Wechsel.