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Die SBB setzt auf Blended Learning bei SAP-Einführungsprojekten

Wie die Schweizer Bundesbahnen (SBB) den Aufbau einer SAP-Trainings- und Schulungsumgebung durchführten und Blended Learning im SAP-Umfeld einsetzen.

Der Kunde

Die SBB ist das größte Transportunternehmen der Schweiz. Die Firma steht auf vier Pfeilern: Personenverkehr, SBB Cargo, Infrastruktur und Immobilien. Täglich werden auf dem ca. 3.000 km langen Netz rund 860.000 Reisende transportiert und 220.000 Tonnen Güter bewegt. Die SBB ist demzufolge ein wichtiger Wirtschaftsfaktor, nicht nur in der Schweiz.

Das Projekt

Interne Organisation

Die betriebswirtschaftlichen Trainings sind im Konzernbereich Finanzen angesiedelt. Die vier Personen starke Abteilung „Training BWL“ stellt sicher, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Finanzbereich das vom CFO vorgegebene notwendige Know-how haben und dass die Finanzsysteme richtig bedient werden können - auch von Beschäftigten, die nicht direkt der Finanzorganisation angehören, zum Beispiel im Bereich Logistik.

Die Hauptaufgaben der Abteilung gliedern sich auf in „Finanzwirtschaftliche Ausbildung“, „Controller-Ausbildung“ und „Corporate SAP-Training“. Letzteres ist das unternehmensweite Dienstleistungszentrum für SAP-Schulungen inklusive Schulungsorganisation bei Einführungsprojekten und die laufenden Anwenderschulungen. Momentan werden ca. 10.000 SAP-Anwender betreut.

Aufbau der SAP-Trainings und Schulungsumgebung

Bei der SBB ist das SAP-Training in vier klassische Hauptthemenbereiche aufgeteilt: Finanzen und Controlling, Logistik, Projektsystem, Personal. Die Ausbildung erfolgt zunächst projektmäßig bei der Einführung von neuen Anwendungen, dann werden aus den Einführungsprojekten laufende Standardschulungen generiert für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die neu in diesen Arbeitsbereich kommen.

Der Aufbau dieser Standardschulungen ist stufenweise aufgebaut: Neueinsteiger erhalten einen Überblick in SAP, danach folgen Grundlagenschulungen in einzelnen Themenbereichen, bevor die eigentlichen Anwenderschulungen nach Arbeitsgebieten erfolgt. Abschließend sind ergänzende Ausbildungen wie zum Beispiel Datenauswertung oder Datenexporte vorgesehen.

Als Schulungsumgebung steht der SBB ein eigenes SAP-Schulungssystem mit speziellen Schulungsusern zur Verfügung, das in Aufbau und Einstellungen mit dem Produktivsystem identisch ist. Übungen und Beispiele sind in einem Mastermandanten aufgebaut, von dem für jeden einzelnen Kurs eine Kopie erstellt wird um sicherzustellen, dass immer die gleiche Ausgangslage bereitsteht.

Auf einer sogenannten Spielwiese, einer Kopie des Produktivsystems, können die User mit ihren jeweiligen Berechtigungen erste Gehversuche mit unsensiblen Daten machen, ohne im realen Produktivsystem Schäden anrichten zu können.

Blended Learning bei SAP-Einführungsprojekten

Im Rahmen großer Einführungsprojekte ist die SBB mit klassischen Präsenzschulungen schnell an ihre Grenzen gestoßen. Eine hohe Anzahl von Schulungsteilnehmern (1.000 bis 2.000) mit unterschiedlichen Vorkenntnissen und Ansprüchen waren über das ganze Land verteilt, und die Schulungen mussten in den Sprachen Deutsch, Französisch und Italienisch angeboten werden.

So schnellten die Kosten von Präsenzschulungen in die Höhe, und auch der Zeitfaktor spielte eine Rolle. Die SBB entschloss sich, durch Blended Learning die Situation zu entschärfen. Seitdem werden die Grundlagen mittels Web Based-Trainings (WBTs) vermittelt, um einen Grundwissensstand sicherzustellen.

Das eigentliche Detailwissen wird in verschiedenen Modulen weiterhin über Präsenztrainings geschult. Diese Kurse nehmen jedoch weniger Zeit in Anspruch, da ein Teil der Wissensvermittlung bereits mit dem WBT erfolgte. Zudem gibt es Kursdokumentationen, die mittels der tt knowledge force erstellt und verwaltet werden.

So stehen den Schulungsteilnehmern auch nach den Kursen eine stets aktuelle Dokumentation sowie zusätzliche Trainingsmöglichkeiten mit Simulationsübungen zur Verfügung. Spezialthemen, die nur eine kleine Personengruppe betreffen und auf dem Inhalt vorangegangener Kurse aufbauen, werden durch ein WBT geschult, um die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen. Da es sich bei diesen Personen meist um ausgesprochene Spezialisten handelt, können ihre Themen ohne zusätzliche Erklärungen eines Referenten vermittelt werden.

Blended Learning bei laufenden SAP-Schulungen

Bei den Standardschulungen ergaben sich ähnliche Probleme wie bei den Einführungsschulungen, hier war jedoch die geringe Teilnehmerzahl das Problem. Nur zehn bis 30 Personen pro Kurs haben zu unterschiedlichen Zeitpunkten Schulungsbedarf. Um Kurse einigermaßen wirtschaftlich anbieten zu können, ist jedoch eine Mindestteilnehmerzahl nötig.

Das bedeutet wiederum, dass die Kurse nur ein bis zwei Mal im Jahr angeboten werden können, was eine zeitnahe Schulung der betreffenden Mitarbeiter nicht ermöglicht. Aufgrund der guten Erfahrungen mit Blended Learning bei den Einführungsprojekten ist die SBB gerade dabei, auch die Standardschulungen auf dieses System umzustellen.

Ein WBT mit dem Basiswissen für Neueinsteiger wurde mit der tt knowledge force bereits dreisprachig erstellt und steht zur Verfügung. Weitere Trainings zur Grundlagenschulung in den einzelnen Themenbereichen sind momentan in Bearbeitung und werden nach und nach veröffentlicht. Detailkurse bietet die SBB nach wie vor als Präsenzkurse an. So kann eine Person mit sofortigem Schulungsbedarf ein WBT absolvieren und ist dann vorbereitet für ein Präsenztraining.

Um die Akzeptanz der WBTs bei der SBB zu erhöhen ist angedacht, elektronische Zugangstests vor dem Besuch eines Präsenztrainings durchzuführen. So wäre auch ein gemeinsames Basiswissen sichergestellt. Ergänzende Themen oder Spezialgebiete sollen je nach Situation als WBT oder Präsenztraining angeboten werden.

Einzug der WBTs in Präsenztrainings

Neue Systemlandschaften wie BW/BI, RPM oder Web-Applikationen können mit dem vorhandenen Schulungssystem der SBB nur noch teilweise unterstützt werden. Deshalb ist geplant, bestimmte Übungen in Präsenztrainings als WBTs durchzuführen. Diese Simulationen werden vorab mit der tt knowledge force als WBT aufgezeichnet und dann während des Präsenztrainings am PC abgerufen. Die SBB ist gerade dabei, einen ersten Lehrgang nach diesem Konzept zusammenzustellen.