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Stadtverwaltung Venlo entscheidet sich für tt guide zur digitalen Hilfe am Arbeitsplatz

Die Stadtverwaltung Venlo hat festgestellt, dass die strukturelle Veränderung eines Prozesses nur durch die aktive Begleitung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz erreicht werden kann. tt guide bietet der Stadtverwaltung genau die gewünschte Unterstützung bei der Einführung der Digitalen Entscheidungsfindung.

Der Kunde

Venlo ist mit gut 100.000 Einwohnern die größte Gemeinde in Nord-Limburg und von der Einwohnerzahl her die zweitgrößte Gemeinde der niederländischen Provinz Limburg.

Die Stadtverwaltung Venlo ist eine moderne, ambitionierte Behörde, die an der Entwicklung und der Verbesserung von Dienstleistungen für die Bürger arbeitet. Die Entwicklung richtet sich hierbei auf die Verbesserung von administrativen und amtlichen Vorgängen, um kundenorientierter zu agieren, integrierter zu arbeiten und den Mitarbeitern mehr Verantwortlichkeiten zu geben. Darüber hinaus werden Antworten auf die Herausforderungen der fortschreitenden Digitalisierung, Regionalisierung, Dezentralisierung sowie auf die immer wiederkehrende Forderung nach Effizienz und Effektivität gegeben.

Die Herausforderung

Es war dringend nötig, ein neues IT-System einzuführen, um den Anforderungen an die Geschwindigkeit, mit der Bürgeranfragen bearbeitet werden, entsprechen zu können. Der Einblick in den Bearbeitungsfortschritt einer Anfrage sollte zu jedem Zeitpunkt möglich sein.

Digitale Entscheidungsfindung ist neu für die Stadtverwaltung Venlo. Ausgehend von dem neuen System werden Entscheidungen an die Direktion und das Kollegium unterbreitet. Das System sollte benutzerfreundlich und einfach im Gebrauch sein und an die bereits genutzten Systeme angebunden werden. Wäre dies nicht der Fall, würde schnell nach neuen Lösungen verlangt oder auf alte Arbeitsweisen zurückgegriffen. Genau dies wollte die Stadtverwaltung Venlo verhindern. Jeder Nutzer muss mit demselben System für Digitale Entscheidungsfindung arbeiten, um die gestellten Ziele zu realisieren.

In der Stadtverwaltung Venlo sind wir damit beschäftigt, die Digitale Entscheidungsfindung einzuführen. tt guide hat sich als sehr gutes Hilfsmittel erwiesen, um Anwender mit dieser komplett neuen Arbeitsweise vertraut zu machen.

 

John van den Hout, Projekt Manager

Das Projekt

Es mussten Anleitungen erstellt werden, die den Nutzer direkt im Prozess zu jedem gewünschten Moment weiter helfen können. Hierfür hat die Stadtverwaltung Venlo tt guide gewählt.

Nach einer kurzen Implementationsphase von tt guide war die Stadtverwaltung Venlo in der Lage, selbst die Anleitungen, sogenannte Guides, zu entwickeln. Die Guides begleiten den Nutzer jetzt schrittweise durch den Prozess im System. Die Anleitungen sind selbsterklärend und leitend, wodurch der Nutzer eigentlich nichts falsch machen kann.

Die Guides werden kontextsensitiv angeboten, wodurch der Benutzer nicht nach Anleitungen suchen muss. In ein paar Sekunden und mit höchstens zwei Mausklicks ist die richtige Anleitung verfügbar. Dies spart viel Zeit.

Im August 2016 wurde die neue Stadtverwaltung in Betrieb genommen. In dieser fantastischen, neuen, flexiblen Arbeitsumgebung wurde, unter Verwendung neuer Software, auch die Digitale Entscheidungsfindung eingeführt. tt guide liefert einen wesentlichen Beitrag zur Implementierung der neuen Software.

 

Peter Paul Duijf, Trainer

Die Umsetzung

Insbesondere wegen der einfachen Handhabung und der Schnelligkeit, mit der Anleitungen erstellt werden können, hat sich die Stadtverwaltung Venlo für tt guide entschieden. Nach einer schnellen und einfachen technischen Implementierung wurde ein Team von 4 Mitarbeitern der Stadtverwaltung durch tts im Entwickeln der Guides ausgebildet. Dieses Team hat anschließend in kurzer Zeit alle notwendigen Anleitungen entwickelt und damit alle Erwartungen erfüllt.

Die Vorteile

Die Stadtverwaltung Venlo ist besonders über den Enthusiasmus erfreut, mit dem die Nutzer auf diese neue Art der Unterstützung während der Arbeit reagiert haben, aber auch über die Schnelligkeit, mit der Anleitungen erstellt werden können. Dies spart enorm viel Entwicklungs- und Schulungszeit. Zeit, die die Nutzer sonst im Unterrichtsraum verbracht hätten. Darüber hinaus ist auch deutlich spürbar, dass weniger Fragen beim Help Desk ankommen, da die Nutzer durch den Einsatz der Guides die Befähigung zur Selbsthilfe erlangt haben.