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Weinkellerei Torres erstellt 850 Web-based Trainings in nur 2 Monaten

Kein alter Wein in neuen Schläuchen - wie die weltweit agierende Weinkellerei Torres ihre 350 Mitarbeiter mit innovativen Trainingsmaßnahmen auf eine neue SAP-Einführung vorbereitet.

Der Kunde

Die weltweit exportierende spanische Weinkellerei Torres mit Sitz in Villafranca del Penedès (Katalonien) wurde im Jahre 1870 durch die Brüder Jaime und Miguel TORRES-VENDRELL gegründet und umfasst rund 1.000 Hektar Rebfläche. Das Unternehmen ist bis heute in Familienbesitz und beschäftigt in Spanien sowie bei Tochterunternehmen in Chile, Großbritannien, Schweden, China, Indien, den USA und auf den Philippinen 850 Mitarbeiter.

Die Kellerei gilt als eine der modernsten der Welt. Die internationale Reputation der Bodega Torres gründet sich auf innovativer Experimentierfreudigkeit, außergewöhnlicher Weinbereitungsmethoden, ausgefeilter Marketingstrategien und strenger Qualitätskontrollen.

Die Herausforderung

Die spanische Weinkellerei Torres plante die Einführung des ERP-Systems SAP R/3 der Module Finanzen, Logistik, Sales und Produktion. Torres-Autoren sollten E-Learnings und Dokumentation erstellen, um rund 350 Mitarbeiter Schritt für Schritt in mehrstufigen Trainingseinheiten am Arbeitsplatz auf die Einführung des neuen ERP-Systems vorzubereiten.

Die Herausforderung für tts: Die schnelle Schulung der Torres-Autoren bezüglich der technischen Handhabung sowie der konzeptionellen Planung der mehrstufigen Lerneinheiten.

Das Projekt

Torres setzte bei der SAP-Einführung auf Mitarbeiterschulungen durch E-Learnings, die die Endanwender schrittweise auf das neue System vorbereiteten. So erstellten rund 15 Torres-Autoren mit tt knowledge force WBTs und Handbücher, die den Mitarbeitern über das Intranet zur Verfügung gestellt wurden – weit vor dem „Go-Live“ des Systems.

Da das Autorenwerkzeug mit seiner eingebauten Re-Recording-Funktion die schnelle und kostengünstige Aktualisierung der Inhalte ermöglicht, konnten bereits fünf Monate vor dem Go-live die zu dem Zeitpunkt noch nicht endgültigen Prozesse und Transaktionen dokumentiert werden: Bei Prozessänderungen lässt die auf dem Softwaremarkt einzigartige Re-Recording-Funktion der tt knowledge force bereits erstellte Aufzeichnungen über das geänderte System laufen, erkennt so Systemänderungen und aktualisiert diese automatisch.

Die tt knowledge force ist eine effiziente und einfach zu bedienende Autorenlösung. Einige ihrer Funktionen, besonders die Re-Recording-Funktion, die die schnelle Aktualisierung oder die Übersetzung in eine andere Sprache von bereits erstelltem Content erlaubt, unterscheidet die tt knowledge force von anderen Autorentools.

 

Miquel Miró, Gerente de Administración y Sistemas

Die Umsetzung

tts-Trainer schulten rund 15 Autoren in drei Tagen hinsichtlich des fachlichen und technischen Umgangs mit der tt knowledge force. Danach erstellten die Autoren innerhalb von nur zwei Monaten 850 WBTs und Dokumentationen der Module Finanzen, Logistik, Sales und Produktion. In Beratungsgesprächen unterstütze tts die Torres-Autoren zudem in der Konzepterstellung der Endanwendertrainings.

So stand für die Mitarbeiter zunächst eine kurze Präsenzschulung auf dem Programm, um diese allgemein mit SAP und E-Learning als Wissensvermittlung vertraut zu machen und eventuelle Vorbehalte gegenüber dieser Methode abzubauen. Bereits fünf Monate vor dem Start des SAP-Systems bekamen die Endanwender einen ersten Eindruck der neuen Prozessabläufe: Simulationen im Filmmodus zeigten anschaulich und real die einzelnen Arbeitsabläufe des neuen Systems.

Nach zwei Monaten mussten die Mitarbeiter die gleiche Simulation im interaktiven Modus durchlaufen. Das heißt, die Endanwender interagierten mit der Simulation und führten Arbeitsschritte nach Anweisung aus. In einer dritten Stufe veränderte sich der Simulationsmodus erneut: Die Endanwender durchliefen zwar die gleiche Simulation, erhielten jedoch nur noch wenige Anweisungen und mussten die Arbeitsschritte in der Übungsumgebung nahezu ohne Hilfe ausführen.

Ein weiterer gewichtiger Pluspunkt für uns ist, dass die tt knowledge force nicht nur in der SAP-Umgebung einsetzbar ist. So erstellt unsere Trainingsabteilung darüber hinaus auch Dokumentationen und Trainings für andere Applikationen und Umgebungen bei Torres.

 

Miquel Miró, Gerente de Administración y Sistemas

Die Vorteile

Durch die sukzessive Heranführung der Endanwender an das neue System innerhalb eines Zeitraums von fünf Monaten, wurden diese optimal auf den Wechsel vorbereitet. Die WBTs waren zwar als Pflichtschulungen verankert, die Mitarbeiter konnten jedoch zeitlich unabhängig, je nach persönlichem Tagesablauf, geschult werden.

Die hohe Funktionalität der tt knowledge force ermöglichte den Autoren die schnelle Erstellung des Contents – noch weit vor dem tatsächlichen Go-Live des Systems. Ein weiterer Vorteil: Die Software kann nicht nur in der SAP-Umgebung sondern als auch auf andere Applikationen angewendet werden. So dokumentiert Torres zwischenzeitlich alle neuen IT-Applikationen mit der tt knowledge force.