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Wie ein Autorentool bei der Erstellung von E-Learnings helfen kann

Wissen im Unternehmen soll zielgerichtet wachsen und nicht wild wuchern. Eine Autorensoftware kann den strukturierten Wissenstransfer unterstützen – vom Learning Content Management bis hin zur Erstellung der Lerninhalte. Ein Beitrag von Jens Japes, Senior Consultant bei tts.

Aufgrund immer kürzer werdender betrieblicher Innovationszyklen und den Folgen der demografischen Entwicklung – die Anzahl der Berufsanfänger geht zurück, der Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern dagegen steigt – wird auch die unternehmenseigene Personalplanung immer dynamischer. E-Learnings helfen dabei, Expertenwissen aufzubauen, im Unternehmen zu halten und jedem Mitarbeiter zugänglich zu machen. Mit einem Autorenwerkzeug wie beispielsweise der tt knowledge force der tts GmbH ist die Planung, Erstellung und Verteilung von E-Learnings einfach und problemlos möglich.

Anforderungen an ein Autorentool

Die Merkmale solcher Autorentools lassen sich anhand von Anforderungslisten, die Unternehmen bei der Suche nach passenden Produkten erstellen, in allgemeine, technische und funktionale Kriterien gliedern. Analysiert man diese Anforderungen, ist erkennbar, dass Kunden neben einem reinen Erstellungstool zusätzlich auf der Suche nach einem Werkzeug sind, welches die zahlreichen anfallenden Dokumente strukturiert ordnet. Das mehrfache Erfassen von Inhalten soll vermieden und zusätzliche beschreibende Informationen zu den Trainingsunterlagen verwaltet werden, um sicherzustellen, dass es jeweils nur eine aktuelle Fassung eines Dokumentes gibt, die gepflegt werden muss.

Eine sinnvolle Strukturierung ermöglicht den Autoren, das Dokument bei Bedarf leicht zu finden, um es anschließend bearbeiten oder veröffentlichen zu können. In diesem Zusammenhang ist auch oft eine Unterstützung bei der Erzeugung und Verwaltung von Sprachvarianten gewünscht. Es sollte ersichtlich sein, welche Sprachvarianten bereits vorhanden sind oder noch erzeugt werden müssen. Auch eine Erleichterung bei der sprachspezifischen Veröffentlichung von Trainingsinhalten wird häufig gefordert.

Die funktionale Ebene

Eine zentrale Anforderung auf funktionaler Ebene ist das Vorhandensein einer Aufzeichnungskomponente zur automatisierten Generierung von grafischem Rohmaterial wie Screenshots oder Videos, mit der man die schulende Applikation erweitern kann. Zur Steigerung der inhaltlichen Qualität dieses Materials werden darüber hinausgehende Mechanismen gewünscht, die beispielsweise eine Vertonung der Unterlagen erlauben.

Eine Lernwegsteuerung soll eine sinnvolle Abarbeitungsreihenfolge der Inhalte ermöglichen und der Lernerfolg durch eine Funktion zur Erstellung von Testfragen sichergestellt werden. Die Möglichkeit, einen Fragenpool aufzubauen, aus dem nur einige Testfragen zufällig zur Laufzeit präsentiert werden, ist ebenso eine Anforderung wie ein Glossar, welches in den Schulungsunterlagen verwendete Fachbegriffe oder Feldnamen erklärt.

Technische Anforderungen

Um die didaktische Qualität der Unterlagen zu steigern und Produktionszeit zu reduzieren, sollte es möglich sein, dass die Aufzeichnungskomponente des Autorentools Informationen auslesen kann (z.B. den Objekttyp oder -namen der aufgezeichneten Benutzeroberfläche), um sie anschließend zur automatisierten Generierung von Anweisungstexten zu verwenden. Die Quell-Unterlagen sollten für die Bedienung der verschiedenen Distributionskanäle online und offline in unterschiedlichen Formaten publiziert werden können, damit man sie sowohl für die Vorbereitung einer Präsenzveranstaltung als auch zum selbstgesteuerten Lernen am Arbeitsplatz nutzen kann.

Wichtig ist dabei eine Filterfunktion, so dass Lerner nur die Inhalte erhalten, die für sie und ihre Arbeitsprozesse relevant sind. Dies kann nur gelingen, wenn die Inhalte möglichst granular erstellt und verwaltet werden. Rollenspezifische Strukturen wie Kurse oder Arbeitsprozessobjekte vereinfachen hier den Transport der Unterlagen an den Lerner. Besonders zu beachten ist die Unterstützung von E-Learning-Standards wie SCORM (Sharable Content Object Reference Model) oder AICC (Aviation Industry CBT Committee), um sicherzustellen, dass die Inhalte in Learning Management Systeme eingebunden werden können.

Lerneinheiten planen und strukturieren

Eine Möglichkeit, Lerninhalte anzuordnen, ist die Strukturierung nach den Arbeitsprozessen der Mitarbeiter. Damit wird die Aus- und Weiterbildung eng mit dem Arbeitsalltag verzahnt und das Lernen erfolgt auf Basis von praxisnahen Anforderungen. Auf Basis des Autorentools tt knowledge force der tts GmbH werden diese im Folgenden vorgestellt.

Die tt knowledge force ist eine modulare und skalierbare Softwaresuite, die neben einer Planungskomponente auch umfangreiche Möglichkeiten zur Produktion und Distribution von Lernmaterialien beinhaltet. In der Planungskomponente beginnt die Autorentätigkeit mit einer Analysephase, die das Ziel hat, den Dokumentationsbedarf festzustellen. Hilfreich ist hierbei die Beantwortung folgender Fragen:

  1. Welche Funktionen oder Prozesse sollen geschult werden?
  2. Welche Lerner sollen welche Prozesse oder Funktionen erlernen?
  3. Welche Dokumente sollen erstellt werden?

Vier Schritte der Bedarfsplanung

Für die Bedarfsplanung bietet die tt knowledge force eine konkrete Unterstützung. Und zwar können Rollen, Prozesse und Dokumente als Objekte angelegt und miteinander verknüpft werden. Im Folgenden werden die vier Schritte der Bedarfsplanung näher beschrieben.

  1. Erfassung der Lerner-Rollen
    Als Stellvertreter für die Lerner innerhalb eines Trainingsprojektes können erstellte Rollenobjekte angelegt und zusätzlich in Organisationseinheiten unterteilt werden. Damit wird beispielsweise eine Abteilungsstruktur des Unternehmens erfasst.
  2. Erfassung der Prozesse und Funktionen
    Mit einer Bildschirmmaske kann eine Prozess-Struktur aufgebaut werden, um den Ablauf einer Tätigkeit zu dokumentieren und zu beschreiben (z.B. Erfassung eines Auftrages). Technisch gesehen sind die Prozessobjekte eine Art Container, denen später die separat erfassten Rollen- und Dokumentobjekte zugewiesen werden. Die Prozessobjekte beinhalten spezifische Metadaten wie z.B. Name, Beschreibung und Ergebnis und können mit unternehmensspezifischen Metadaten angereichert werden.
  3. Zuordnung von Rollenobjekten zu Prozessobjekten
    Hier werden die Lerner-Rollen mit den Prozessobjekten verknüpft. Somit wird die Frage 2 der Bedarfsplanung beantwortet. Die tt knowledge force kann mit diesen Informationen im Rahmen der späteren Publikationsphase eine personalisierte Darstellung des webbasiert zugänglichen Prozessportals generieren. So werden beispielsweise für jeden Mitarbeiter im Einkauf relevante Prozesse hervorgehoben, das für ihn bestimmte Trainingsmaterial findet er innerhalb der Prozesscontainer.
  4. Erfassung und Zuordnung von Dokument-Platzhaltern
    In dieser Maske können die Autoren Dokumentobjekte erfassen, die Platzhalter für die später zu erstellenden Lernmaterialien sind. Natürlich können auch schon vorhandene Dokumente direkt zugeordnet werden.

Im Ergebnis stehen Lernobjekte im Rahmen der Arbeitsprozesse  der Lerner-Rollen zur Verfügung.

Auf die Planungsphase folgt die Produktionsphase

Nach der Durchführung dieser vier Schritte ist die Bedarfsplanung in der tt knowledge force abgeschlossen und dokumentiert. Da bekannt ist, wie viele Dokumente insgesamt erstellt werden müssen, lässt sich auch die Anzahl der Autoren abschätzen, die zur fristgerechten Produktion benötigt werden. Weiterhin stellt die o.g. Vorgehensweise sicher, dass die Dokumente in einer geeigneten Granularität erstellt werden, denn auf dieser Basis kann die spätere Auslieferung der Trainingsunterlagen rollenorientiert erfolgen. Somit ist sichergestellt, dass die Dokumente einen praxisorientierten Zuschnitt haben, was wichtig für die Nutzerakzeptanz ist. Die tt knowledge force stellt übrigens sicher, dass ein Dokument in verschiedenen Prozessobjekten gleichzeitig vorkommen kann, was Redundanzen und somit unnötige Doppelarbeiten vermeidet.

Nun kann die Produktionsphase beginnen. Die Autoren, welche beispielsweise aus dem Kreise der Anwendungsexperten (Key User) rekrutiert werden, ersetzen die Platzhalterdokumente durch E-Learning-Dokumente. Dabei verwenden sie eine Autorenkomponente, mit der Inhalte generiert und aufbereitet werden können.

Für die Auslieferung an die Lerner steht ein personalisierbares Webportal zur Verfügung, welches den Zugriff auf die Trainingsinhalte entlang der Arbeitsprozesse mit Unterstützung eines integrierten Rollenfilters steuert. Das steigert die Effizienz des Lerners und somit des gesamten Projekts.

E-Learning vereinfacht die Wissensvermittlung

E-Learnings sind eine einfache und effiziente Möglichkeit, Wissen im Unternehmen zu halten und weiterzugeben. tts folgt hier der E-Learning Methodologie „Informieren – Lernen – Motivieren“. Der Kompetenzerwerb der Mitarbeiter findet auf verschiedenen Ebenen statt: Vom gezielten Abruf von Informationen im Arbeitskontext (informieren) über didaktisch aufbereitete Lerninhalte (lernen) bis hin zu attraktiven Werbeshows (motivieren). Ein Autorentool wie die tt knowledge force übernimmt die Strukturierung, Produktion und Publikation von Dokumentationen und E-Learnings. Damit steht der Mitarbeiterqualifikation nichts mehr im Wege.

Literatur:

  1. Helmerich, Jürgen; Hümpfner Klaus V.; Scherer, Jürgen: Software im Vergleich. eLearning-Autorentools. 11 Werkzeuge zur Simulation und Dokumentation von Applikationen. Business Application Research Center, 2004.
  2. Fuchs-Kittowski, F.; Manski, K.; Faust, D.; Prehn, I.; Schwenzien, I.: Arbeitsprozessorientiertes E-Learning mit Methoden und Werkzeugen des prozessorientierten Wissensmanagement. In: Lecture Notes in Informatics.
Jens Japes, Senior Consultant bei tts