¡Apúntate a nuestro boletín!

Implantación variada y amplia aceptación de los usuarios – Torres crea 850 tutoriales en tan solo 2 meses.

Cómo la bodega multinacional Torres ha formado a sus 350 empleados con medidas de cualificación innovadoras para la implantación de SAP.

El Cliente

Las bodegas españolas Torres, fundadas en 1870 por los hermanos Jaime y Miguel TORRES-VENDRELL, poseen alrededor de 1.000 hectáreas de viñedos. La empresa tiene su sede en Villafranca del Penedès (Cataluña) y exporta sus vinos a todo el mundo. A día de hoy, Torres continúa siendo un negocio familiar que da trabajo a 850 empleados en España, así como en sus filiales de Chile, Reino Unido, Suecia, India, Estados Unidos y Filipinas. Sus bodegas se cuentan entre las más modernas del mundo. La reputación internacional de las bodegas Torres se basa en su disposición a innovar, sus extraordinarios métodos enológicos, sus elaboradas técnicas de marketing y sus estrictos controles de calidad.

El Reto

Las bodegas españolas Torres se propusieron implementar el Sistema SAP ERP R/3 en los módulos Finanzas, Compras, Producción, Ventas y Logística. Los autores de Torres debían elaborar la documentación y los contenidos de e-Learning para preparar, paso a paso, en varias etapas de formación en el puesto de trabajo, la introducción del nuevo sistema ERP a aproximadamente 350 empleados. El reto de tts: la rápida formación de los autores de Torres en el manejo técnico, así como en la planificación conceptual de las unidades de aprendizaje por etapas.

La Solución

Torres tomó la decisión de formar a sus empleados mediante el e-Learning, que prepara paso a paso al usuario final en el uso del nuevo sistema. Así, con la herramienta de tt knowledge force, unos 15 autores de Torres elaboraron simulaciones de e-Learning y manuales, que se pusieron a disposición de los empleados a través de la Intranet... mucho antes del arranque del sistema.

Puesto que la herramienta de autor, que incorpora la función Re-Recording, permite la actualización rápida y rentable de los contenidos, se pudo comenzar las tareas de documentación mucho antes del arranque, cuando los procesos y transacciones aún no eran definitivos. La función Re-Recording de tt knowledge force, única en el sector, permite incorporar las modificaciones posteriores en plena ejecución, ya que reconoce los cambios en el sistema y los actualiza automáticamente.

“El tt knowledge force es una herramienta de autor potente, efi ciente y fácil de utilizar. Algunas de sus funcionalidades, en especial el Re-Recording, que permite actualizar o traducir a otros idiomas la documentación generada, la diferencian de las otras herramientas de su clase. Además, dado que el tt knowledge force no es una herramienta exclusive del entorno SAP, nuestro equipo de formación lo está utilizando para la documentación y formación de nuestros 600 usuarios en las diferentes aplicaciones y entornos de Torres.”

 

Miquel Miró, Gerente de Administración y Sistemas

La Implementación

En apenas 3 días, los formadores de tts formaron a unos 15 autores en el mane- jo técnico de la herramienta de autor tt knowledge force. A continuación, los autores elaboraron en tan solo dos meses 850 simulaciones de e-Learning y documentación para los módulos de Finanzas, Compras, Producción, Ventas y Logística.

En sucesivas reuniones de asesoría, tts dio soporte a los autores de Torres en la elaboración de conceptos para la formación del usuario final. Torres realizó una breve formación presencial para los empleados, a fin de que se familiarizasen en general con SAP y e-Learning como medios de conocimiento, y perdiesen eventuales prejuicios hacia este método.

Cinco meses antes de la puesta en marcha del sistema SAP, los usuarios finales recibieron una primera impresión de los nuevos procesos: las simulaciones en el modo de video mostraron con claridad y de forma realista cada uno de los procesos de trabajo del nuevo sistema. Después de dos meses, los empleados tuvieron que ejecutar la misma simulación en el modo interactivo.

Es decir que los usuarios finales interactuaron con la simulación y ejecutaron pasos de trabajo según las instrucciones recibidas. En una tercera etapa, se volvió a modifi car el modo de simulación: aunque los usuarios finales ejecutaron la misma simulación, esta vez recibieron pocas instrucciones y tuvieron que realizar los pasos de trabajo prácticamente sin ayuda.

“Miguel Torres seleccionó la herramienta de tt knowledge force para implementar su proyecto de cualifi cación de SAP para más de 350 usuarios finales. Dos años después del arranque del proyecto, tt knowledge force se mantiene como herramienta fundamental en todos los proyectos de mejora relacionados con SAP.”

 

Miquel Miró, Gerente de Administración y Sistemas

Los Beneficios

Con este enfoque innovador, Miguel Torres consiguió formar a sus empleados en su puesto de trabajo, mediante un acercamiento progresivo al nuevo sistema. Además, logró una gestión óptima del cambio, puesto que mucho antes del arranque del nuevo sistema, sus usuarios ya pudieron familiarizarse con el nuevo entorno. La alta funcionalidad de tt knowledge force permitió que los autores defi niesen rápidamente los contenidos…, mucho antes del arranque del sistema. Otra ventaja de tt knowledge force: la herramienta puede aplicarse no sólo al ámbito SAP, sino también a otras aplicaciones. Es por ello que, entretanto, Torres ha podido documentar todas las nuevas aplicaciones de TI.