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Orona - implantación del modelo de gestión y transferencia del conocimiento

Entelgy, empresa especializada en gestión del cambio y de la formación asociada a tts, ha logrado implantar de manera exitosa un modelo de gestión y transferencia del conocimiento para la empresa de elevación y ascensores Orona. Para su implementación se han utilizado nuestras soluciones de software: tt knowledge force y tt guide.

El Cliente

La actividad de Orona se centra en el diseño, fabricación, instalación, mantenimiento y modernización de ascensores, escaleras mecánicas, rampas y pasillos. Es un grupo cooperativo que lidera la división de elevación de la Corporación Mondragón (MCC).

 

Inmersa en un proceso de internacionalización y cambio global, Orona ha experimentado un fuerte crecimiento inorgánico, con un entorno cada vez más complejo.

La transformación afecta principalmente a los procesos, sistemas y la organización. En Sistemas, son dos los pilares: Orona Suite, conjunto de aplicaciones del sistema integral y unificado de la corporación, y Orona Secure Cloud, infraestructura de nuevos centros de procesos de datos de alta disponibilidad.

Los objetivos básicos

  • Conseguir que los usuarios de los nuevos procesos sean productivos en el menor plazo posible de manera sostenible y comprometida.
  • Potenciar la autonomía de los usuarios minimizando el soporte post arranque.
  • Lograr que el conocimiento quede en la organización.

Los retos

  • 1.500 usuarios afectados, distribuidos en más de 15 perfiles profesionales y geográficamente dispersos en 9 países.
  • Situaciones de rotación de personal durante el arranque y posteriormente.
  • Sistema de aplicaciones “vivo”, en continua actualización.
  • Despliegue progresivo.
  • Localización en tres idiomas.

Análisis de situación

  • Contar con e-learning dentro de la solución.
  • Formación previa al arranque y soporte posterior.
  • Dos ámbitos de características diferentes:

    Antes del arranque, enfoque PUSH: modelo controlado, personalizado por perfiles, estructurado, multi-contenido y monitorizado.

    Después del arranque, enfoque PULL: modelo de acceso rápido, sencillo en su manejo y capaz de responder de forma relevante a preguntas concretas que distintos tipos de usuarios.

Con el nuevo sistema que Entelgy nos ofrece conseguimos mayor productividad y eficiencia en nuestros empleados, ahorrando un 30% en costes con la formación blended learning frente a la presencial. También buscamos potenciar su autonomía, rebajando un 35% las incidencias gracias al enfoque PULL, así como impulsar un conocimiento residente en nuestra organización, con más de 60 horas de contenido modelado en más de 187 unidades didácticas

 

Juan Carlos Insausti, responsable de desarrollo TIC de Orona

La Solución Técnica

Diseño central proporcionado por tts con los componentes de tt performance suite:

  • tt knowledge force: permite el desarrollo colaborativo de las unidades didacticas e-learning, así como su posterior localización y rápido mantenimiento.
  • tt guide: posibilita la generación de guías para dar respuesta rápida a las dudas de los usuarios cuando están utilizando las aplicaciones.
  • QuickAccess: permite el acceso contextual a la información almacenada en la base de datos de conocimiento.

Como solución LMS se ha contado con Moodle, que ha proporcionado el acceso controlado y monitorizado a los diferentes itinerarios formativos previstos antes del arranque de las aplicaciones.

Beneficios para el negocio

Usuarios productivos de manera más eficiente

  • Los usuarios trabajan con los procesos críticos desde el primer momento
  • Sesiones de refuerzo presenciales innecesarias.
  • Ahorro de 30% en coste frente a una formación presencial.
  • Satisfacción explícita del cliente interno.

Potenciar autonomía de los usuarios

  • Descenso de un 35% de incidencias gracias al uso del enfoque PULL
  • Despliegue funcional mayor que en sistemas anteriores.
  • Colectivo más amplio y heterogéneo.
  • Amplio uso de los contenidos alojados en la base de datos de conocimiento, con más de 100 documentos consultados por semana.
  • Una media de 20 ejecuciones semanales de las 45 guías publicadas hasta el momento.

Conocimiento residente en la organización

  • Más de 155 horas de contenido modelado en 187 unidades didácticas, 165 unidades de certificación, 6 documentos FAQ y 19 casos prácticos.
  • Accesibilidad total al repositorio a través del acceso contextual y temático.
  • Multi-idioma. En 2016 previsto inglés y francés.