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Un nuevo punto de vista sobre el aprendizaje

Durante el transcurso de algunos proyectos para empresas y agencias gubernamentales, la consultora holandesa Ordina estableció una nueva metodología orientada a sus objetivos y, junto a tts, desarrolló un paquete de formación y apoyo al rendimiento. El nuevo enfoque se denomina "Flipped Learning" y con és es posible trabajar de manera más eficiente.

Según un estudio de la Universidad de Twente, en los Países Bajos, en el trabajo se pierde de media un 7,6% del rendimiento como consecuencia de la introducción de un nuevo sistema TI o de cambios en el sistema informático. La falta de habilidades y el apoyo insuficiente son algunos de los clásicos desafíos a solucionar tras un cambio en el sistema. Puede que esto suene como algo fácil de gestionar, pero para la economía en su conjunto, significa una pérdida de 19,3 millones de euros.

¿Qué puede hacer una empresa para mejorar la situación? Pues puede, por ejemplo, ofrecer más formación o puede potenciar la gestión de cambios. En cualquiera de estos casos nos vamos a topar con la "curva de olvido", que muestra que una gran parte de lo que se ha aprendido se olvida poco después de la formación. Esto significa que la formación previa a la puesta en marcha es insuficiente e inevitablemente se producirán ineficiencias al querer aplicar lo aprendido en la formación a un entorno real.

Toda investigación sobre la memoria muestra que gran parte de lo aprendido se pierde de forma significativa inmediatamente tras la formación tradicional y después se va olvidando gradualmente a medida que pasa el tiempo. Esta ineficiencia producida por la curva del olvido constituye una gran gasto, independientemente de la calidad del software que haya sido implementrado.

Una buena reacción sería la de formar a los empleados mediante una capacitación formal a través de un enfoque de aprendizaje combinado (Blended Learning). "Muy a menudo los participantes vienen a la formación sin ninguna preparación previa, lo que significa que el primer par de horas se desperdician en ponerlos en situación", dice Louis van Cuijk, Experto en aprendizaje de Vision Works, una división de Ordina.

En 2010 la compañía introdujo una solución de Blended Learning a través de una plataforma digital, lo que a su vez permite monitorear el progreso de los participantes.

Louis van Cuijk , Esperto en aprendizaje en Vision Works, división de Ordina

Hemos cambiado nuestro enfoque, de trabajar sobre procesos individuales de aprendizaje a construir itinerarios completos. Por supuest , no hemos dejado de lado formación en su manera clásica, pero la hemos completado mediante el autoaprendizaje.

 

Louis van Cuijk , Esperto en aprendizaje en Vision Works, división de Ordina

Con el Blended Learning, la fase de training se basa fundamentalmente en ejercicios prácticos, y solo está disponible para las personas que hayan completado la fase de e-learning. En Ordina aplicaron este enfoque a la hora de implementar con gran éxito un módulo SAP Finanzas y Controlling en el Ministerio de Finanzas y el Ministerio de Salud de los Paises Bajos, reduciéndo el tiempo dedicado a la capacitación formal en un 50%.

Sin embargo sigue habiendo un problema de rendimiento. Aún habiendo nivelado la curva de olvido (lo aprendido no se olvida de una forma tan pronunciada como en el aprendizaje tradicional), el rendimiento no puede mantenerse a un nivel tan alto como inmediatamente después del ejercicio. Cita van Cuijk un ejemplo de la industria bancaria: Hace años, solo era posible sacar dinero en el mostrador del banco durante los horarios de apertura de este.

A partir de las 8 de la tarde y los fines de semana, no había manera de obtener dinero en efectivo. Como solución se instalaron los cajeros automáticos, pero no terminó ahí: El cliente tenía que encontrar un cajero y esperar su turno para sacar dinero. El dinero no estaba siempre disponible en el "momento de necesidad". Hoy en día, gracias a las aplicaciones móviles y al dinero electrónico el dinero sigue sigue al cliente a donde este lo necesita: al aparcamiento, al supermercado o a la máquina expendedora.

Lo mismo puede decirse para el aprendizaje: incluso con el Blended Learning el conocimiento que se necesita en un momento indicado, el "momento de necesidad" no está disponible cuando se necesita. Lo que necesitamos, es el equivalente en nuestro ejemplo al dinero electrónico.

El modelo 70-20-10

El 70 por ciento de lo que aprendemos se adquiere durante el trabajo, 20 por ciento, a través del aprendizaje informal (por ejemplo, intercambiando información con los compañeros) y el 10 por ciento restante, en la capacitación formal. Esto se conoce como modelo 70-20-10. Ordina decidió dar un mejor soporte a ese 70% mediante el apoyo al rendimiento.

El nuevo enfoque incorporaba el Blended Learning para garantizar una puesta en marcha exitosa, pero manteniendo el apoyo al rendimiento para asegurar un alto nivel de competencia. "De hecho, el apoyo al rendimiento ya estaba disponible antes del Go-Live. El papel de los entrenadores es el de dar tareas a los participantes y observar como se manejan al encontrarse con un problema – especialmente como se manejan con la herramienta de apoyo al rendimiento" dice van Cuijk. A esto se lo llama "Flipped Learning" (o "Flipped Classroom"). Los instructores proporcionan de forma gradual tareas más complejas, para que los participantes vayan dominando los procesos a medida que los llevan a cabo, porque así es como realmente se retiene lo aprendido.

La plataforma electrónica también hace posible la verificación de resultados: No solo mediante estadísticas sobre quién ha participado en el training o quién ha completado qué unidad de elearning, sino un analisis completo de lo que cada empleado puede hacer y sobre todo, cómo es su rendimiento actual. Estos análisis pueden servir de base a la hora de tomar decisiones importantes, como puede ser la fecha planeada para un Go-Live.

Un diseño orientado a los objetivos

Durante otro proyecto, esta vez en la Agencia de Patrimonio holandesa, responsable del mantenimiento de edificios gubernamentales y monumentos públicos, Ordina recibió instrucciones muy concretas sobre lo que se esperaba del e-learning . El objetivo princial de la agencia era que, mediante la implementación de Oracle E-Business-Suite (EBS), la calidad de los datos mejorara tras el Go-Live.

"Para diseñar un paquete de servicios de aprendizaje bien coordinado con apoyo al rendimiento, el punto de partida debe ser siempre preguntar por los objetivos. Normalmente, los clientes vienen a nosotros con una perspectiva sobre los métodos que quieren implementar (formación, e-learning) , pero esto no deja de ser contenido. Evaluar el aprendizaje de contenidos no es útil para medir la competencia del personal, ni puede medir la calidad de los resultados" explica van Cuijk .

El modelo Ordina es un enfoque completamente nuevo : "En primer lugar preguntamos a nuestros clientes cómo se imaginan su trabajo futuro, en el contexto de sus objetivos corporativos. Luego evaluamos las habilidades que necesitan para ello, y diseñamos una solución apropiada . Una vez que sabemos lo que necesitan , podemos evaliar si la solución es rentable y qué impacto tiene en las tareas centrales de la empresa.

Finalmente, en otro proyecto, esta vez en la Oficina Central para el Asilo, el mayor problema era que el gran número de documentos relevantes que se requieren para cada solicitante, todos procedentes de diferentes fuentes, llevaba constantemente a la ineficiencia y a la confusión. En este caso , la solución era simple : Contamos el número medio de documentos por solicitante de asilo antes y después de la solución de aprendizaje".

tt performance suite como base de apoyo al rendimiento

Para incluir el apoyo al rendimiento en su metodología de aprendizaje, Ordina se dirigió a tts. "Al igual que con otras herramientas que ofrecemos a los clientes, nuestra herramienta de apoyo al rendimiento debe ser fácil de instalar y de usar. Otra característica importante es que sea escalable, ya que la empleamos para proyectos de diferentes tamaños", dice van Cuijk.

Con la próxima construcción del hospital Canisius-Wilhelmina-Ziekenhuis en Nijmegen, se necesita una nueva solución de aprendizaje. El modelo se iniciará como un proyecto para apoyar a los usuarios de Oracle E-Business Suite, pero el kit de Aprendizaje y Rendimiento Oracle también proporciona el modelo para apoyo al rendimiento de un nuevo sistema de información del hospital, así como su posible aplicación en otros hospitales holandeses, que están bajo presión para Contener los costos.

La respuesta del equipo fue muy positiva. "Una de las mejores evaluaciones comenta que 'las sesiones de training fueron buenas, pero son guías, las que me hacen saber que voy a estar bien'", informa van Cuijk. El principal reto es el diseño de las guías que deben ser simples y cortas. Una vez hecho esto, la aplicación es parte es bastante simple.

El enfoque conjunto del "Flipped learning" – el aprender haciendo, en lugar de a través de lecciones - puede tener un impacto sensacional en la competencia de los empleados y en la productividad. Quizásse pueda incluso decir, que puede contribuir a reducir ese increíble costo anual de 19300000000 € en ineficiencias de las TIC a la economía holandesa citado al comienzo de este artículo.

"Cuando nuestros clientes ven los resultados, se sienten contentos de que los convenciéramos de ver el aprendizaje desde un nuevo ángulo," van Cuijk concluye.