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ZKA reduce significativamente sus costes adicionales de formación con e-learning

Cómo la Oficina Alemana de Investigación de Aduanas (ZKA) migró la mayoría de su formación presencial INZOLL a web-based training (WBTs).

El cliente

Ubicada en Colonia, la Oficina Alemana de Investigación de Aduanas (ZKA) ha desarrollado un sistema de información interno, INZOLL, que ya utilizan 5,200 oficiales de aduanas y otros empleados. Adscrito al Ministerio Federal de Finanzas, la ZKA es la agencia central responsable de investigaciones aduaneras y de proporcionar comunicaciones e información para la gestión del servicio de aduanas en Alemania. En concreto, la ZKA es responsable de coordinar y dirigir investigaciones. Para ello, la ZKA debe reunir toda la información necesaria, evaluarla y reenviarla a otros oficiales de aduanas. La ZKA desarrolló el software INZOLL para controlar esta compleja operación de manejo del conocimiento.

El desafío

INZOLL incluye el sistema LIFE, que proporciona a los usuarios una función de ayuda así como un software de auto aprendizaje multimedia de incorporación a INZOLL. Con el objetivo de hacer que los oficiales de aduanas se sientan seguros en el uso de INZOLL, la ZKA sigue poniendo a su disposición formaciones presenciales de cinco días para el grupo sobre “Procesamiento y administración de área”. También existen cursos de un día para oficiales a cargo de la investigación de movimiento de efectivo y para usuarios cuyo acceso está limitado a la lectura. La ZKA quiso basarse en esta estructura para permitir a sus empleados aprender y profundizar en sus conocimientos de INZOLL mediante web-based trainings.

La solución

En un principio, los módulos de e-learning fueron concebidos como una extensión de la formación presencial existente, repitiendo su contenido. En el paso siguiente, la formación tendría que cubrir desarrollos posteriores de INZOLL, transmitiendo su contenido a los empleados vía e-learning.

La implementación

La ZKA encargó a tts la creación de web-based trainings que serían incorporados en el sistema de formación y soporte de LIFE, con el fin de complementar el programa de formación presencial. En primer lugar, los trainings debían comprender 1.080 minutos y fueron creados con tt knowledge force. Estos trainings se basaron en los conceptos didácticos establecidos y mantuvieron el enfoque utilizado en la formación presencial. La estructura de los módulos de aprendizaje, en cambio, permanece abierta: la formación puede ser construida como módulos independientes o bien pueden dar acceso a contenidos comunes. También es posible enlazar capítulos individuales a través del uso interactivo.

Cada módulo se divide en las áreas de “Problemas para la discusión y orientación”, donde el usuario tiene una visión general del capítulo, y “Información y uso”, donde se transmite y explica el contenido y el usuario puede hacer ejercicios. Además, en la sección sobre “Transferencia” es posible tener acceso directo a actividades prácticas. Para garantizar que el contenido de la formación es utilizado de manera adecuada, todos los capítulos individuales contienen ejercicios de diverso alcance y dificultad.

El objetivo es que los empleados conozcan a fondo las aplicaciones de INZOLL con los web-based trainings, al tiempo que profundizan en su conocimiento previo. Los trainings deben ser configurados de modo que sean adecuados tanto para usuarios sin formación como para aquellos que ya sean expertos en el uso de INZOLL. Así, los e-learnings son en primer lugar una extensión de la formación presencial, repitiendo el contenido. Pero además mantienen a los usuarios al día de los últimos desarrollos del sistema INZOLL.

Los beneficios

La ZKA quiere utilizar el e-learning para reducir en gran medida el tiempo necesario para la educación continua en el centro de formación y ayuda LIFE. También quiere reemplazar la formación presencial con web-based trainings. Anteriormente, el desarrollo adicional de INZOLL siempre había necesitado formación de seguimiento que requería mucho tiempo, y la ZKA ve el WBT como una oportunidad para reducir esta carga.

A menudo, hay un intervalo considerable entre la formación y el uso del software, lo que supone que el usuario debe aprender de nuevo funciones nuevas o específicas. tts soluciona este problema: con el e-learning, cada empleado puede personalizar la formación en función a sus requerimientos específicos. La ZKA también espera que la disponibilidad de los web-based haga el uso de INZOLL mucho más sencillo, lo que incrementará por tanto su aceptación y uso. Además de aliviar la carga de administración y mejorar la calidad de los datos, la solución de tts permite a la ZKA disminuir los costes de la educación adicional y formación posterior al tiempo que se beneficia de una completa documentación.