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Le bureau de la police douanière allemande a réduit de manière considérable les coûts liés à la formation continue grâce au e-learning

Comment le bureau allemand d‘enquête des douanes a transformé la formation classique existante en formation en ligne.

Le Client

Basé à Cologne, le bureau allemand d‘enquête des douanes (Zollkriminalamt, ZKA) a développé un système d’information interne, appelé INZOLL, déjà utilisé par 5.200 douaniers et autres employés. Rattaché au ministère fédéral des finances, ZKA est l‘agence centrale responsable des enquêtes des douanes et de la dissémination des informations destinées aux services douaniers à travers l‘Allemagne.

ZKA est surtout chargé de coordonner et de diriger les enquêtes. Par conséquent, ZKA doit recueillir toutes les informations, les évaluer, et les faire suivre aux autres bureaux de douane. ZKA a développé le logiciel INZOLL pour gérer ce processus compliqué de gestion des connaissances.

Le Chalenge

INZOLL contient le système LIFE, qui fournit à l‘utilisateur un outil d‘aide et un logiciel autodidacte multimédia pour apprendre à utiliser INZOLL. Afin de rassurer les douaniers quant à l’utilisation de INZOLL, ZKA organise des formations de cinq jours en présentiel pour le groupe cible qui appartient à la «Gestion Régionale des Processus».

Des cours d‘une journée sont également organisés pour les fonctionnaires chargés d’enquêter sur les mouvements d‘argent liquide et pour les utilisateurs qui ont un accès limité aux informations. ZKA voulait maintenant permettre à ses employés d‘apprendre et d’approfondir leurs connaissances sur INZOLL grâce à des formations e-learning.

La Solution

Au début, le e-learning fut présenté comme une extension des formations existantes, avec le même contenu. Dans l’étape suivante, la formation devait couvrir des ajouts au système INZOLL, et communiquer le contenu de ces ajouts aux employés par l‘intermédiaire du e-learning.

Mise en Oeuvre

Le ZKA a missionné tts pour créer les formations e-learning qui devaient être incorporées au système de formation LIFE, afin de compléter le programme de formation en classe. En premier lieu, les formations devaient se limiter à 1.080 minutes et furent créées avec tt knowledge force. Elles ont été basées sur les concepts et l‘approche didactique établis et déjà utilisés dans la formation en présentiel. La structure des modules de cours reste cependant flexible : la formation peut être suivie sous forme de modules autonomes ou également permettre de bénéficier des contenus communs.

Il est également possible de lier les différents chapitres grâce à l’interactivité de l’outil. Un module est composé d’une partie traitant de «problèmes liés à la formation et à l’orientation» qui permet à l‘utilisateur d‘avoir un aperçu du chapitre, et d’une partie «information et utilisation» où le contenu est communiqué et expliqué, et comprend des exercices. En outre, dans la section «ransfert» il est possible de créer un lien direct avec des activités pratiques. Pour s‘assurer que le contenu de la formation est employé correctement dans l’avenir, les différents chapitres contiennent des exercices de portée et de difficulté variables.

L‘objectif est de s‘assurer que les employés apprennent à utiliser les applications d‘INZOLL correctement et dans sa totalité grâce au programme d’e-learning, tout en approfondissant leurs connaissances existantes. Les formations doivent être mises en place de telle manière qu‘elles conviennent aux utilisateurs non formés tout autant qu’aux utilisateurs déjà compétents dans l’utilisation d’INZOLL. Ainsi, les modules e-learning sont premièrement une extension de la formation en présentiel, avec le même contenu. Mais elles permettent également de former les utilisateurs aux derniers développements du système INZOLL.

Résultats

ZKA voulait utiliser l‘apprentissage en ligne afin de réduire le temps alloué à la formation continue au centre d‘étude et d’assistance LIFE. L’organisation voulait également remplacer la formation en classe par des modules e-learning. Précédemment, le développement d‘INZOLL avait toujours exigé des formations complémentaires longues, et ZKA a vu le e-learning comme une occasion de réduire cette charge.

Très souvent, un délai intervient entre la période de formation et l‘utilisation réelle du logiciel, et l‘utilisateur doit être aidé de nouveau par de nouvelles formations spécifiques. tts a pu résoudre ce problème : grâce au e-learning, chaque employé peut adapter la formation à ses besoins et à sa situation. Pour ZKA, la disponibilité des formations e-learning facilite considérablement l‘utilisation d‘INZOLL, ce qui augmente donc l’adhésion du personnel.

Tout en allégeant l’investissement en temps et en administration et en améliorant la qualité des données, la solution du tts permet également à ZKA de réduire les coûts de la formation continue tout en tirant avantage de l’étendue de la documentation disponible.