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LWL a formé 8.500 employés à l'aide d'un concept d'apprentissage mixte

Comment les employés du Conseil régional de Westphalie-Lippe ont pu être formés de manière optimale grâce à une approche prenant en compte la rapidité d'apprentissage, les horaires consacrés à l'apprentissage et le niveau de qualification de chacun.

Le Client

Le Conseil Régional de Westphalie-Lippe (LWL) est une entité communale couvrant 18 secteurs ruraux et neuf villes de Westphalie. L‘association de psychiatrie de LWL fournit des services de soins de santé dans toute la région.

Tous les ans, environ 150.000 personnes sont traitées et soignées par les 8.500 membres du personnel de l‘association dans 14 hôpitaux psychiatriques, psychosomatiques et psychothérapeutiques ainsi que dans des cliniques de jour, des consultations externes, sept centres de réhabilitation et instituts, dix instituts résidentiels et sept centres de soin. En outre, LWL gère actuellement cinq cliniques de psychiatrie légale qui comptent 900 employés et 1.200 patients.

Le Chalenge

LWL a mis en oeuvre le système d’information Nexus/Medicare dans ses 19 cliniques de pédiatrie psychiatrique et légale. Par l’intermédiaire de tt knowledge force, tts a créé les modules de formation en ligne qui ont permis aux 8.500 employés de se former eux-mêmes à l’utilisation des nouveaux logiciels. Tout s’est fait dans un délai très court, avec le soutien des utilisateurs principaux.

Une condition préalable importante était de bien intégrer la formation dans les plannings de travail existants. Il était essential que le déploiement ne perturbe pas les activités quotidiennes. La grande disparité des compétences en informatique au sein de la main d‘oeuvre a exigé une approche particulière pour rendre l’apprentissage plus agréable et plus fructueux.

La Solution

L‘analyse des besoins de formation a révélé la nécessité de développer un programme de formation optimisé pour un groupe très hétérogène. tts a proposé une formation mixte comprenant des sessions en présentiel et des modules d’e-learning.

Le projet fut divisé horizontalement entre les trois types de cliniques : enfant et jeunesse, adulte, et psychiatrie légale; et verticalement entre trois fonctions : admissions, transferts et sortie ; médecine et soins de santé ; intégration des positions fonctionnelles.

“Comparé à d‘autres fournisseurs, tts nous a totalement impressionné dès le début du processus de sélection. Les experts d‘Heidelberg ont compris nos problématiques très rapidement et ont démontré l‘application pratique de leur approche conceptuelle au cours d’un test. Nous avons trouvé l’équipe de tts digne de confiance. Ils se sont distingués par leur flexibilité et leurs compétences dans le transfert de connaissances.“

 

Fritz Hüffmann, responsable du service client – LWL Département informatique

Mise en Oeuvre

Avec la mise en oeuvre du système d’information Nexus/Medicare dans toutes ses cliniques, LWL a apporté à ses médecins et à l’ensemble de son personnel médical un soutien complet au niveau des processus cliniques et administratifs. Le traitement des patients est documenté, les soins sont organisés et les processus cliniques sont bien gérés. LWL a déployé son système sur l’ensemble des trois types de clinique. Les fonctionnalités de tt knowledge force permettent maintenant à LWL de produire du contenu de formation très rapidement. tts a créé six modules d’e-learning avec des sous-chapitres. Selon le type de clinique et leur fonction, les employés peuvent, dans un délai de six à huit heures, se préparer à travailler avec le nouveau logiciel.

Après une session d’information dans chaque clinique, les utilisateurs principaux ont été formés; en d’autres termes, en un à deux jours la plupart des médecins et des responsables de service avaient acquis les compétences nécessaires pour aider leurs collègues à compléter les modules. Ensuite, cette formation a eu lieu pour l’ensemble du personnel clinique: médecins, infirmières et thérapeutes, mais aussi du personnel administratif. Les formations comprennent des sessions intensives couvrant des cas spécifiques, tels que la façon de gérer l’admission d’un toxicomane ayant des tendances suicidaires. Puisque le concept de formation a mis l’accent sur les modules d’e-learning plutôt que sur la formation en présentiel, les employés peuvent se former lorsqu’ils le désirent sans impact sur leurs horaires de travail habituels.

Par conséquent, le personnel des admissions, transferts et sorties fut prêt en juste trois à six semaines. Chaque clinique put décider elle-même quand elle devait procéder à la formation aux divers composants du logiciel.

Résultats

Pouvoir se former autodéterminé facilite la mise en oeuvre d’un tel système. Le concept développé par tts a été très bien reçupar le personnel de santé. Un membre du personnel a résumé l’expérience ainsi: «Nous avons vraiment pris plaisir à apprendre avec les modules e-learning, parce que nous pouvions adapter notre formation à notre rythme de travail. Même les collègues ayant des connaissances limitées en informatique ont été parfaitement formés au nouveau système. Dans la formation en classe nous pouvions entrer dans les détails en ce qui concerne le contenu, et grâce à la partie pratique, nous avons acquis une plus grande confiance en nous quand il s’agit d’utiliser le système d’information.»

LWL s’est dit ravi de la manière dont la planification et l’exécution du projet de formation se sont déroulés: «Comparés à d’autres fournisseurs, tts nous a totalement impressionné dès le début du processus de sélection. Les experts d’Heidelberg ont compris nos problématiques très rapidement et ont démontré l’application pratique de leur approche conceptuelle au cours d’un test. Nous avons trouvé en tts des associés dignes de confiance qui se sont distingués par leur flexibilité et leurs compétences dans le transfert de connaissances». Tel fut le commentaire de Fritz Hüffmann, Responsable du Service Client du Département Informatique de LWL.