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Un souci constant de l'utilisateur - mise en place d'un portail e-learning chez Paul Hartmann

Comment Paul Hartmann, fournisseur international de produits médicaux et d'hygiène, a mis ses employé au devant de la scène lors de la création de son nouveau portail de e-learning.

Le Client

Présent à l’international, Paul Hartmann AG est un fournisseur de matériel médical et de produits d’hygiène. La société fournit des solutions professionnelles pour le traitement des blessures, l‘hygiène, l‘incontinence et la prévention des infections. Depuis 1818, le siège social de la société se trouve à Heidenheim; et Hartmann compte maintenant 25 sociétés dans divers secteurs et reparties dans le monde entier. Afin de créer un système de formation cohérent, Hartmann a mis en place une plate-forme e-learning mais aussi un dépôt central pour les blocs de connaissances et leur documentation. À cet effet, Hartmann a adapté tt knowledge force à ses besoins.

Le Chalenge

Le défi fut de fournir des solutions professionnelles mais adaptées à l‘environnement ERP de SAP, à l‘environnement informatique existant, à Microsoft Windows et à d‘autres facteurs non techniques. En outre, la plate-forme devait être disponible en plusieurs langues et dans toutes les filiales.

“Lors du développement de la plateforme e-learning, les gens nous importaient d’avantage que les logiciels. Comment pouvais-je arriver à faire accepter cette plate-forme e-learning au sein de l’entreprise ? Grâce à tt knowledge force et au soutien de tts concernant la formation des auteurs et la création de contenu nous avons pu nous concentrer sur la dimension humaine.“

 

Rainer Weber, service securité et infrastructure chez Paul Hartmann AG (responsible de la formation)

La Solution

L’un des défis majeurs concernant tt knowledge force fut d’adapter des solutions et systèmes professionnel à l‘environnement ERP de SAP, mais aussi à l’environnement informatique de l’entreprise, à Windows, et à d’autres facteurs non techniques, comme par exemple, les programmes de formation que le département de vente produit et fournit aux infirmières.

En outre, Hartmann voulait proposer un contenu en plusieurs langues, adapté à différentes filiales internationales, et désirait introduire un système de test. tt knowledge force pu répondre à toutes ces exigences.

Mise en Oeuvre

Deux plateformes actives

Hartmann a deux plates-formes de gestion de la connaissance opérant en parallèle. Seuls les employés du service informatique peuvent accéder à la plate-forme Répertoire Actif, où ils peuvent produire, stocker et voir tous les matériaux de formation. D’autre part la plate forme standard met le contenu à disposition de tous les employés.

Les documents informatiques ne sont pas accessibles à cet emplacement, et à l’heure actuelle, seul l’accès aux contenus de formation y est disponible. Le personnel n’a pas un accès complet aux processus pour ne pas compliquer les choses.

Tous les contenus de formation sont disponibles et l’employé en obtient un aperçu dès qu’il entre dans la plate-forme, à la recherche d’un module de cours. Les sujets couverts incluent les applications Windows, les instructions pour les périphériques mobiles et les sujets non techniques tels que la conformité ou la sécurité au travail. Les contenus de formation sont organisés par domaine/métier mais il est également possible d’utiliser une fonction de recherche classique. La plate-forme e-learning est non seulement disponible via l’intranet mais également à partir de SAP.

Gagner la confiance des employés

L’utilisation des modules e-learning dépend directement du niveau d’acceptation des employés. Trop souvent, après qu’un tel système soit installé, il n’est pas utilisé parce que les employés ont des craintes. Cependant, Hartmann était déterminé à surmonter ces craintes. Le magazine des employés fut utilisé, entre autres, pour présenter fréquemment et en détails les futures procedures de formation et les innovations contenues dans la plate-forme elearning.

De plus, Hartmann en a profité pour offrir de nombreuses sessions de formation d’une heure. Pendant deux mois, la cantine du personnel a accueilli un stand e-learning où tous les employés pouvaient se familiariser avec le système.

Grâce à ces supports les employés ont surmonté toutes leurs inquiétudes. Le déploiement prochain d’une nouvelle version de Lotus Notes a donné à Hartmann l’opportunité d’organiser une session d’information basée sur les manuels en rapport avec cette mise à jour. En effet tout employé utilisant un PC allait devoir se mettre au e-learning. L’utilisation fréquente et active des contenus disponibles sur l’intranet fut la clé pour s‘assurer que le personnel allait suivre.

Résultats

Le système de formation de Paul Hartmann AG possède maintenant une structure logique. Les employés peuvent accéder aux contenus de formation de manière individuelle et indépendante. Ils obtiennent un aperçu de ce qui est disponible en termes de contenu de formation dès qu‘ils accèdent à la plateforme e-learning à partir de l’intranet ou de SAP. Des cours sont organisés sur des sujets métiers spécifiques mais ils peuvent y accéder également grâce à la fonction de recherche. D‘autres départements peuvent accéder aux sujets non-techniques (comme les cours de formation pour les infirmières).