Snop : documentation SAP standardisée pour 12 pays

Comme fournisseur automobile paneuropéen, Snop s'est développé grâce à de nombreuses acquisitions d'entreprises. Chaque nouveau site a apporté ses propres processus, cultures et structures informatiques. L'objectif du projet « OneIT » à l'échelle de l'entreprise était de standardiser tous les systèmes SAP. Cependant, dès la phase de documentation des processus, il est apparu explicitement que la standardisation était encore un rêve lointain.

Les principaux obstacles à la création d'une base de connaissances fonctionnelle à l'échelle de l'entreprise étaient les suivants :

• Différents formats : la documentation des processus était dispersée dans des fichiers Word, PowerPoint ou Excel, sans normes ni structure.
• Barrières linguistiques : de nombreuses instructions n'étaient disponibles que dans une seule langue, souvent pas dans la langue officielle de l'entreprise, l'anglais, ou uniquement en anglais, ce qui posait des problèmes de compréhension à de nombreux employés.
• Manque de transparence : il était difficile de savoir si tous les processus clés étaient documentés et si ces contenus étaient harmonisés avec la gestion de la qualité.
• Différences culturelles : alors que certaines usines documentaient bien leurs processus, d'autres n'avaient pratiquement aucune culture de la documentation et les connaissances restaient implicites.
• Absence de workflow standardisé : la création, la mise à jour et la distribution des contenus ne suivaient pas de processus clair, ce qui limitait considérablement leur facilité de recherche et leur utilisabilité.

Le projet a été lancé en mai 2022 sous la direction du département des opérations. Au départ, seuls les auteurs avaient accès à la plateforme pour créer et consolider du contenu. Lors de la deuxième année, environ 180 utilisateurs SAP utilisaient le contenu fourni, un nombre passé à 500 lors de la troisième année. L'accent était mis sur les processus à haut risque, tels que ceux liés à la production, à la logistique et aux finances. La synchronisation des instructions de travail locales avec la norme de qualité centrale était particulièrement importante. tts a fourni un soutien technique et une expertise méthodologique.

Snop a atteint avec succès ses principaux objectifs. Les processus métier les plus importants et les plus risqués sont désormais documentés, de la production à la comptabilité en passant par les achats. Un format standardisé garantit des instructions claires et compréhensibles, qui sont désormais stockées et mises à disposition de manière centralisée dans la tts performance suite. La plateforme d'adoption digitale est donc le seul emplacement de stockage valide pour la documentation SAP.

Dans le même temps, elle garantit que toutes les descriptions de processus répondent à la norme de qualité en synchronisant de manière cohérente les instructions de travail locales avec le modèle central. Le contenu est créé localement dans la langue nationale respective, mais suit une gouvernance centralisée. Les titres et les descriptions de tous les documents sont désormais disponibles dans au moins six langues.

En conséquence, les employés utilisent SAP de manière plus correcte, la qualité des données s'améliore, le taux d'erreur diminue et la productivité augmente. Le vice-président des opérations et le directeur financier sont particulièrement satisfaits des progrès réalisés jusqu'à présent.
 

Snop anticipe déjà l'avenir. Actuellement, l'entreprise évalue comment intégrer la tts performance suite à son système interne de gestion des tickets. L'accompagnement métier, c'est-à-dire l'aide à la prise de décisions complexes en fonction du contexte, devient également une priorité. Quelle est la prochaine étape ? Soutenir encore davantage de processus par voie numérique et renforcer le transfert de connaissances à long terme au sein de l'entreprise.

Snop est un équipementier automobile international spécialisé dans les pièces métalliques de carrosserie, les composants structurels et les systèmes d'assemblage. Membre du groupe français FSD, Snop est présent dans douze pays et compte quarante sites en Europe et en Amérique du Nord. La croissance dynamique de Snop en a fait une entreprise diversifiée et décentralisée. Snop emploie actuellement 7 400 personnes et fournit la quasi-totalité des grands constructeurs automobiles mondiaux. L'excellence technologique, l'efficacité des processus et l'engagement en faveur de la qualité sont au cœur de la stratégie de l'entreprise, soutenue par des systèmes informatiques et de gestion des processus modernes et intégrés.