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Bekaert harmonisiert die SAP-Dokumentationserstellung für 7.000 IT-Anwender

Durch den Einsatz der tt performance suite haben alle 7.000 IT-Anwender bei Bekaert jetzt schnellen Zugriff auf konsistente und aktuelle Bedienungsanleitungen für SAP-Anwendungen, die mit der tt performance suite systematisch getestet wurden.

Der Kunde

Bekaert ist weltweit führend bei der Verarbeitung von Stahldraht und bei Beschichtungstechnologien. Mit Hauptsitz in Belgien, beschäftigt das Unternehmen weltweit 27.000 Mitarbeiter und beliefert Kunden in 120 Länder. Bekaert erzielte in 2013 einen konsolidierten Umsatz in Höhe von €4,1 Mrd. Als Lieferant von Stahlkord für die Verstärkung von Autoreifen ist Bekaert gut bekannt – jeder vierte Reifen weltweit wird durch Bekaert Produkte verstärkt. Bekaert Stahlfasern werden jedes Jahr für die Verstärkung von mehr als fünf Millionen Kubikmeter Beton verwendet.

Die Herausforderung

Bekaert hat SAP weltweit eingeführt. Die globalen Tochtergesellschaften erstellten jeweils eigene Bedienungsanleitungen in verschiedenen Formaten, wie z.B. Word und PowerPoint, und stellten diese den Anwendern auf verschiedenen Systemen, wie SharePoint, Wiki oder Intranet bereit. Das SAP-Kompetenzzentrum in Zwevegem hatte dadurch keine Übersicht mehr, welche IT-Dokumentation, in welcher Sprache, wo genutzt wurde.

Zudem konnte nicht sichergestellt werden, dass bei Updates die Dokumentation entsprechend aktualisiert wurde. Für die Anwender hingegen war es zeitaufwendig und frustrierend, die Handbücher erst mühsam suchen zu müssen und trotzdem nie die Gewissheit zu haben, dass diese aktuell sind. Das Problem war eindeutig ein Governance-Thema

Das Projekt

Bekaert setzte auf die tt performance suite, um eine zentrale Lösung für Test und Dokumentation zu implementieren. Sämtliche Aktualisierungen an Dokumentationen werden mit der tts Software konsistent umgesetzt. Ein zweiköpfiges Team in Belgien steuert Bekaerts weltweit tätige Autoren mittels Workflows und zentraler Dokumentenablage.

Bekaert nutzt zudem die tt performance suite ausgiebig, um neue Anwendungen zu testen und für den Performance Support der Anwender. Die Vorteile der tt performance suite sind inzwischen im Unternehmen bekannt. Andere Fachbereiche wie z. B. HR, benutzen die tts Software ebenfalls, um E-Learnings damit zu erstellen.

Wir haben uns für die tt performance suite entschieden, da sich die Software perfekt mit SAP integriert und die benötigten Anforderungen wie Test, Anwendertraining, Dokumentation bis hin zum Realtime Performance Support abdeckt. Wir erhalten äußerst positives Feedback, sowohl von den Anwendern, als auch von den Autoren der Handbücher, die jetzt einheitlich und aktuell sind, wo immer Bekaert geschäftlich tätig ist.

 

Sofie De Pauw, Project Manager

Die Umsetzung

Das Projekt zum Machbarkeitsnachweis fand in 2012 statt. „Wir waren sofort davon überzeugt, dass die tt performance suite alle unsere Anforderungen abdeckt“, erläutert Sofie De Pauw, Projekt Manager bei Bekaert. Vor der Inbetriebnahme von neuen IT-Anwendungen kontrolliert Bekaert IT-Szenarien „end-to-end“ auf Qualität und Robustheit („end-to-end“ in dem Sinn, dass der Output eines Tests zum Input für den nächsten Test wird). Jeder IT-Test generiert dabei automatisch einen Bericht, der als Beweis für die fehlerlose Funktionsweise des Systems pro Szenario dient.

Die Anwender werden dann in den wesentlichen Prozessen geschult. Sie können außerdem auf Performance Support zurückgreifen, der fachbereichs- und rollenspezifisch Zugriff auf die entsprechende Dokumentation zur Verfügung stellt. Performance Support wird in der örtlichen Sprache angeboten, mit Englisch als Fallback-Option für fortgeschrittene Themen

Die Vorteile

  • Weltweite Effizienzsteigerung
  • Automatische Aktualisierung von Dokumentationen
  • Fachbereichsübergreifende Nutzung der tt performance suite

Ein„Single Point of Truth“ liefert Effizienzgewinne weltweit. Sollte sich eine IT-Applikation ändern, kann Bekaert die zu prüfenden Anleitungen und Szenarien genau identifizieren; die Aktualisierung der Dokumentation erfolgt automatisch. Bekaert hat bisher mehr als 2.200 Testfälle entwickelt. Etwa 140 Support-Mitarbeiter verwenden die tt performance suite täglich zu Testzwecken und 150 Autoren um Anwender-Dokumentationen zu erstellen. Andere Fachbereiche bei Bekaert nutzen die tt performance suite bereits ebenfalls, um E-Learnings aus dem Non-IT-Umfeld zu produzieren.