Abonnieren Sie unseren Newsletter

BG Bau / BGN rollen papierlose Sachbearbeitung mittels Schulungen aus

Wie bei der BG Bau und der BGN mit deutschlandweiten und standortübergreifenden Schulungen die papierlose Sachbearbeitung Realität wurde.

Der Kunde

Die BG BAU ist die gesetzliche Unfallversicherung für die Bauwirtschaft und baunahen Dienstleistungen in  Deutschland. Gewählte Vertreter der Unternehmer und Versicherten garantieren durch ihre Arbeit in Vertreterversammlung und Vorstand die Wahrnehmung der branchenbezogenen Interessen.

Die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) ist die gesetzliche Unfallversicherung für über 3,3 Millionen Versicherte in rund 326.000 Unternehmen der Nahrungsmittel- und Getränkeindustrie, des Hotel- und Gaststättengewerbes, des Bäcker- und Konditorenhandwerks, der Fleischwirtschaft, der Tabakindustrie und von Schausteller- und Zirkusbetrieben.

Die Herausforderung

Die besondere Herausforderung lag darin, dass der Schulungs-Rollout deutschlandweit über verschiedene Standorte mit unterschiedlichen Abteilungen (Leistungswesen, Mitglieder und Beiträge, Arbeitsmedizinisch-Sicherheitstechnischer Dienst der BG BAU etc.) erfolgen sollte.

Hinzu kam, dass kein Einsatz externer Trainer möglich war, sodass interne Mitarbeiter ausgebildet werden mussten, um die Kollegen zu schulen. Bedingt durch den unterschiedlichen Projektfortschritt war es ebenfalls nötig, die Trainingsinhalte flexibel auf die variablen Anforderungen der einzelnen Häuser anzupassen.

Die phoenics.-Schulungen haben eine außerordentlich hohe Qualität, die wir auch tts zu verdanken haben. Sie haben die internen Trainer so ausgebildet und motiviert, dass diese die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den jeweiligen Standorten problemlos schulen konnten.

 

Britta Gümbel, Produktmanagement der BG-Phoenics GmbH

Das Projekt

Die tts GmbH bildete mit einer ganzheitlichen Methodenqualifizierung interne Trainer aus („Train-the-Trainer“), die die Schulungen der Kollegen an den verschiedenen Standorten übernommen haben. Den Trainern, die von Ort zu Ort zogen, waren Coaches aus den jeweiligen Standorten zur Seite gestellt, welche die Trainer in den Schulungen unterstützten, z.B. in Bezug auf standortspezifische Unterschiede. Nach der Ausbildung durch den tts Trainer leisten die Coaches dann den Support bei produktspezifischen Rückfragen der Kolleginnen und Kollegen am Standort.

Die Umsetzung

In je zweitägigen Schulungen wurden eine „Train-the-Trainer“-Methodenqualifizierung und eine „Train-the-Coach“ Key User Empowerment Schulung durch die tts vorgenommen. Das zur Mitarbeiterqualifizierung konzipierte Blended-Learning-Konzept wurde durch Web-based Trainings (WBTs) unterstützt. Die für die Selbstlernphase bereitgestellten WBTs dienten unter anderem dazu, Geschäftsprozesse zu vermitteln, komplexe Schulungsinhalte am Arbeitsplatz zu vertiefen, Hilfestellungen zu geben bei Lerninhalten, die selten gebraucht werden, Release-Wechsel zu schulen und den heterogenen Lerngruppen gerecht zu werden.

Diese WBTs können von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch noch nach Abschluss der phoenics.-Schulungen dauerhaft genutzt werden. Eine Aufgabe der tts bestand auch darin, Ängste bei den ausgewählten Mitarbeitern abzubauen und sie zu motivieren, da die an sie gestellte Aufgabe als Trainer oder Coach völlig neu war. Die Coaches waren ebenfalls dafür verantwortlich, dass während der maximal zweiwöchigen „Übungsphase“, die zwischen der Abschaltung des alten und dem Go-live des neuen Systems lag, von ihnen selbstständig konzipierte Übungsveranstaltungen für die Mitarbeiter am betroffenen Standort durchgeführt wurden.

Nach dem Go-live leisteten die Coaches Unterstützung, worauf sie durch die Key User Empowerment Schulung „Train-the-Coach“ vorbereitet wurden. Diese beinhaltet Techniken zur Bewältigung der psychologischen Probleme durch neue Aufgaben ebenso wie Tipps zur Motivation, Change Management und richtiges Verhalten in der Schulung.

Die Vorteile

Bei den Berufsgenossenschaften ist es nun möglich, eine Sachbearbeitung durchgängig ohne Papierakten vorzunehmen. Die jeweiligen Standorte der BG BAU und der BGN sind aus IT-Sicht zusammengeführt und können auf die zentral gespeicherten Daten in Echtzeit zugreifen. Die ausgebildeten Coaches sind durch die Schulungen der tts in der Lage, an den jeweiligen Standorten anwendungsbezogene Unterstützungsleistungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzubieten.