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Chemetall spart mit digitaler Schulungsverwaltung Manpower, Material und Lagerfläche

Als Chemieunternehmen ist Chemetall auf eine Compliance-konforme Weiterbildung angewiesen. Seit der Umstellung von Papier auf das SuccessFactors Learning Management System sind die Schulungsprozesse für alle Beteiligten transparenter und mitarbeiterorientiert geworden.

Der Kunde

Als Spezialist für Technologie- und Systemlösungen in der Oberflächentechnik bietet die Chemetall GmbH ihren Kunden seit mehr als 30 Jahren maßgeschneiderte Lösungen in Bezug auf Reinigung, Abdichten, Korrosionsschutz und Verformung von Metalloberflächen. Das global agierende Unternehmen mit Hauptsitz in Frankfurt am Main beschäftigt 2100 Mitarbeiter in 40 Tochtergesellschaften und 22 Produktionsstandorten. Im Jahr 2013 setzte das Unternehmen weltweit 592 Millionen Euro um.

Die Herausforderung

Bis Mitte 2014 erfolgte die komplette Weiterbildungsorganisation bei Chemetall in Handarbeit: Einladungen, Teilnehmerlisten und Genehmigungsprozesse lagen nur in Papierform vor. In einem Chemieunternehmen mit vielen gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtschulungen war das nicht mehr zeitgemäß. Jeder Mitarbeiter nimmt pro Jahr an circa zehn Veranstaltungen teil (eine Stunde bis mehrere Tage).

Das summiert sich auf 3000 Schulungsteilnahmen jährlich. Die Bearbeitung und Archivierung auf Papier war fehleranfällig, intransparent, wenig ergonomisch, personalintensiv und nahm viel Platz in Anspruch. Zudem gab es keine festgelegten Prozesse, wie Mitarbeiter über ihre Teilnahme an Schulungen zu informieren sind, was zu Problemen in der Kommunikation führte.

Vom Gesetzgeber sind 1500 Pflichtschulungen vorgegeben, zum Beispiel Gefahrguttransport im Pkw, Sicherheitsunterweisung, Datenschutz, Arbeitsschutz etc. Sie sind regelmäßig aufzufrischen. Laut Compliance-Regeln müssen Nachweise und Zertifikate 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Das Projekt

Chemetall hat seine Schulungsorganisation komplett auf das SuccessFactors Learning Management System umgestellt. Einzig die digitalen Teilnehmerlisten werden ausgedruckt und zur Anwesenheitskontrolle unterschrieben. Von Oktober bis Dezember 2014, also innerhalb von nur drei Monaten, und mit einem Personalaufwand seitens des Kunden von lediglich drei Personen konnten alle Kurse, Seminare und Workshops im System angelegt werden.

Der Zeitdruck ergab sich daraus, dass Chemetall zum 1. Januar 2015 einen klaren Schnitt zwischen Papier- und digitaler Lernhistorie plante. Dieser enge Zeitrahmen wurde eingehalten – nicht zuletzt, weil tts mit Best-Practice-Vorschlägen in den Workshop ging und bereits im Vorfeld viele Fragen geklärt werden konnten.

Dank der professionellen Beratung durch tts konnten wir das Projekt innerhalb von nur drei Monaten umsetzen und blieben deutlich unter dem anvisierten Budget.

 

Jessica Hufnagel, Referentin Personalentwicklung, HR Manager Development & Training, Chemetall GmbH

Die Umsetzung

In einem Machbarkeits-Workshop wurden die Anforderungen von Chemetall auf ihre Umsetzbarkeit in SuccessFactors Learning überprüft, auch im Hinblick auf Datenschutz und Betriebsrat. In einem nachfolgenden Workshop stellte tts Best-Practice-Beispiele zur Systemkonfiguration vor, etwa Rollen- und Berechtigungskonzepte, Katalogstrukturen etc., und passte diese an die Chemetall Prozesse an.

Nach der Grundkonfiguration des Systems durch tts legte das Projektteam Kurse wie beispielsweise Gefahrguttransport im Pkw, Produkthaftung und Erste Hilfe in SuccessFactors Learning an. Mit der Unterstützung durch tts definierte das Chemetall Projektteam Profile, die jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Schulungen automatisch zuweisen. Um das Chemetall Team auf die Arbeit im System vorzubereiten, führte tts eine Administratorenschulung durch.

Auch im Testing waren Chemetall Mitarbeiter eingebunden. Die dort gesammelten Erfahrungen dienten zur Vorbereitung der 30-minütigen Enduser-Schulung, die an zwei Tagen kurz vor Go Live mehrmals angeboten wurde. Mit Bannern, einem Bildschirm und über das Intranet wurden die Mitarbeiter aufgefordert, an den Schulungen teilzunehmen.

Die Vorteile

Die Schulungsorganisation mit dem SuccessFactors Learning Management System bindet weniger Arbeitskapazitäten, schafft klare Prozesse, ist zeitgemäß, transparent, übersichtlich und weniger fehleranfällig. Jeder Mitarbeiter besitzt eine eigene, digitale Lernhistorie, die Vorgesetzte mit einem Mausklick einsehen können, ohne bei der Personalabteilung anzufragen. Der Schulungsbedarf lässt sich besser erkennen, man kann besser auf Anforderungen reagieren und bei langen Wartelisten zusätzliche Termine anbieten.

Die digitale Trainingsorganisation ermöglicht schnellere Reaktionszeiten, spart Lagerflächen und schont die Umwelt. Die Zuweisung und Auffrischung sicherheitsrelevanter Kurse werden nun automatisch durch das System gesteuert, was eine enorme Arbeitserleichterung für das Trainingsteam bedeutet. Das Feedback der Mitarbeiter war über alle Altersklassen und Hierarchiestufen sehr positiv. Ein besonderer Vorteil: Das Projekt erforderte deutlich weniger Personalressourcen als geplant und blieb dank der engen Zusammenarbeit rund ein Drittel unter dem anvisierten Budget.