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Digitale Unterstützung für die Anwender von G Suite...

... sorgt für höhere Prozesscompliance und deutliche Einsparungen im Anwendersupport

G Suite von Google Cloud ist der große Wettbewerber von MS Office und Outlook – Insbesondere in den USA, zunehmend aber auch in Europa, etabliert sich das Google-Produkt bei Großunternehmen. Die Google Suite lässt sich auf die individuellen Bedürfnisse anpassen – eine Chance für die Unternehmen, aber auch eine Herausforderung für den Anwendersupport. Gemeinsam mit dem langjährigen Partner Entelgy Digital hat tts hier eine integrierte Performance Support-Lösung geschaffen, die keine Wünsche offen lässt.

Erst der Selbstversuch

Entelgy, die BusinessTech Beratung, bietet Lösungen zur digitalen Transformation im Unternehmensbereich Digital an. Alfredo Zurdo ist Head of Digital Change bei Entelgy Digital und Projektleiter des internen Digitalisierungsprojekts.

Einer der Geschäftsschwerpunkte von Entelgy Digital ist die Implementierung von G Suite bei Großunternehmen. Um mit gutem Beispiel voranzugehen, wurde die Lösung zunächst bei den 1.500 Mitarbeitern von Entelgy eingeführt. In der Ausgangslage galt es also, zwei konträre Ziele zu erreichen. Zum einen sollten über 1.500 Mitarbeiter in sechs Ländern erreicht, zum anderen eine schnelle Umsetzung der digitalen Transformation gewährleistet werden. Gefragt war eine smarte und agile Lösung, die in kürzester Zeit gleich mehreren Ansprüchen genügte: Hunderte von Prozessen neu aufsetzen, Mitarbeiter über diese neuen Prozesse informieren und dazu schulen, sowie Unterstützung im laufenden Betrieb bieten.

„Über 1.500 Mitarbeiter in sechs Ländern sollten erreicht werden und es musste eine schnelle Umsetzung der digitalen Transformation gewährleistet werden.“

 

Alfredo Zurdo, Head of Digital Change bei Entelgy Digital

Die Lösung – Mit zwei starken Partnern den Wandel beschleunigen

Unter dem Motto „smart & digital“ sah das Projektteam unter der Leitung von Alfredo Zurdo eine ganzheitliche vollständige Performance-SupportLösung vor: Kontextsensitiver Zugang zu Anleitungen, Prozessbeschreibungen, eine Schnittstelle zu relevanten Wissensquellen – Und all das in den bewährten „two clicks, ten seconds“. Mit Hilfe dieses Baukastens sollte gleichzeitig die Entwicklung der Mitarbeiter zu „smarten Anwendern“ fördern. Als langjähriger tts-Partner wusste Entelgy Digital, dass die tt performance suite im Grundsatz die perfekte Plattform ist, aber würde das Ganze auch mit G Suite zusammenpassen?

„Der Fit ist absolut perfekt“, so Alfredo Zurdo, „Die G Suite wurde als reine Webanwendung aufgesetzt, die voll integrierte tt performance suite ermöglicht Anwendern blitzschnellen Zugriff auf Inhalte in der G Suite. Das Besondere an der Entwicklung: Der Performance Support aktiviert sich nur, wenn die tt performance suite auch tatsächlich Wissenselemente zum gerade genutzten Prozess vorhält. Dieses Feature erhöht die Anwenderfreundlichkeit und verhindert sinnlose Suchläufe. 

“Der Performance Support aktiviert sich nur, wenn die tt performance suite auch tatsächlich Wissenselemente zum gerade genutzten Prozess vorhält.”

 

Alfredo Zurdo, Head of Digital Change bei Entelgy Digital

Lessons learned: Für Inspiration sorgen und schnell scheitern

Zur Vermarktung der integrierten Plattform inspirierte Entelgy Digital die Mitarbeiter zum einen über G Suite Best Practices und spielerisches Heranführen – „Gamification“– an die neue Anwendung. In einer „Transformation Gallery“ zeigte das spanische Beratungsunternehmen, wie andere Organisationen die G Suite erfolgreich nutzen. Für Mitarbeiter wurden so genannte „Dojos“ organisiert: Eine Art Wettbewerb, bei dem Anwender zum Lösen einer Aufgabe gegeneinander antreten und voneinander lernen. Nach dem Prinzip der agilen Entwicklung (Scrum) wurden Ideen direkt in Prototypen überführt und sofort unter realen Bedingungen auf die Probe gestellt. Denn die Erfahrung von Zurdo zeigt: „Auch Scheitern gehört dazu – aber besser jetzt als später.“ G Suite und tt performance suite sind nun eine integrierte Einheit, die großen Industriekunden der Entelgy angeboten werden – und das mit großem Erfolg.

Facts & Figures

  • Entelgy Digital bietet selbst Lösungen zum digitalen Wandel an
  • 2017 verzeichnete das Unternehmen einen Umsatz von 70 Mio. €
  • Neben dem Hauptsitz in Spanien ist Entelgy in 6 Ländern Süd- und Mittelamerikas vertreten
  • 1.500 Anwender, Projektlaufzeit 23 Monate

Entelgy, die BusinessTech Beratung, bietet Lösungen zur digitalen Transformation im Unternehmensbereich Digital an. Alfredo Zurdo ist Head of Digital Change bei Entelgy Digital und Projektleiter des internen Digitalisierungsprojekts.