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Endress+Hauser Flowtec AG vereinfacht die Content Erstellung für Autoren deutlich

Wie Endress+Hauser Flowtec seine Lerninhalte für die Produktionsmitarbeiter neu strukturiert und in der tt knowledge force zusammengeführt hat.

Der Kunde

Die 1977 gegründete Endress+Hauser Flowtec AG ist ein weltweit führender Anbieter von Durchflussmesstechnik in allen Anwendungen der industriellen Verfahrenstechnik. Das in Reinach in der Schweiz ansässige Unternehmen beschäftigt rund 980 Mitarbeitende in Produktion, Produktmanagement, Forschung und Entwicklung. Hinzu kommen 570 weitere Beschäftigte in den übrigen Unternehmensstandorten in Cernay (Frankreich), Greenwood (Indiana/USA), Aurangabad (Indien), Suzhou (China) und Itatiba (Brasilien).

Die Herausforderung

tts sollte die bestehenden Inhalte bei der Division Reinach der Endress+Hauser Flowtec AG in die tt knowledge force überführen und den Autoren des Kunden einheitliche Vorlagen für neue Inhalte zur Verfügung stellen. Ziel war es, alte und neue Inhalte gemeinsam in eine Datenbank einfließen zu lassen. Die vielen unterschiedlichen Themen sollten nicht mehr chronologisch, sondern nach Prozessen wie etwa Schweißen, Kalibrieren oder Montage geordnet werden, um Inhalte zu gleichen Themenbereichen schneller finden zu können. Last not least sollte ein neues Berechtigungskonzept den Zugang der Mitarbeiter zu Inhalten regeln.

Das Projekt

Der bestehende Content lag in unterschiedlichen Formaten vor – etwa in Word, Excel oder Powerpoint. Die Strukturierung der Texte und Bilder innerhalb dieser Dateien war ebenfalls sehr heterogen, was dazu führte, dass sich die Lernenden jedes Mal neu orientieren mussten. Die Herausforderung lag nun darin, diese ungeordnete Content-Landschaft zu strukturieren, nach Prozessen zu sortieren, zu bündeln und in einer zentralen Datenbank zusammenzuführen.

Die Umsetzung

Gemeinsam mit seinem Kunden hat tts in der tt knowledge force einheitliche Vorlagen mit klar definierten Textrahmen und Platzhaltern für Bilder und Grafiken erstellt. Diese Vorlagen können nur punktuell verändert werden. Über das Server-Client-System hat jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Berechtigung Zugriff auf die Datenbank. Die interne Plattform dient als Workbench mit allen Dokumenten, ein browserbasiertes Portal stellt eine Auswahl dieser Informationen online zur Verfügung.

Die Kalibrieranleitung in Word, das Schweißertraining als Excel, mal mit zwei Bildern, mal mit fünf – so sahen die Inhalte bei Endress+Hauser bis Mitte 2013 aus. Die Lerneinheiten an sich waren zwar qualitativ hochwertig, aber da jeder Autor unterschiedliche Vorlagen nutzte, mussten sich die Mitarbeiter jedes Mal in einer neuen Darstellung zurechtfinden. Auch die Suche nach den Inhalten kostete unnötig viel Zeit, denn sie wurden chronologisch abgelegt.

Da stand unter der Nummer 28: „Grundlagen des Schweißens“, aber die „Anleitung zur normgerechten Schweißnaht“ kam erst auf Platz 53. Dazwischen fanden sich Arbeitsanweisungen zur Montage von Maschinen, zum Kalibrieren von Geräten oder zur Auftragsplanung. „Für unsere Mitarbeiter war das sehr verwirrend und mühsam“, erklärt André Schober, Project Manager Division Reinach der Endress+Hauser Flowtec AG. Zu Beginn des Umstellungsprojekts gab es bereits mehr als 700 Lerneinheiten, was bei einer fehlenden Struktur eine langwierige Suche nach Inhalten bedeutete.

Dabei gab es längst eine prozessorientierte Struktur innerhalb des Unternehmens – sie war nur noch nicht im Trainingsbereich umgesetzt. Deshalb suchte sich das Projektteam einen Partner aus der E-Learning-Branche, um den Content so aufzubereiten und abzulegen, dass die Mitarbeiter schnell und einfach damit arbeiten konnten. „An unserem Schulungs- und Ausbildungssystem hat sich kaum etwas geändert“, so Schober.

Das heißt, alle Schulungen werden intern von Praktikern für Praktiker geschrieben. Die Wahl fiel auf tts. Neue Trainingsunterlagen werden nur noch mit der tt knowledge force erstellt. Auch die Aktualisierung – etwa bei neuen Geräten, Prozessen oder Normänderungen – erfolgt in der tt knowledge force. Schober: „Alle Inhalte sind jetzt einer Prozesslandschaft zugewiesen.“

Freitextsuche erleichtert das Auffinden von Inhalten

Die Mitarbeiter können Inhalte auch nach bestimmten Kriterien suchen. „Die Lerneinheiten werden nicht einfach von Mitarbeitenden durchgearbeitet, sondern trainiert“, betont Schober. Bei Bedarf dient die Datenbank als Nachschlagewerk. „Uns war es wichtig, dass vor allem die Trainer die Lerneinheiten schnell und einfach finden“, erläutert Schober. Da die Zielgruppe der Lernenden vorwiegend in der Produktion arbeitet und diese nur begrenzt Zugang zu einem PC hat, wird der Content ausgedruckt und gegebenenfalls bei den entsprechenden Maschinen und Geräten platziert.

„Wir wollten nicht, dass sich unsere Mitarbeiter nur theoretisch am Bildschirm durch die Inhalte klicken“, betont Schober“, sondern sie sollten lernen, die Arbeitsschritte direkt vor Ort auszuführen.“ Training-on-the-Job hat bei der Endress+Hauser Flowtec AG eine lange Tradition und die wollte das Unternehmen unbedingt beibehalten. „Bei der Schulung vor Ort am Objekt kann der Trainer am besten erkennen, ob jemand die Arbeitsschritte verstanden hat und selbstständig ausführen kann.“

Obwohl vorerst nur die 320 Mitarbeiter am Standort Reinach mit der tt knowledge force arbeiten werden, war es dem Kunden wichtig, dass tts global aufgestellt ist. „Wir haben weitere Fabriken in Frankreich, Brasilien, China, Indien und in den USA“, zählt Schober auf.

Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist überwältigend

Der Rollout verlief reibungslos: „Das System konnten wir schnell installieren und das alte System ablösen“, berichtet Schober. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern war von Anfang an sehr hoch: „Alle warteten auf eine bessere Lösung.“ In Stein gemeißelt sind auch die neuen Vorlagen nicht: Wenn sich herausstellt, dass für viele Schulungen beispielsweise mehr Bilder benötigt werden, können weitere Platzhalter eingefügt werden – aber es ist eine zentrale Entscheidung, die sich generell auf die Vorlagen auswirkt und nicht mit der früheren, individuellen Anpassung vergleichbar ist.

Was Schober besonders gut gefällt, ist das Recording und Re-Recording der Prozesse, die von den Produktionsmitarbeitenden (Trainern) vorgenommen werden. Die Anwender nutzen vor allem die automatisch erstellte, ausdruckbare Schritt-für-Schritt-Anweisung. Bevor die Inhalte online gestellt werden, durchlaufen sie eine strenge Qualitätsprüfung: Zunächst prüfen die Fertigungsunterstützer (vornehmlich Produktionsingenieure), ob die Inhalte fachlich korrekt sind, danach prüft der Qualitätskoordinator (vornehmlich Qualitätsingenieure), ob die Schulungen den internen Vorgaben zur Expertise entsprechen.

Zwischen der Entscheidung, die Schulungen besser zu strukturieren, und dem Go-live vergingen zwei Jahre. In dieser Zeit hat das Unternehmen nicht nur eine Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse durchgeführt sowie nach Anbietern gesucht, sondern alle Prozesse bis auf die unterste Ebene definiert, dokumentiert und Lerninhalten zugewiesen. Die Workshops zu Vorgaben, Pflichteingaben, Customizing, Änderungen, Versionierung, Installation und Evaluation dauerten acht Monate. Ende 2013 folgte der Rollout – im November 2013 fanden die ersten Schulungen der Autoren statt. Schober ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden: „Früher wichen die Vorlagen stark voneinander ab – jetzt haben wir endlich eine professionelle IT-Landschaft, die unseren installierten Lernprozessen Rechnung trägt.“

Die Vorteile

Dank einheitlicher Strukturierungen, Symbole und Grafiken besitzt das System nun einen hohen Wiedererkennungswert bei den Endanwendern. Bei der Einführung neuer Formate müssen die Autoren nicht mehr die alten Inhalte aktualisieren, sondern können die Strukturen zentral ändern. Die strikte Handhabung von Anforderungen, Zielen sowie die Bündelung nach Prozessen sorgen dafür, dass sich jeder schnell zurechtfindet. Dank einer durchgängigen Qualitätskontrolle bei Endress+Hauser erfüllen alle freigegebenen Inhalte dieselben Kriterien. Auch die Versionierungen sind eindeutig.