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Frische Ideen für zeitgemäße E-Learning-Projekte (Whitepaper)

Wie geht man mit umfangreichen Trainingsinhalten um, die innerhalb von kurzer Zeit per E-Learning vermittelt werden sollen? Und was macht ein gutes und zeitgemäßes E-Learning aus?

IT-Trainings sollen nämlich nicht nur den inhaltlichen Bedürfnissen der Lerner Rechnung tragen, sondern auch deren Interessen und medialen Gewohnheiten entgegen kommen. Die Zeiten großer und schwer pflegbarer Lernmonumente sind vorbei. Zeitgemäßes E-Learning organisiert den Wissenstransfer zielgerichtet und effizient in einem methodischen Mix.

Inhalte sollten je nach Verwendungszweck unterschiedlich produziert werden. tts hat in diesem Zusammenhang die Aspekte Informieren, Lernen und Motivieren etabliert. Wie diese für die Erstellung eines zeitgemäßen E-Learnings eingesetzt werden, das sowohl den Lernern als auch den zu vermittelnden Inhalten gerecht wird, beleuchtet dieser Fachbeitrag.

Stellen Sie sich vor, es gibt ein E-Learning und keiner nutzt es. Undenkbar? Sicher nicht. Nehmen wir einmal an, in einem global operierenden Unternehmen steht ein großes SAP-Rollout an. Betroffen sind 500 Mitarbeiter der Bereiche Logistik und Controlling an allen Unternehmensstandorten. Eine Matrix mit den sich ändernden Prozessen, Rollen und zu schulenden Inhalten wurde bereits erstellt und der Vorstand hat entschieden, weitestgehend auf E-Learnings zu setzen, um die hohen Kosten weltweiter Präsenztrainings zu reduzieren.

Nun sollen sich die Mitarbeiter das benötigte Wissen mit hochwertigen und multimedial aufbereiteten Lernmedien aneignen, um die für ihre Rolle relevanten Prozesse zu verstehen und alle Transaktionen bedienen zu können. Die dafür erstellten Web-based Trainings (WBTs) sollen dabei nicht nur das Delta zur alten Lösung erklären, sondern alle SAP-Prozesse und Transaktionen vermitteln, um auch neue Mitarbeiter mit dem nötigen umfassenden Wissen zu versorgen.

Die doppelte Herausforderung

Eine mögliche und wahrscheinliche Reaktion: Ablehnung. Warum? Erstens sind zwar alle zu schulenden Mitarbeiter IT-erfahren, haben aber bisher noch nicht mit einem unternehmensweiten System sondern mit mittlerweile liebgewonnenen Insellösungen gearbeitet, welche in den Landesgesellschaften selbst konzipiert und entwickelt wurden. Zweitens ist eine gewisse Skepsis gegenüber jedem neuen System zu befürchten: Auch wenn man über die Ergonomie der alten Software gelegentlich geschimpft hat, besser als das, was man über die neue Software hört, ist es bestimmt.

Und drittens darf man nicht einmal mehr zu einer vielleicht ganz abwechslungsreichen Präsenzschulung, sondern muss tagelang E-Learnings absolvieren - wahrscheinlich noch am Arbeitsplatz - und hat dadurch weniger Zeit, sich um seine eigentlichen Aufgaben zu kümmern. Die Freude der Mitarbeiter hält sich also in Grenzen. Hier besteht nun die doppelte Herausforderung darin, für die neue Art des Lernens ebenso zu motivieren wie für das neue SAP-System.

100 Prozent Lernen

In der auf Basis einer Trainingsbedarfsanalyse erstellten Schulungsmatrix werden die einzelnen Lernobjekte mit ihren abgeschätzten ungefähren Lernzeiten erfasst. Üblicherweise werden bei der Konzeption das zu vermittelnde Hintergrund- und Prozesswissen auf der einen Seite und das Erlernen und Einüben der Transaktionen getrennt behandelt. In unserem Beispiel wurden 80 Lernmodule definiert, mit einer Lernzeit von etwa 44 Stunden. Etwa zwei Stunden entfallen dabei auf das theoretische Prozesswissen, die restlichen rund 42 Stunden auf die Transaktionen, also die eigentliche Bedienung von SAP.

Aus dieser Matrix wird anschließend ein Curriculum entwickelt. Dafür werden die Inhalte methodisch-didaktisch und multimedial hochwertig aufbereitet, um das Lernen zu gewährleisten und den Vorbehalten der Mitarbeiter gegen E-Learning zu begegnen. Hochwertig heißt in diesem Fall: Vertont, in der jeweiligen Landessprache verfügbar und unter Berücksichtigung didaktischer Elemente wie beispielsweise Einführungsseiten, Anmoderation, Beschreibung und Überprüfung der Lernziele und Zusammenfassungen. Dieses Curriculum soll über ein Learning Management System (LMS) veröffentlicht werden.

Zum Wissenstransfer gehört auch informelles Lernen

Eine erfolgreiche E-Learning-Methodologie muss aber auch die Lernprozesse berücksichtigen, die vom Anwender ursprünglich nicht intendiert werden und bei der Suche nach Problemlösungen durch die Recherche nach Informationen angestoßen werden: Das informelle Lernen – ob es nun über Suchmaschinen oder den Austausch mit Kollegen (z.B. in Foren, Wikis oder auch per Mentoring oder Key-User-Szenarien) stattfindet. Aus unserer Sicht ist es daher sinnvoll, Inhalte nach verschiedenen Verwendungszwecken zu differenzieren:

  1. Inhalte, die ein strukturiertes Lernen ermöglichen sollen (das klassische E-Learning)
  2. Marketinggerecht aufbereitete Inhalte, mit denen Kernbotschaften eines Unternehmens oder die Bildungsmaßnahme selbst beworben werden, um den Anwender zu motivieren.
  3. Bereitstellung von Informationen, Informieren (informelles Lernen)

Die verschiedenen Inhaltsarten werden durch verschiedene Medien und Technologien repräsentiert. Das klassische Lernen wird hierbei meist curricular über ein LMS oder Portal vermittelt. Besonders motivierend aufbereitete Inhalte werden als Intro, Outro oder Trailer vor dem Rollout oder zu Beginn oder am Ende eines Curriculums eingesetzt. Informationen wiederum müssen arbeitsplatznah über intelligente Suchmaschinen oder kontextsensitiv erreichbar sein. Hier bietet sich an, diese als Onlinehilfen, über ein EPSS (Electronic Performance Support System) oder in Form von FAQ-Listen oder Wikis bereitzustellen.

Wissen, wo man Wissen findet

Angesichts der umfangreichen IT-Vorerfahrung und der aktuellen Lerngewohnheiten haben Lerner mit solchen Szenarien in der Regel weniger Probleme als mit klassischen Lern-Monumenten. Unternehmen und Weiterbildungsverantwortlichen muss es heute darum gehen, solche Arrangements zu initiieren, Basiswissen zu vermitteln und den Rahmen abzustecken, der Rest findet sich sonst auch in der (internen) Cloud. Eine funktionale Minimalanforderung an E-Learning Content ist daher die schnelle Auffindbarkeit von Inhalten am Arbeitsplatz durch den Einsatz intelligenter Suchalgorithmen. Wissen, wie und wo man Wissen findet, anstatt Wissen auf Vorrat zu speichern.

Damit E-Learning funktioniert, sollen die Anwender in ihren aktuellen Informations-, Lern- und Sehgewohnheiten angesprochen werden. Lernen verlagert sich immer stärker hin zum Arbeitsplatz, zum interaktiven Learning by Doing, vom formellen zum informellen Lernen. Informationen werden immer schneller benötigt und im Internet gesucht. Die Anwender haben sich an den hohen funktionalen und medialen Standard des Internets gewöhnt und erwarten dies auch von einem E-Learning, welches über das Internet oder das Intranet distribuiert wird.

Prinzipiell kann man davon ausgehen, dass es im Corporate Umfeld keine IT-Anfänger mehr gibt. Berufseinsteiger sind heute Digital Natives, die meistens  völlig selbstverständlich mit IT-Technologien umgehen. Doch auch ältere Arbeitnehmer haben in den letzten 20 Jahren bereits mehrere IT-Großprojekte erfolgreich bewältigt.

Die Einordnung von Inhalten

Die Wissensvermittlung im Unternehmenskontext stößt immer wieder auf Barrieren, die ein effizientes Lernen behindern. Die Vernachlässigung informeller Lernprozesse bei der E-Learning Planung stellt dabei ein Haupthindernis dar. Generell muss zunächst gefragt werden, welche Inhalte aus Sicht eines Unternehmens und aus Sicht der Mitarbeiter überhaupt klassisch gelernt werden müssen.

Wichtige Fragen zur Einordnung von Inhalten sind:

  • Was muss gelernt werden?
  • Worüber muss lediglich informiert werden?
  • Welches IT-Wissen existiert bereits und kann leicht transferiert werden?
  • Wie hoch ist die Anwendungsfrequenz von Wissen?
  • Welche Barrieren müssen überwunden werden, um Wissen verfügbar zu machen?
  • Welches Wissen ist der Hintergrund, grundlegend für anderes Wissen?
  • Welches handwerkliche Wissen (Transaktionen) wird benötigt, welche Inhalte variieren vorhandene Lerninhalte?

Die Differenzierung nach Informieren, Lernen und Motivieren schafft bedarfsgerechte Inhalte. In unserem Beispiel reduzierte sich der Lernaufwand durch diese Anwendung erheblich, nämlich um mindestens 20%. Zwar verlängert sich die Beschäftigungsdauer mit jenen Lernobjekten, die motivierend aufbereitet wurden, möglicherweise geringfügig, dafür verkürzt sich umgekehrt die Beschäftigungsdauer (und auch der Produktionsaufwand!) bei den gezielt, aber schlicht aufbereiteten Infoeinheiten. In unserem Fallbeispiel verteilen sich die Inhalte auf 63% Lernen, 27% Informieren und 10% Motivieren.

Neuer E-Learning Mix

Es gilt, den formellen Anteil an der Wissensvermittlung zu reduzieren und den informellen Teil auf- beziehungsweise auszubauen. Damit E-Learning funktioniert, ist ein neuer Mix aus allen drei Inhaltsarten notwendig. An die Stelle von Lernmonumenten sollte eine E-Learning-Landschaft aus gezielt eingesetzten motivierenden Elementen sowie klassischen Lerneinheiten und einem Pool von Kurzinformationen treten. Nur so findet eine effektive und zeitgemäße Wissensvermittlung statt. Dabei besteht der optimale Mix nicht aus drei gleich großen Anteilen von Informationen, Lernmedien und Werbung – die Anteile variieren je nach Projektziel und -größe.

Dieses differenzierte Vorgehen führt zu einem erweiterten Lernprozess. Ein motivierender Trailer regt die Mitarbeiter an, sich mit dem E-Learning und den bevorstehenden Änderungen an ihrem Arbeitsplatz zu beschäftigen. Anschließend beginnt die Phase des strukturierten Lernens. Der Abschluss des formalen Lernens (z.B. durch ein Zertifikat) ist bei Software-Einführungen oder neuen Releases auf den Go-live terminiert. Das formell erworbene Wissen kann nun angewendet werden und wird durch das informelle Lernen am Arbeitsplatz ergänzt: Der Anwender holt sich bei Bedarf aktiv Informationen durch kontextsensitive Onlinehilfen oder aus einem Vorrat an informativen Modulen.

In aktuellen Diskussionen wird die Rolle des Computers im Lernprozess – z.B. von Hirnforscher Manfred Spitzer – auch zuweilen negativ eingeschätzt: Stichwort „Digitale Demenz“. Wir sind der Meinung, dass Wissenstransfer unabhängig von der dafür verwendeten Kulturtechnik funktioniert, wenn berücksichtigt wird, dass die Lerner in unterschiedlichen Kontexten unterschiedlich lernen. Das Internet wird dann zum Lernmedium, wenn es zur Lösung konkreter Fragestellungen oder Probleme befragt wird und Antworten liefert.