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Harmonisierte Qualifizierungsprozesse aus der Cloud

Deutlich gesteigerte Transparenz und Effizienz der Personalentwicklungsprozesse durch SAP SuccessFactors

Mit der Cloud-Lösung SAP SuccessFactors harmonisiert das Modeunternehmen im Premiumsegment die globalen Weiterbildungsprozesse für mehr als 14.000 Mitarbeiter und schafft so innerhalb von neun Monaten den Sprung von manuell gepflegten Excel-Listen zu einer modernen und digitalen Wissensplattform.

Efffiziente und einheitliche Prozesse

Mit dem globalen Weiterbildungsprogramm der HUGO BOSS University war das Fashion- und Lifestyleunternehmen bereits gut aufgestellt. Über 2.500 Präsenz- und ca. 40.000 Onlinetrainings pro Jahr wurden von den Mitarbeitern absolviert. Aber was nach außen positiv schien, bedeutete intern einen erheblichen administrativen Aufwand. Ein Learning-Management-System (LMS), welches dem Anspruch an neues Lernen nicht mehr gerecht wurde, eine umständliche Trainingsorganisation und Prozesse, die von Lotus Notes, Outlook, Excel und selbst gebastelten Applikationen unterstützt wurden – die vielen uneinheitlichen Prozesse hatten Aufwand und Fehler zur Folge. Der Trainingsbedarf wurde von drei verschiedenen Abteilungen, aber auch von den Tochtergesellschaften direkt aufgenommen. Die Zielrichtung war daher klar: effiziente, einheitliche Prozesse schaffen, Technologie aus einer Hand und die Möglichkeit, die Planung und Durchführung von Trainingsmaßnahmen im Zuge des User Empowerment stärker in die Verantwortung der Mitarbeiter übergeben.

„Aufgrund der hohen Leistungsfähigkeit der Cloud-Lösung und positiver User-Resonanz rollten wir das LMS wenige Wochen nach der Pilotphase konzernweit aus.“

 

Kei-Oliver Giraud | Retail Training Manager

In neun Monaten vom Kick-off zum Go-live

Den Auswahlprozess entschied SAP SuccessFactors für sich – mit der Cloud-Lösung ließen sich Altsysteme ablösen, Trainings- und Reportprozesse konnten digitalisiert, harmonisiert und transparent abgebildet werden. tts wurde der Implementierungspartner. In einem gemeinsamen Kickoff wurden systemseitige und fachliche Anforderungen analysiert. Als Vorbereitung auf den globalen Rollout wurden zunächst sämtliche E-Learning Funktionalitäten über SAP SuccessFactors pilotiert. Das Augenmerk in dieser Phase lag auf Systemperformance und Anwenderakzeptanz. Aufgrund der hohen Leistungsfähigkeit der Cloud-Lösung und positiver User-Resonanz rollte HUGO BOSS das LMS wenige Wochen nach der Pilotphase konzernweit aus. 2018 steht allen Mitarbeitern weltweit ein einheitlicher Trainingskatalog mit wenigen Klicks digital zur Verfügung.

User Empowerment: Mehr Transparenz, Effizienz und Selbstbestimmung

Der Wunsch nach mehr Selbstbestimmung für die Anwender wurde ebenfalls umgesetzt: Jetzt kann sich jeder Mitarbeiter selbst seinen individuellen Trainingsplan selbst erstellen. Eine Historie über abgeschlossene Qualifizierungsmaßnahmen schafft Transparenz. Integrierte Links zu externen Inhalten wie beispielsweise TED Talks oder Rosetta Stone sorgen für ein vielseitigeres Lernangebot. Melden Mitarbeiter Trainingsbedarfe, für die noch keine Termine hinterlegt sind, so erhalten sie eine Push-Nachricht über das System, sobald die entsprechenden Trainings verfügbar sind. Über ein Cockpit haben die Führungskräfte Zugriff auf Dashboards und Reports, die sie bei der Verwaltung der Schulungen der der ihnen unterstellten Mitarbeiter unterstützen. Nicht zuletzt wurde der Verwaltungsaufwand für die Administratoren, Trainer und die HR-Abteilung deutlich gesenkt. Im Support sieht Kei-Oliver Giraud, Retail Training Manager bei HUGO BOSS, sinkende Kosten: „Durch die Zusammenarbeit mit tts konnten wir intern enorm Wissen aufbauen. Dadurch wird zukünftig nur noch punktuell Support nötig sein.“

Datenschutz und Location-based Learning frühzeitig planen

Große Unternehmen mit dezentraler Struktur sollten bei Transformationsprojekten im HR gleich zu Beginn ihre Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat ins Boot holen. HUGO BOSS hat etwaige Risiken durch die systemseitige Trennung von HR und Retail im Voraus minimiert, die Nutzerdaten sind so ausschließlich für die HR-Mitarbeiter zugänglich. „Das komplexe Berechtigungskonzept wurde zusammen mit tts entwickelt, wobei weiterhin jeder Report aufgrund der Anforderungen von tts geprüft wird“, so Daniel Pfeffer, Consultant IT HR bei dem Modeunternehmen.

„Durch die Zusammenarbeit mit tts konnten wir intern enorm Wissen aufbauen. Dadurch wird zukünftig nur noch punktuell Support nötig sein."

 

Daniel Pfeiffer, Consultant IT HR

Und die Zukunft?

SAP SuccessFactors bringt die technischen Voraussetzungen für mobiles und Location-based Learning mit. Die Trainings können bereits jetzt in den Stores sowohl über PC wie auch auf dem iPad aufgerufen werden, allerdings hängt die Performance von der jeweiligen Bandbreite vor Ort ab.

Facts & Figures

  • 14.000 Mitarbeiter weltweit, davon 7.600 in den Stores
  • 2.500 Präsenztrainings und 40.000 Onlinetrainings pro Jahr
  • Umsatz (2017): 2,7 Mrd. €
  • Zusätzlich zum LMS seit 2015 eigene Projektgruppe „New Work“ zur Digitalisierung am Arbeitsplatz