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MAN kann – Abwicklung der Qualifizierung in Kurzarbeit in 2009

Wie MAN im Jahr 2009 die Qualifizierung in Kurzarbeit im Umfang von ca. 110.000 Qualifizierungspersonentagen sauber abgewickelt und revisionssicher erfasst hat.

Der Kunde

MAN SE ist einer der führenden Hersteller von Nutzfahrzeugen in Europa mit Produktionsstandorten in vier europäischen Ländern sowie in Indien. Die Produktpalette reicht von Lkw über Stadt- und Reisebusse bis hin zu Diesel- und Gasmotoren für Fahrzeuge. MAN produziert und vermarktet Lkw der Marke MAN, Busse der Marken MAN und NEOPLAN sowie Motoren für verschiedene Einsatzzwecke. Übergreifende Dienstleistungen in einem internationalen Servicenetzwerk runden das Portfolio ab. Die MAN Academy ist der Weiterbildungsbereich des Unternehmens.

Die Herausforderung

Zu Projektbeginn im August 2009 war nicht mehr viel Zeit bis zum Beginn der Qualifizierungsmaßnahmen in Kurzarbeit. Der enge Zeitplan musste jedoch unbedingt eingehalten werden, um die Schulungsmaßnahmen abwickeln und die Förderung durch die Agentur für Arbeit in Anspruch nehmen zu können. Eine Verschiebung des Go-Live war dadurch ausgeschlossen.

„Mit der Erweiterung des SAP VM konnte die Qualifizierung in Kurzarbeit – dank tts – von der MAN Academy sauber abgewickelt und revisionssicher erfasst werden.“

 

Tobias Gnaier, Leiter Advanced Training, MAN Academy

Das Projekt

Zuerst mussten die Talent Management Consultants der tts GmbH die Möglichkeit schaffen, verschiedene Informationen in SAP VM zu erfassen, u.a. die Trägernummer des Veranstalters (Bildungsträgerzertifizierung) und die Maßnahmennummern für geförderte Themen inklusive der Verrechnungssätze.

Für die Teilnehmer einer Veranstaltung im Rahmen der „Qualifizierung in Kurzarbeit“ mussten ebenfalls diverse Informationen hinterlegt werden, darunter bundesweit eindeutige Kundennummern der Bundesanstalt für Arbeit je Teilnehmer / Mitarbeiter und die Einstufung der Teilnehmer durch die Agentur für Arbeit (ESF / Bildungssgutschein / keine Förderung).

Die zentralen Funktionen der neuen SAP VM Anwendung „Qualifizierung in Kurzarbeit“ bestanden letztendlich aus

  • der automatischen Generierung der ESF-Meldelisten zur Anmeldung von Qualifizierungsmaßnahmen in der Kurzarbeit
  •  einer tagesgenauen Erfassung der Anwesenheit der Teilnehmer
  • der Erstellung einer Anlage zur Schlussrechnung für die Bundesagentur für Arbeit inkl. der Anzahl der Teilnahmetage je Teilnehmer
  • dem Erstellen von Zertifikaten und Teilnahmebestätigungen
  • dem Versand von Einladungs- und Absageschreiben an die Firmen- oder Privatadresse.

Darüber hinaus wurden technische Dokumentationen und ein Anwenderhandbuch erstellt.

Die Umsetzung

Die Talent Management Consultants der tts GmbH veranstalteten zunächst projektbegleitende Workshops zur Erhebung der fachlichen Anforderungen. Dabei arbeiteten sie eng mit den jeweiligen Fachbereichen und der IT zusammen. Neben der fachlichen und der technischen Konzeption priorisierten sie die Aufgaben in Verbindung mit einem rigiden Zeitplan. Danach wurden das Customizing und die Weiterentwicklung von SAP VM vorgenommen, bevor die Testkonzeption und -durchführung stattfanden.

„Trotz des engen Zeitplans haben die Talent Management Experten von tts erheblich dazu beigetragen, dass unsere SAP-Anwendung just in time allen Anforderungen entsprach.“

 

Jochen Kluge, Leiter HR Information Technology

Die Vorteile

Die effiziente und ordnungsgemäße Abwicklung der Qualifizierung in Kurzarbeit mit SAP VM wurde im Rahmen des engen Zeitplans ermöglicht. Der revisionssichere Nachweis der geförderten Maßnahmen gegenüber der Agentur für Arbeit und der EU bis 2025 und darüber hinaus ist ebenso sichergestellt wie die Förderung durch die Agentur für Arbeit und die EU.