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SAP-Einführung in 235 spanischen Niederlassungen von General Óptica

Wie der spanische Augenoptik-Filialist General Óptica seine über 1.600 Mitarbeiter in 235 Niederlassungen fit für die SAP-Einführung gemacht hat.

Der Kunde

General Óptica ist ein führendes Unternehmen im Bereich Augenoptik in Spanien, mit einem Marktanteil von 12% und einer wachsenden Präsenz auf dem portugiesischen Markt. Gegenwärtig verfügt das Unternehmen über 1.600 Mitarbeiter, die jeden Tag darum bemüht sind, ihren Kunden die besten Lösungen zur Korrektur von Sehschwächen und Behebung von Hörproblemen anzubieten.

Dabei wird durch fortwährende fachliche Schulungen des Personals und kontinuierliche Investitionen in neue Technologien eine hohe Dienstleistungsqualität erreicht. Das Unternehmen verfügt über 210 eigene Geschäfte und 38 Franchise-Niederlassungen, die zentral von der Hauptniederlassung in Barcelona aus koordiniert werden.

Die Herausforderung

General Óptica führte die SAP-Software in der gesamten Unternehmensgruppe ein. Aufgrund der weiten geographischen Verteilung der Niederlassungen von General Óptica lag das Hauptaugenmerk des Projekts auf den spezifischen Lerninhalten für die verschiedenen Niederlassungen und den damit verbundenen Anforderungen für das Training.

Die größte Herausforderung bestand darin, die vorhandenen Schulungsunterlagen zu den verschiedenen SAP-Modulen in einer Einheit zusammenzufassen, die auf kurze und prägnante Weise dem Endanwender unabhängig von seinem Arbeitsort nützliches Wissen vermitteln sollte. Insgesamt wurden 600 Handbücher und E-Learning-Simulationen erstellt.

Das Projekt

Der erste Schritt bestand darin, die Dokumentenstruktur auf eine für den Endanwender möglichst leicht zu verstehende und effiziente Weise darzustellen. Auch entschied man sich, die Dokumentation nach Prozessen zu erstellen und nicht nach Fachbereichen. Dadurch konnten allgemeine Themen bereichsübergreifend vermittelt werden. Mit dem Erstellen der Inhalte wurden die wichtigsten Endanwender aus den einzelnen vom Projekt betroffenen Unternehmensbereichen betraut. Der Grund dafür war, dass diese Personen die Materie und auch die Zielgruppe am besten kannten.

Nach Erstellen der Dokumentation wurde ein Schulungsplan festgelegt und für jeden Mitarbeiter rollenspezifisch angepasst. In der ersten Präsenzschulungsphase, in der die Trainer bereits die tts Lösung einsetzten, erhielt jeder Mitarbeiter seinen individuellen Schulungsplan, damit er mithilfe von tts die nötigen Übungsaufgaben selbstständig verrichten konnte. Die Vorgesetzten überwachten den Lernfortschritt. So wurde sichergestellt, dass alle Mitarbeiter rechtzeitig vor der Einführung von SAP das gesamte Trainingsprogramm absolviert hatten.

Die Komplexität der SAP-Lösung und die weite geographische Verteilung unserer Mitarbeiter machten eine intensive und effiziente Wissensaneignung erforderlich. Dies wurde uns durch die tt knowledge force ermöglicht. Mit der tt knowledge force konnten die individuellen Wissensbedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters bedient werden und es gelang uns, von den klassischen Handbüchern loszukommen und diese durch eine interaktive Lernumgebung zu ersetzen, die sehr intuitiv war und einfach aktualisiert werden konnte.

 

Eulalia Brucart, System Manager bei General Óptica

Die Umsetzung

Nach Einführung der tt knowledge force und Festlegung der Struktur der interaktiven Schulungshandbücher, wurden alle Endanwender in der Hauptniederlassung gemeinsam mit den Mitarbeitern von drei Pilotniederlassungen geschult (insgesamt um die 200 Personen).

Anschließend wurden dann zwei Trainergruppen ausgebildet (insgesamt 32 Personen), welche sich dann um die schrittweise Schulung in den 235 Niederlassungen kümmerten. Im nächsten Schritt wurden dann alle weiteren Mitarbeiter des Unternehmens durch diese Trainer geschult (insgesamt um die 1.600 Niederlassungsmitarbeiter).

Zum Erreichen dieser Ziele wurde die tt knowledge force eingesetzt:

  • Erstellung von Benutzerhandbüchern und interaktiven E-Learning-Einheiten
  • Übersetzung der erstellten Inhalte in verschiedene Sprachversionen
  • Strukturierung der Schulungsinhalte in rollenspezifische Kurse, die die individuellen Schulungsbedürfnisse der Endanwender berücksichtigen
  • Gliederung der Inhalte in einer Baumstruktur
  • Veröffentlichung der Kurse und ihrer Inhalte auf dem Internetportal, um Endanwender von ihrem jeweiligen Arbeitsplatz aus einen direkten Zugriff darauf zu ermöglichen
  • Direkter Zugriff auf die Informationsinhalte innerhalb der SAP Umgebung mittels einer kontextsensitiven Online-Hilfe

Wir sind mit dem Resultat hoch zufrieden: die tt knowledge force erfüllte alle unsere Erwartungen und fand einen sehr guten Anklang bei unseren Mitarbeitern. Dank der tt knowledge force konnte das Implementierungsprojekt erfolgreich durchgeführt werden und zwar innerhalb des vorgebeben Zeit- und Budgetrahmens.

 

Eulalia Brucart, System Manager bei General Óptica

Die Vorteile

Die Verwendung der tt knowledge force ermöglichte eine erhebliche Reduktion des für Schulungen erforderlichen Zeitaufwandes, nicht nur hinsichtlich der Erstellung der Dokumentation sondern vor allem auch hinsichtlich der Schulungen der Niederlassungsmitarbeiter. Dank der tt knowledge force konnte das Unternehmen weniger Trainer einsetzen und zudem deren Reiseaufwand weiter verringern. Zusätzlich diente die tts Software auch nach Einführung der SAP-Lösung als Informationsquelle für die Endanwender.