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SAP SuccessFactors bei Uniper: Aus 1 mach 2 als Folge eines Spin-Offs

Ein neues Unternehmen entstand – und machte bei der Abspaltung zur börsennotierten Uniper die Trennung des ursprünglich gemeinsam genutzten SAP SuccessFactors-Systems notwendig. Die Herangehensweise für ein Produktivsystem von ursprünglich 87.000 aktiven und inaktiven Anwendern hieß Copy & Delete. Das herausfordernde Projekt meisterten Uniper, E.ON und tts mithilfe präziser Detailplanung und eines ganzheitlichen Ansatzes.

Der Kunde

Das in 2015 neu gegründete Energieunternehmen Uniper übernahm in Rahmen eines Spin-offs von E.ON unter anderem die konventionelle Stromerzeugung mit den Kohle-, Gas- und Wasserkraftwerken sowie den Energiehandel.

Im Hinblick auf den geplanten Börsengang im September 2016 mussten aus einem Unternehmen zwei selbstständige Gesellschaften werden.

Die Herausforderung

Nicht nur Zehntausende von Mitarbeitern wurden neu verteilt, auch alle IT-Systeme des Energiegiganten wurden gesplittet, was mit einer sehr hohen Anzahl von Abhängigkeiten und einem entsprechend hohen Abstimmungsbedarf einherging. Alleine im SAP SuccessFactors-System mit den Modulen Talent und Recruiting mussten die Datensätze von 87.000 Anwendern in eine Uniper-Instanz und eine E.ON- Instanz gesplittet werden. Ziel war es, dies innerhalb von 9 Monaten umzusetzen - und ein Implementierungspartner war noch nicht gefunden. Während des Ausschreibungsprozesses wurde schnell klar, dass es zwar etliche Anbieter für SAP SuccessFactors, aber wenige Implementierungspartner für diese speziellen Anforderungen gab.

Das Projekt

Die Phase der Ausschreibung verdeutlichte, dass es zwei Wege zum Ziel gab: Copy & Delete oder Build & Migrate. Nach verschiedenen Detailabstimmungen erwies sich Ersteres als der Ansatz, mit dem der Split vollzogen werden sollte. Geeignet für ein Projekt dieses Ausmaßes war tts, das hierfür ein festes Experten- Stammteam mit weiteren exibel einsetzbaren Mitarbeitern bereitstellte. Damit konnte der Split in den jetzt noch verbleibenden 4 Monaten unter größter Risikominimierung zusammen mit Uniper und seinem früheren Dachkonzern starten.

tts hat uns nicht nur mit hervor­ragender Expertise im Detail überzeugt, sondern brachte wich­tige strategische Argumente in die Diskussion ein – so wie wir es von einem wirklichen Partner erwarten.

 

SVEN OHLSEN, HEAD OF HUMAN RESOURCES TALENT MANAGEMENT AND REPORTING SOLUTIONS GERMANY E.ON BUSINESS SERVICES GMBH

Die Umsetzung

Die klare Aufgabenabgrenzung zwischen den beiden Gesellschaften und tts einerseits und eine äußerst präzise Detailplanung andererseits waren das A und O, um dieses eng getaktete Projekt zu bewältigen. Nach den gemeinsam erstellten „guiding principles“ im April startete das Projekt mit einem Snapshot auf einem Testsystem. Für das neue Uniper-System wurde eine erste Kopie des SAP Success - Factors-Systems mit 87.000 Datensätzen aus dem Altsystem erstellt, was voraussetzte, dass es bis zum Go-Live am 1. September keine neuen Funktionalitäten und Prozesse mehr implementiert werden sollten.

Den Großteil des Projekts nahmen das Testen und Optimieren ein. Dies erfolgte mit den Phasen „test deletion“ und „test analysis“, bei dem noch einmal wesentliche Hinweise für den Cut-over, also die Datenübernahme vom Alt- in das Neusystem, gesammelt werden konnten.

Nach dem Kopieren erfolgten auf dem Uniper-System die Löschung von E.ON-Daten und auf dem Altsystem die Löschung von Uniper-Daten. Beim Löschen war auf eine genaue Reihenfolge zu achten.  Als besondere Herausforderung erwiesen sich bestimmte Datentypen, wie etwa „job requisitions“,da diese im Standard nur im Frontend, aber nicht auf der Datenbank vollständig gelöscht werden konnten. Für einige Löschaktivitäten war daher die enge Zusammenarbeit mit SAP unabdingbar.

Die geplante Freeze-Zeit von nur 4 Tagen konnte eingehalten und sogar leicht unterschritten werden, so dass der Produktivbetrieb für beide nun getrennte Gesellschaften nur minimal eingeschränkt war. Gleichzeitig zu diesem Split-Projekt implementierte tts das SAP SuccessFactors Learning Management System mit engen Schnittstellen in das jeweilige SAP HCM System für E.ON und Uniper.

Die Vorteile

Ehrgeiziger Zeitplan: Der Endtermin für den GO-Live der getrennten Systeme war nicht verhandelbar. Eine klare Rollenverteilung und exakt eingehaltene Verantwortlichkeiten auf beiden Seiten sowie die hohe Expertise des tts Expertenteams waren die Grundlage für den gelungenen SAP SuccessFactors-Split. Innerhalb von vier Monaten wurden 87.000 Anwender auf zwei Systeme mit 14.000 und 73.000 Anwendern verteilt.

Zusätzlicher Mehrwert – Historie erhalten: Durch den Copy & Delete-Ansatz konnte auf Uniper-Seite die Historie aller 14.000 Anwender des neu gegründeten Unternehmens erhalten bleiben. Bei einer Neukonfiguration und Migration (Build & Migrate) wäre diese in einigen Modulen verloren gegangen. Alle Administratoren, die von der ehemaligen Muttergesellschaft zu Uniper wechselten, konnten mit der gleichen Konfiguration wie vorher arbeiten, waren also von Anfang an und ohne Schulungsbedarf produktiv.