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Uniper spaltet sich von E.ON ab – und was passiert mit dem HR-System?

In wenigen Monaten 87.000 Anwender auf zwei getrennte Systeme verteilt

Wenn aus einem Unternehmen zwei werden, ist auch die IT-Landschaft betroffen. Trotz eines straffen Zeitplans ist bei der Abspaltung der börsennotierten Uniper SE von ihrem Dachkonzern die Trennung der gemeinsam genutzten Talent Management Suite reibungslos gelungen. Ein Rückblick.

Ein neues Unternehmen entsteht. Als das neu gegründete Energieunternehmen Uniper in einem Spinoff unter anderem die konventionelle Stromerzeugung des deutschen Energieversorgers E.ON übernahm, musste auch die Systemlandschaft entsprechend getrennt werden. Teil dieser Systemtrennung war auch die HR-Lösung SAP SuccessFactors, welche seit 2013 im Einsatz ist. Die Trennung dieser Lösung lag im Verantwortungsbereich von Sven Ohlsen, Head of Talent Management und Reporting Solutions. Er berichtet darüber, wie die Aufspaltung vollzogen wurde und welcher Zeitdruck aus dem fest zum 1. September 2016 vorgesehenen Go-Live-Termin (rechtzeitig vor dem geplanten Börsengang von Uniper) resultierte.

Die Aufgabe: Aus 1 mach 2

Der frühere Mutterkonzern hatte sich bereits vor einigen Jahren für die agile und wartungsfreundliche Cloud-Lösung von SAP SuccessFactors entschieden, um HR-Prozesse IT-basiert zu unterstützen. Für den Bereich Aus- und Weiterbildung war jedoch nach wie vor SAP LSO on premise für 87.000 Mitarbeiter im Einsatz. Über die Jahre war die Lösung des ehemaligen Mutterkonzerns komplex geworden. Zahlreiche kundeneigene Anpassungen hatten das System aufwendig in der Wartung werden lassen. Bei der Abspaltung von Uniper sollte daher die schlanke, moderne Cloud-Lösung beibehalten werden.

Für die bereits aktiven SAP SuccessFactors- Module galt, dass beide Instanzen unabhängig voneinander funktionieren mussten – nach zunächst identischen Regeln, aber „selbstverständlich sollte die Uniper- Talent-Management-Suite (TMS) nur Uniper-Datensätze enthalten und umgekehrt durften beim einstigen Mutterkonzern E.ON schon aus Datenschutzgründen keine personenbezogenen Daten künftiger Uniper-Mitarbeiter verbleiben“, erklärt Sven Ohlsen. „Das heißt, wir mussten eine neue Instanz inklusive aller Schnittstellen aufbauen, Daten auf beiden Instanzen bereinigen, die dann zeitgleich als eigenständige Instanzen live gehen sollten.“

Weiterhin nutzte man die Gelegenheit, auch das Learning Management System in der Cloud abzubilden – eine Integration der Aus- und Weiterbildungsprozesse in die bestehende SuccessFactors Suite lag daher nahe.

 

 

„Bei der Ausschreibung des Implementierungspartners kristallisierten sich zwei mögliche Vorgehensweisen heraus: Build & Migrate – das heißt eine neue, leere SuccessFactors-Instanz für Uniper aufsetzen, die relevante Konfiguration plus Uniper-Daten ins neue System kopieren und den ‚Rest’ bei E.ON belassen. Oder Copy & Delete – die bestehende Talent Management Suite mit den vollständigen Datensätzen beider Unternehmen auf ein noch leeres System kopieren und die Daten des jeweils anderen Unternehmens löschen“,beschreibt Sven Ohlsen die grundlegende Entscheidung. Man entschied sich für den Copy & Delete-Ansatz und für tts als Partner bei diesem neuartigen Vorgehen. „tts hat uns nicht nur mit hervorragender Expertise im Detail überzeugt, sondern brachte wichtige strategische Argumente in die Diskussion ein – so wie wir es von einem wirklichen Partner erwarten“, so Sven Ohlsen.

Lohnenswert: das große Löschen und Testen, Testen, Testen

Zu den im April 2016 mit dem tts Beraterteam festgelegten „Guiding Principles“ gehörte unter anderem ein erster Snapshot auf einem Testsystem. Diese erste Kopie des Alt-Systems mit 87.000 Datensätzen auf das neue Uniper-System setzte voraus, dass es bis zum Go-Live am 1. September 2016 keine neuen Funktionalitäten und Prozesse mehr geben sollte. Von den 5 Projektphasen (Analyse, Testlöschung, Analyse der Testlöschung, Cut-over und Löschung im Produktivsystem) nahmen die zweite und dritte naturgemäß die meiste Zeit und größte Anstrengung in Anspruch. Doch sie gaben auch entscheidende Hinweise für den Cut-over, also die Datenübernahme vom Alt- in das Neusystem.

Bestimmte Datentypen wurden wie erwartet durch die Löschung im Frontend nur unsichtbar im System, verblieben aber auf der Datenbank. So war für die endgültige Löschung dieser Datentypen eine enge Zusammenarbeit mit SAP unabdingbar. Der finale Snapshot fand sechs Tage vor dem Go-Live statt und dauerte selbst zwei Tage. Pünktlich konnte das neue TMS für Uniper in Betrieb gehen, und zwar dank des Copy & Delete- Ansatzes unter Beibehaltung der Historie, die bei dem anderen Ansatz verloren gegangen wäre.

Zwei Häuser, zwei Systeme

„Wir haben mit tts im April angefangen und sind überpünktlich zum 1. September live gegangen ohne irgendwelchen negativen Impact“, fasst Sven Ohlsen seinen Rückblick zusammen. Innerhalb von fünf Monaten wurden 87.000 Anwender auf zwei getrennte Systeme mit 14.000 Uniper-Nutzern und 73.000 E.ON-Nutzern verteilt. Die gute Absprache mit den Stakeholdern und die klare Rollen- und Aufgabenaufteilung zwischen Uniper und tts habe den Erfolg beflügelt, so Sven Ohlsen. Gleichzeitig zum Split implementierte tts das SAP SuccessFactors Learning Management System mit engen Schnittstellen zu SAP HCM für beide Unternehmen.

Facts & Figures

• Uniper geht im September 2016 mit 14.000 Mitarbeitern als Spin-off von E.ON an die Börse

• Aufspaltung der Systemlandschaft mit zuvor 87.000 Anwendern

• Wechsel von SAP Learning Solution in das SAP SuccessFactors Learning Management System in der Cloud

• Copy & Delete-Ansatz rettet Historie für beide Seiten