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voestalpine-Gruppe - eine Lernplattform schnell konzernweit implementieren

Die weltweit tätige voestalpine-Gruppe ist ein stahlbasierter Technologie- und Industriegüterkonzern. Zum Konzern gehören rund 500 Konzerngesellschaften und -standorte, die auf über 50 Länder in fünf Kontinenten verteilt sind. Die AG beschäftigt rund 47.500 Mitarbeiter. Im Geschäftsjahr 2014/2015 lag der Gesamtumsatz bei 11,2 Milliarden Euro und die EBIT-Marge bei 7,9 Prozent.

Die Herausforderung: Eine einheitliche E-Learning-Struktur schaffen

Ein so weitverzweigter Konzern sollte eine einheitliche E-Learning-Struktur aus einem Guss bekommen. Alle Aktivitäten müssen sich aus einer konzernweiten E-Learning-Strategie ableiten. Dabei soll die Implementierung schnell und zuverlässig erfolgen. Als Lernumgebung wurden bereits das SAP HCM plus mit einer Schnittstelle zur SAP LSO genutzt. Die Erwartungen an die neue Lernplattform waren unter anderem:

  • Tracking von Schulungsaktivitäten ist möglich.
  • Interne Abwicklung von E-Learning-Kursen ist die Regel (anstelle externem Hosting).
  • Nachweisbare Effizienzsteigerung in der Abwicklung der Schulungen.
  • Einblick in Bildungshistorie ist möglich.
  • Kombination von formellem und informellem Lernen ist möglich.

Die Erwartungen an das ebenfalls einzurichtende Performance- Support-System, das den IT-Helpdesk entlasten sollte, waren:

  • IT-Anwendungsdokumentationen und Software- Simulationen sollten erstellt werden können.
  • Ad-hoc-Unterstützung der Anwender sollte zielgerichtet und problemlos funktionieren.

Die Lösung: SAP SuccessFactors LMS und tt performance suite erfüllen die Anforderungen

Die verschiedenen Divisionen des Unternehmens wurden aufgerufen, ihre Bedarfe zu melden. Was das Lernmanagement- System angeht, war man sich einig, weiterhin eine SAP-Lösung zu verfolgen, und entschied sich für das SAP SuccessFactors LMS. Für die tt performance suite wurden die Anforderungen durch das Business Solution Team, das sich aus Vertretern aller Divisionen, Länder und Gesellschaften zusammensetzte, aufbereitet. Eine Evaluierungskommission erstellte eine Shortlist. Mit den zwei besten Anbietern wurden dann die Details und die Preise ausgehandelt. Anschließend traf das IT Management Board der voestalpine AG die finale Entscheidung, die zugunsten der tt performance suite ausfiel.

Die Umsetzung: Software-Implementierung als Operation am offenen Herzen

"Wir investieren konsequent in Aus- und Weiterbildung, damit wir von jedem das Optimum fordern können“, erklärten Dr. Robert Schweiger, Leiter des Gesamtprojekts „learnIT“, und Funda Federspiel, fachliche Projektleitung von „learnIT“. „Der Erfolg unseres Unternehmens spiegelt dies wider. Es ist der Erfolg unserer Mitarbeiter – Mitarbeiter, die eine vielschichtige Ausbildung genießen können.“

Nachdem die entsprechenden Systeme ausgewählt worden waren, mussten sie möglichst schnell implementiert werden. „Die Implementierung der tt performance suite glich einer Operation am offenen Herzen“, berichtete Funda Federspiel. Das zeigte der zeitliche Ablauf besonders gut:

  • Januar 2015: Projekt Kick-off
  • Februar 2015: Serverinstallation
  • März 2015: Rollout über alle denkbaren Kanäle (Guides für „Office 2010“ in sechs Sprachen)
  • April 2015: vier Pilotprojekte
  • Mai 2015: Change-Kommunikation
  • Juni 2015: technischer Go-Live und Beginn der Content-Produktion

Die Implementierung der Lernplattform SuccessFactors (SAP) erfolgte innerhalb acht Wochen (vom Kick-off bis zum technischen Go-Live). „Das ist eine technische Sensation, habe ich mir sagen lassen. Das hat es so noch nicht gegeben“, freute sich Funda Federspiel. „Wir haben aber natürlich noch nicht alles im Detail umgesetzt – was zum Beispiel Berechtigungen oder die Verrechnungsschnittstellen anbelangt, werden wir noch einiges an Arbeit vor uns haben.“ Der zeitliche Ablauf für die LMS-Integration sah so aus:

  • Februar 2015: Kick-off, Basiskonfiguration, finale Spezifikation
  • März 2015: Testing, Migration, Training
  • April 2015: technisches Go-Live
  • Juni 2015: Planung, Roadmap
Dr. Robert Schweiger, IT Management, Voestalpine Division Metal Engineering

Die Implementierung der Lernplattform SuccessFactors (SAP) erfolgte innerhalb acht Wochen – vom Kick-off bis zum technischen Go-Live. Das ist eine technische Sensation, habe ich mir sagen lassen. Das hat es so noch nicht gegeben.

 

Mag. Funda Federspiel, Education & Consultancy, Voestalpine Personal Services

Lessons learned:
Ein erfahrener Partner denkt mit

Die beiden Referenten schilderten auch das, was bei der Implementierung nicht so reibungslos lief wie erwartet. Bezogen auf das Learning-Management-System waren das folgende Punkte:

  • Die Einführung zentraler IT-Systeme in eine heterogene Organisation ist abstimmungstechnisch sehr umfangreich und „wirklich sehr herausfordernd“.
  • Der Betriebsrat spielt eine wichtige Rolle und gehört rechtzeitig eingebunden.
  • Rechtliche Rahmenbedingungen (zum Beispiel die Datenschutzkommission) sind zum Teil sehr komplex.
  • Der Bedarf und die (Lern-)Kultur in den einzelnen Konzernteilen kann sehr unterschiedlich sein (zum Beispiel bei der Frage, wie viel Selbstständigkeit dem einzelnen Lerner zugestanden wird).
  • Bei der Abwicklung über ein Shared Service ist eine Rollenklärung hinsichtlich strategischer Entscheidungen wichtig.
  • Der Lizenzierungsumfang ist auch bei skalierbaren Lösungen vorher exakt zu prüfen.

Bezogen auf das Performance-Support-System (tt performance suite) wurden folgende Lerneffekte beobachtet:

  • Im Konzern gab es unterschiedliche Sprachen, wenn über IT-Systeme und deren Inhalte gesprochen wurde.
  • Vorteile des Performance Support müssen wiederholt aufgezeigt und erklärt werden. Die Projektleitung hat auch eine „Predigerfunktion“.
  • Inhalte müssen für alle Anwender rechtzeitig verfügbar sein.
  • Anwendungseignerschaft ist hierarchisch hoch anzusiedeln.
  • Performance Support muss vom ganzen Unternehmen getragen werden.
Mag. Funda Federspiel, Education & Consultancy, Voestalpine Personal Services

Die Einführung zentraler IT-Systeme in eine heterogene Organisation ist abstimmungstechnisch sehr umfangreich und wirklich sehr herausfordernd.

 

Dr. Robert Schweiger, IT Management, Voestalpine Division Metal Engineering

Grundsätzlich gilt, dass für jede Implementierung ausreichende (interne) Ressourcen bereitgestellt werden sollten. Besonders wichtig war voestalpine die Unterstützung durch einen erfahrenen externen Partner. Unter seiner Anleitung wurde rechtzeitig überlegt, wie formelles und informelles Lernen kombiniert werden kann und was davon auf dem LMS abzuspeichern oder dem Performance Support zuzuordnen ist.