Meld u aan voor
onze nieuwsbrief

Gemeente Venlo kiest tt guide voor ondersteuning tijdens het werk

Gemeente Venlo realiseerde zich dat een structurele verandering van een proces alleen bereikt kan worden door actieve begeleiding van de medewerkers op de werkplek. tt guide biedt exact de gewenste ondersteuning middels stap-voor-stap instructies bij de Digitale Besluitvorming.

De klant

Gemeente Venlo is met ruim 100.000 inwoners de grootste gemeente in Noord-Limburg en qua inwonertal de tweede van de Nederlandse provincie Limburg. De gemeente Venlo is een moderne, ambitieuze organisatie die bouwt aan de ontwikkeling van de stad en het verbeteren van de dienstverlening aan de inwoners.

De ontwikkeling is gericht op verbetering van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing, klantgerichter opereren, meer integraal werken en meer ruimte en verantwoordelijkheid aan de medewerkers te geven. Daarnaast worden antwoorden geformuleerd op de uitdagingen van verdergaande digitalisering, regionalisering, decentralisaties, voortdurende eisen aan efficiency en effectiviteit en de eisen van een nieuwe generatie werknemers en burgers.

De uitdaging

Invoering van een zaaksysteem was noodzakelijk om te voldoen aan de doelstellingen met betrekking tot de snelheid waarmee vragen van de burger kunnen worden afgewikkeld. Op elk moment moet er inzicht zijn in de voortgang van het proces waarin een zaak wordt afgewikkeld.

Digitale Besluitvorming is nieuw voor de organisatie. Vanuit het zaaksysteem worden besluiten voorgelegd aan directieteam en college. Dit moet gebruikersvriendelijk zijn, handig in gebruik en aansluiten op de systemen die men al gebruikt. Als dat niet zo is, dan wordt er al snel gegrepen naar alternatieve oplossingen of oude bekende werkwijzen. Dat wilde Gemeente Venlo nu juist voorkomen. Iedereen moet met hetzelfde systeem voor Digitale Besluitvorming werken om de beoogde doelstellingen te realiseren.

Binnen de gemeente Venlo zijn we druk bezig met de introductie van Digitale Besluitvorming. tt guide blijkt een prima hulpmiddel om gebruikers vertrouwd te maken met deze compleet nieuwe manier van werken.

 

John van den Hout, Project manager

Het project

Er moesten instructies worden gerealiseerd die de gebruikers direct in het proces en op elk gewenst moment verder konden helpen. Hiervoor heeft gemeente Venlo gekozen voor tt guide.

Na een korte implementatie van tt guide was Gemeente Venlo in staat zelf deze instructies, zogenoemde guides, te ontwikkelen. Deze guides begeleiden de gebruiker nu stap-voor-stap door het proces in het systeem. Deze instructies zijn zelf verklarend en sturend waardoor de gebruiker het eigenlijk niet kan fout doen.

De guides worden contextgevoelig aangeboden waardoor de gebruiker niet hoeft te zoeken naar instructies. Binnen enkele seconden en hooguit 2 muisklikken is de juiste instructie beschikbaar. Dat scheelt veel tijd. 

In augustus 2016 is het stadskantoor (craddle2craddle) in gebruik genomen. In deze fantastische, nieuwe, flexibele werkomgeving wordt ook de Digitale Besluitvorming geïntroduceerd, met gebruikmaking van nieuwe software. De tt guides leveren een substantiële bijdrage aan de implementatie van de nieuwe systemen.

 

Peter Paul Duijf, trainer

De implementatie

Met name door de eenvoud in het gebruik voor de medewerkers en de snelheid waarmee de instructies gebouwd kunnen worden, heeft gemeente Venlo gekozen voor tt guide.

Na een snelle en eenvoudige technische implementatie is een team van 4 medewerkers van gemeente Venlo door tts opgeleid in het ontwikkelen van de guides. Dit team heeft vervolgens in zeer korte tijd alle benodigde instructies ontwikkeld waarmee ze de verwachtingen hebben waargemaakt.

De voordelen

Gemeente Venlo is met name zeer tevreden over het enthousiasme waarmee gebruikers hebben gereageerd op deze nieuwe manier van ondersteuning tijdens het werk en de snelheid waarmee de instructies gemaakt konden worden. 

Dit bespaart substantieel op ontwikkeltijd en tijd dat gebruikers anders in het klaslokaal hadden moeten komen. Daarnaast is ook duidelijk merkbaar dat er minder vragen op de supportdesk komen omdat de gebruikers een hogere zelfredzaamheid hebben nu ze de guides inzetten als ze vastlopen.