Atruvia AG: Implementación exitosa de Microsoft 365
Personas y tecnología: la clave del éxito
La implementación de Microsoft 365 en varias centenas de sucursales de Volksbanken y Raiffeisenbanken supuso un desafío importante para Atruvia. En el marco del proyecto „way2digitalwork“, aplicaciones como Teams, Outlook y OneDrive no solo debían estar disponibles de manera generalizada, sino también integrarse de forma sostenible en la rutina laboral diaria. Para aprovechar al máximo el potencial de Microsoft 365, además de la implementación técnica, era fundamental ofrecer una capacitación práctica a los empleados, independientemente de sus conocimientos digitales previos.
Sin una transmisión de conocimientos completa y medidas de acompañamiento específicas, existía el riesgo de que las nuevas aplicaciones de Microsoft no cumplieran las expectativas. Por ello, el desafío del proyecto consistió en combinar la implementación técnica con una estrategia de habilitación adaptada a las necesidades de los empleados.
Contenidos estándar combinados con aprendizaje personalizado en el flujo de trabajo
Para afrontar este desafío en la implementación de Microsoft 365, Atruvia apostó por una combinación de contenido estándar y materiales de aprendizaje personalizados. Estos contenidos se ofrecen de manera contextual a través de tts performance suite, la Digital Adoption Platform de tts. De este modo, los colaboradores reciben apoyo exactamente allí donde y cuando lo necesitan: directamente en la aplicación y en el momento de la necesidad.
Además de las guías de Office del portafolio estándar, tts desarrolla de forma continua contenidos de aprendizaje individualizados, incluyendo Web-Based Trainings (WBTs) y guías sobre temas de M365. Desde julio de 2023, tts, como parte del equipo del proyecto y en estrecha colaboración con Atruvia, se encarga de la creación y el mantenimiento continuo de los contenidos. Así, los materiales de aprendizaje se mantienen actualizados, prácticos y adaptados a las necesidades, constituyendo un componente clave para el uso sostenible de M365 en el día a día laboral.
Acompañamiento de aprendizaje estructurado en el proyecto de Microsoft 365
Implementación de tts performance suite como fuente central de conocimiento
Un componente clave del proyecto fue la implementación de tts performance suite, la Digital Adoption Platform de tts, como solución de aprendizaje de alcance general. Proporcionada por Atruvia, permitió ofrecer a todos los bancos involucrados contenidos de aprendizaje uniformes y contextuales. De este modo, los colaboradores tienen acceso directo a los materiales de apoyo sin necesidad de salir de su entorno de trabajo.
Combinación de contenido estándar y materiales de aprendizaje personalizados
Al inicio del proyecto, se integraron guías sobre Teams, Outlook y OneDrive del portafolio estándar existente de tts. Paralelamente, tts desarrolló contenidos de aprendizaje individualizados, adaptados específicamente a las necesidades del entorno bancario. El contenido incluía tanto Web-Based Trainings (WBTs) como guías interactivas, y se fue ampliando de manera progresiva.
Mantenimiento continuo de contenidos con recursos dedicados
Desde julio de 2023, tts ha destinado de forma permanente media jornada para la creación y mantenimiento de contenidos. Al inicio, dos personas compartían esta tarea; desde 2024, se centralizó en una sola persona. Esto ha garantizado una gestión consistente del proyecto en todas las fases y ha permitido adaptarse con flexibilidad a nuevos requerimientos.
Colaboración estrecha dentro del equipo del proyecto
Un aspecto distintivo del proyecto fue la coordinación cercana entre tts y Atruvia: tts no solo actuó como proveedor de servicios, sino que se integró como miembro del equipo del proyecto. Esta colaboración estrecha permitió una comunicación directa, acuerdos rápidos y una comprensión profunda de los requisitos técnicos, organizativos y funcionales de los bancos.
Soporte de aprendizaje que crece con la organización
La gestión de la tts performance suite está diseñada de manera dinámica. Se incorporan nuevos contenidos según las necesidades y se actualizan regularmente los existentes, manteniendo la plataforma de aprendizaje viva y relevante, incluso más allá de la fase inicial de despliegue de M365.
Transición hacia la operación regular planificada
El proyecto „way2digitalwork“ finalizará oficialmente el 31 de diciembre de 2025. No obstante, ya está claro que la tts performance suite seguirá desempeñando un papel importante en el trabajo diario de los bancos. Para garantizar que el soporte de aprendizaje contextualizado esté disponible a largo plazo, la gestión de la Digital Adoption Platform se transferirá progresivamente a la organización permanente de Atruvia.
Acerca de Atruvia AG
Atruvia AG es el socio de digitalización del Grupo Financiero Cooperativo en Alemania. Como proveedor de servicios de TI, la empresa atiende a unas 800 Volksbanken y Raiffeisenbanken, así como a otras compañías del sector financiero. Con una oferta integral que abarca banca, infraestructura de TI y consultoría de procesos, Atruvia participa activamente en la transformación digital de sus clientes.
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