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Introducción de SAP en 235 delegaciones de General Óptica en España

Como el líder español de óptica General Óptica preparó a sus 1.600 empleados en 235 delegaciones para la introducción de SAP.

El Cliente

General Óptica, cadena líder referente en el sector óptico español, con una cuota de mercado del 12% y con presencia creciente en el mercado portugués, mantiene desde su fundación en el año 1955 el compromiso por mejorar la salud visual de sus clientes y conseguir su total satisfacción. En la actualidad cuenta con más de 1.600 profesionales dispuestos a ofrecer el mejor servicio en soluciones ópticas y auditivas. Personas en constante formación que están al día de los últimos avances en salud visual, apostando por un servicio de calidad y una inversión permanente en tecnologías. Dispone de 210 tiendas propias y 38 franquiciadas, todas ellas respaldadas desde sus oficinas centrales, ubicadas en Barcelona.

El Reto

La implantación de SAP en todo el grupo de General Óptica. Debido a la gran dispersión geográfica de la red de tiendas de General Óptica, el mayor esfuerzo del proyecto se centró en aquellos contenidos que afectaban a la solución de tienda, por la dificultad de formación que representa. El reto principal consistió en concentrar la formación del elevado número de módulos de SAP de los que se disponía, en un modelo que fuera conciso y resultara útil para el usuario, con independencia de su ubicación. En total se crearon 600 manuales y simulaciones de e-learning.

La Solución

El primer paso consistió en diseñar la estructura documental de modo que fuera lo más intuitiva y eficiente posible para el usuario. Una vez finalizada la documentación, se preparó el calendario de cursos y a cada empleado se le asignó el número de cursos o materias que debía realizar, dependiendo de su rol en la compañía. Tras una primera etapa de formación presencial (donde el formador ya utilizaba la solución de tts), se le entregaba al usuario su calendario, para que pudiera realizar las prácticas correspondientes a través de tts. El cumplimiento de esta tarea era supervisado por sus responsables, para asegurar que todos hubieran cumplido con el calendario de formación previsto, antes de realizar la implantación.

"Descubrimos que tt knowledge force era una herramienta que nos ofrecía la posibilidad de cumplir este objetivo ya que permitía que el usuario pudiera practicar inicialmente en un entorno similar al sistema, pero totalmente ajeno a éste. Además se podía adaptar a las características de aprendizaje de cada persona y también nos facilitaba el abandono de los clásicos manuales, sustituyéndolos por una herramienta interactiva, de fácil manejo y actualización."

 

Eulalia Brucart, System Manager a General Óptica

La Implementación

El proceso comenzó en septiembre de 2009, con la instalación de la herramienta de tts. Desde Octubre hasta principios de diciembre de 2009, los diversos autores crearon tanto la estructura, como los manuales de formación interactivos. Terminado este proceso, en Diciembre de 2009 se formaron todos los usuarios de la sede central y también a los de 3 tiendas piloto (lo que vino a significar unas 200 personas aproximadamente).

En diciembre de 2009 y en septiembre de 2010 se se formó a dos grupos de formadores (32 personas) que fueron los que desplegaron progresivamente la formación en las 235 tiendas. A lo largo de la mayor parte de 2010 (en concreto desde Febrero a Diciembre), se formó al resto de la Organización (unas 1.600 personas de tiendas) a través del equipo de formadores anteriormente descrito.

Para conseguir estos objetivos, se instalaron los siguientes módulos de tt knowledge force:

  • para la creación de manuales de usuario y tutoriales guiados de e-learning
  • usado para la estructuración de los contenidos formativos creados, en cursos de formación orientados a las necesidades formativas de los usuarios, según sus perfiles en la empresa
  • empleado en la organización de los contenidos en un árbol de procesos
  • para la publicación de los cursos y los contenidos en el portal, a fin de dar acceso a los usuarios finales directamente desde sus puestos de trabajo
  • proporciona acceso a los contenidos informativos desde SAP, como ayuda online contextual

Los resultados fueron excelentes: la herramienta cumplió a la perfección su papel y sin duda lo más destacable de la experiencia es la magnífica respuesta de todos los empleados para llevar a cabo el proyecto, consiguiendo implantarlo dentro del plazo y del presupuesto previsto.

 

Eulalia Brucart, System Manager a General Óptica

Los Beneficios

La utilización de tt knowledge force ha permitido un ahorro considerable en recursos de formación, tanto en la creación de documentación como, especialmente, en la implantación en nuestras tiendas. Gracias a tt knowledge force se han conseguido reducir los días de desplazamiento empleados por los formadores, así como el número de estos in situ.