SAP S/4HANA: Alles, was Sie jetzt wissen müssen

Kosteneffizienz und die Fähigkeit, schnell und datenbasiert auf neue Anforderungen zu reagieren, sind für den Erfolg eines Unternehmens, egal in welcher Branche, heute entscheidender denn je. Genau dafür soll SAP S/4HANA den passenden Unterbau liefern. Tatsächlich hat die neueste ERP-Business-Suite viel zu bieten, allem voran eine deutlich bessere Performance, neue, KI-gestützte Funktionen sowie zahlreiche Vereinfachungen, die den Unternehmen helfen, Ballast abzuwerfen und agiler zu werden. Fakt ist aber auch, dass der Umstieg wie auch der Einstieg in SAP S/4HANA eine enorme Herausforderung für die gesamte Organisation darstellen. 

Umso wichtiger ist es, die Reise in Richtung SAP S/4HANA sorgfältig zu planen und im Vorfeld alle notwendigen Weichen zu stellen. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei. Sie erfahren mehr über die wichtigsten Funktionen, Editionen und deren Einsatzmöglichkeiten und erhalten einen umfassenden Überblick über SAP S/4HANA. Der Beitrag beleuchtet die Vorteile und Herausforderungen, stellt die verschiedenen Elemente vor und erklärt, worauf es bei einer erfolgreichen Migration ankommt. So sind Sie bestens gerüstet, um die Neuerungen und Vorteile der Cloud-ERP-Software optimal für Ihre Geschäftsziele zu nutzen und eventuelle Fallstricke sicher zu umgehen.

Der Wechsel auf SAP S/4HANA verspricht einen erheblichen Mehrwert, weil die aktuelle ERP-Generation von SAP als direkte Reaktion auf die vielfältigen Herausforderungen der digitalen Transformation entwickelt wurde. Trotzdem darf die Software keineswegs als Allheilmittel zur Bewältigung aller Anforderungen der Digitalisierung betrachtet werden, wie die folgende Gegenüberstellung der wichtigsten Vorteile und Herausforderungen zeigt:

Die Planung einer SAP-S/4HANA-Roadmap erfordert sorgfältige Überlegungen und Vorbereitungen, um das Upgrade reibungslos abzuwickeln und die Transformation anzuschieben:

1. Projektdauer nicht unterschätzen

Nach Auskunft von SAP sollte die Umstellung auf SAP S/4HANA in 12 bis 18 Monaten über die Bühne gehen. Umfragen zeigen jedoch, dass mit einer Projektdauer von zwei bis vier Jahren – je nach Integrationstiefe und Umfang – gerechnet werden sollte. 

2. Vorwärts- oder Rückwärtsplanung?

Unternehmen können entweder eine Rückwärts- oder eine Vorwärtsplanung in Betracht ziehen. Die Rückwärtsplanung bietet sich an, wenn ein fixes Go-live-Datum vorgegeben ist, und arbeitet sich rückwärts durch die erforderlichen Schritte. Die Vorwärtsplanung beginnt mit dem aktuellen Stand und gliedert alle Milestones basierend auf den verfügbaren Ressourcen entlang der Zeitleiste.

3. Verfügbarkeit der IT-Abteilung prüfen

Entscheidend für den Erfolg des Projekts ist die Verfügbarkeit der IT-Abteilung. Externe Expertise sollte, falls erforderlich, frühzeitig gebucht werden, weil die verfügbaren Kapazitäten schnell knapp werden könnten, je näher das Ende der Support-Phase rückt.

4. Fachbereiche einbinden

Die Umstellung auf SAP S/4HANA erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachabteilungen. Entscheidend dabei ist vor allem die Verfügbarkeit von Key-User:innen, um die Anforderungen und Prozesse richtig zu verstehen und zu implementieren.

5. Das Projektteam braucht Prozess-Know-how

Ein tiefes Verständnis der Arbeitsabläufe ist die zentrale Voraussetzung für eine erfolgreiche Umstellung. Damit das Projektteam den Workflow prüfen und optimieren kann, muss es über detailliertes Know-how verfügen.

6. Umfang von Altlasten bewerten

Die Menge und die Komplexität der vorhandenen Daten, Instanzen und Systeme haben erhebliche Auswirkungen auf den Planungs- und Migrationsprozess. Aus diesem Grund sollte der Umfang der Altlasten sorgfältig analysiert und bewertet werden. So lassen sich Verzögerungen vermeiden und ein Ausufern der Kosten unterbinden.

7. Umfassendes Changemanagement aufsetzen

Damit die neuen Systeme und Prozesse auch akzeptiert und genutzt werden, erfordert der Wechsel auf SAP S/4HANA ein effektives Changemanagement. Es umfasst die Kommunikation der Projektziele und -fortschritte einschließlich geeigneter Feedback-Mechanismen, die Schulung der Mitarbeitenden sowie ihre Unterstützung beim Erlernen der neuen Abläufe am Arbeitsplatz. Achtung: Häufig wird bei SAP-S/4HANA-Projekten der Fokus ausschließlich auf die technische Umsetzung gelegt, dabei stellen ein unzureichendes Changemanagement und fehlende Schulungen eine große Gefahr für den Projekterfolg dar.

8. Projekterfahrungen nutzen

Erfahrungen aus früheren Projekten liefern wertvolle Erkenntnisse für die Planung und Durchführung der SAP-S/4HANA-Implementierung. Die Prüfung und Bewertung von früheren Fehlern beziehungsweise Erfolgen hilft, Probleme vorherzusehen und zu vermeiden. Hier kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Unternehmen, die sich auf die Einführung von SAP S/4HANA spezialisiert haben, verfügen in der Regel über wertvolle Erfahrung mit solchen Projekten.

9. Risiken durch Vorprojekte minimieren

Vorprojekte bieten eine ideale Möglichkeit, bestimmte Aspekte der Umstellung wie die Analyse und Bereinigung von Daten oder die Prüfung von neu standardisierten Prozessen vorab in einem kleineren Rahmen zu testen und zu optimieren. So lassen sich Risiken minimieren und SAP Best Practices für den endgültigen Umstieg erarbeiten.

Bei SAP Fiori handelt es sich um eine Sammlung von Anwendungen (Apps) und Benutzeroberflächen (UI), die speziell entwickelt wurden, um die Nutzung von SAP S/4HANA und anderen SAP-Lösungen zu verbessern. Im Vergleich zum nicht mehr zeitgemäßen UI der Vorgängerversion lassen sich SAP-Fiori-Apps einfach bedienen und bieten den Nutzer:innen optimale Unterstützung bei der Erledigung ihrer Aufgaben. Die Benutzeroberfläche SAP Fiori ist vergleichbar mit mobilen Anwendungen und lässt sich genau wie sie flexibel nutzen. 

Für mehr Akzeptanz und Produktivität sorgen vor allem die folgenden Merkmale: SAP Fiori ist

• personalisierbar: Die Nutzer:innen können ihre Startbildschirme und Dashboards individuell anpassen, indem sie die für sie relevanten Apps und Informationen hinzufügen.
• rollenbasiert: Die Apps sind auf die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der verschiedenen Rollen im Unternehmen zugeschnitten. Dadurch sehen und nutzen die User:innen nur die Funktionen, die für ihre Aufgaben relevant sind. Das vereinfacht die Navigation und die Bedienung der Software.
• teamorientiert: Das Element ist nahtlos in andere SAP-Lösungen und -Module integriert. So können die Mitarbeitenden problemlos zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, Informationen austauschen oder zusammenarbeiten, ohne die Benutzeroberfläche zu verlassen.
• responsiv und mobil nutzbar: Die Apps passen sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und -auflösungen an. Das gestattet den Zugriff auf alle Funktionen mit jedem gängigen Endgerät, ob Desktop-PC, Tablet oder Smartphone.

Die drei größten Herausforderungen bei der Einführung von SAP S/4HANA sind, einer aktuellen Umfrage zufolge, die Datenmigration (39 Prozent), die Anpassung der IT-Landschaft (37 Prozent) und fehlendes Personal in den Fachbereichen (36 Prozent). Tatsächlich fällt die Liste der Herausforderungen aber um einiges länger aus, weil die ERP-Migration ein Transformationsprojekt ist, bei dem alle Unternehmensteile zur gleichen Zeit in Bewegung sind und nicht selten aus dem Gleichgewicht geraten. 

Migration und Bereinigung von Daten

Wenn sich beim Systemwechsel auf SAP S/4HANA das Datenmodell ändert, ist eine unternehmensweite Migration der Daten zwingend notwendig. Das ist einer der kritischsten Schritte bei der Umstellung. Der Knackpunkt besteht darin, die Datenstruktur radikal zu vereinfachen, also zum Beispiel nur einen einheitlichen Geschäftspartnerstamm mit sämtlichen Merkmalen anzulegen, statt diese Merkmale, wie bisher, auf „Debitor, „Kreditor“ und „Geschäftspartner“ zu verteilen.

Auf diese Weise werden Workflows vermieden, die mühsam und fehleranfällig sind. Das setzt jedoch voraus, dass alle relevanten Daten vor der Übertragung gründlich analysiert, bereinigt, transformiert und optimiert werden, bevor sie den neuen Strukturen angepasst werden. Mit den SAP Solutions for Enterprise Information Management stellt SAP eine Reihe von verschiedenen Lösungen bereit, mit denen sich viele dieser Arbeitsschritte effizient erledigen lassen.

Anpassung der Systemlandschaft

Der Wechsel von einer bestehenden SAP-ERP-Lösung auf SAP S/4HANA erfordert verschiedene Anpassungen der Systemlandschaft, damit die neuen Funktionen und Technologien optimal eingesetzt werden können.

So läuft beispielsweise die In-Memory-Datenbank SAP HANA ausschließlich unter Linux. Außerdem benötigt sie deutlich mehr Arbeitsspeicher als herkömmliche Datenbanken, und von den schnellen Reaktionszeiten von SAP S/4HANA profitieren die Nutzer:innen nur, wenn die Netzwerkinfrastruktur entsprechend leistungsfähig angelegt ist.

Bestehende Anwendungen und kundenspezifische Lösungen müssen unter Umständen überarbeitet, aktualisiert oder gar neu entwickelt werden, damit sie mit SAP S/4HANA kompatibel werden und reibungslos funktionieren. Mit dem SAPReadiness Check lässt sich der Zustand der vorhandenen IT-Architektur in diesem Punkt vorab prüfen. 

Ressourcenengpässe in den Fachabteilungen vermeiden

Des Weiteren erfordert der Wechsel auf SAP S/4HANA eine intensive Beteiligung der Fachabteilungen. Um Engpässe zu vermeiden, sollte deshalb frühzeitig eine detaillierte Ressourcenplanung durchgeführt werden, mit der sich die Verfügbarkeit aller relevanten Key-User:innen ermitteln lässt. Zeitliche Puffer in der Projektplanung helfen, Verzögerungen oder personelle Ausfälle abzufedern. Um eine Überlastung zu vermeiden, sollten die Ressourcen auf die wichtigsten Projektphasen und -aufgaben fokussiert werden. Eine schrittweise Integration einzelner Module oder Geschäftsbereiche reduziert die Belastung der Fachabteilungen ebenfalls, während Ressourcenmanagementtools dabei helfen, die Planung und Verteilung der Aufgaben effizient zu steuern.

Zusätzliche Entlastung bringen der Einsatz von Automatisierungslösungen, aber auch die Heranziehung externer Fachleute, die die Key-User:innen zum Beispiel bei der Dokumentation und der Schulung der Anwender:innen unterstützen.

Projektteam und Key-User:innen vor der Migration qualifizieren

Damit sich das Projektteam und die Key-User:innen effizient und engagiert in das Re-Design der Prozesse einbringen können, müssen sie vorab ein umfassendes Verständnis für das Programm entwickeln und sich spezifische Detailkenntnisse aneignen. Das kann durch die Implementierung eines umfassenden Schulungsprogramms erfolgen, das sowohl theoretisches Wissen als auch praktisches Know-how vermittelt.

Zusätzlich sollten die Key-User:innen die Möglichkeit bekommen, die neuen Funktionen von SAP S/4HANA im Rahmen einer Probeinstallation während ihrer täglichen Arbeit kennenzulernen. Gerade die Key-User:innen sollten besonders intensiv geschult werden und eng mit dem Projektteam zusammenarbeiten, um eine reibungslose Anpassung und Einführung der neuen Prozesse zu gewährleisten. Außerdem sollten regelmäßig Feedbackschleifen eingerichtet werden, die die schnelle Optimierung der Prozesse ermöglichen und dazu beitragen, Akzeptanzprobleme aus der Welt zu schaffen. 

Enablement der Mitarbeitenden in den Fokus nehmen

Letztendlich hängt der Erfolg oder Misserfolg einer Migration jedoch von den End-User:innen ab, also von den Mitarbeitenden in den Fachabteilungen, und davon, wie gut sie über Schulungen und andere Qualifizierungsmaßnahmen auf die Veränderung vorbereitet worden sind. Diese Schulungen sollten in verschiedenen Formaten wie Präsenzseminaren, Webinaren und E-Learnings angeboten werden, um den unterschiedlichen Lernstilen und Zeitplänen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.

Wichtig ist auch, etwa mithilfe von Plattformen und Foren eine Kultur des Lernens und der Innovation zu fördern, wo die Mitarbeitenden Erfahrungen austauschen, Best Practices diskutieren und gemeinsam Lösungen für auftretende Probleme entwickeln.

Hier hat sich der Einsatz einer Digital Adoption Platform (DAP) als besonders effizient erwiesen. Sie stellt Hilfsangebote zu Anwendungen und Prozessen direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung und ermöglicht die kontinuierliche Analyse und Optimierung des Lernprozesses, indem sie die individuellen Lernfortschritte und -schwierigkeiten identifiziert. Das wirkt sich nicht nur positiv auf das Anwendungs- und Prozesswissen der einzelnen Mitarbeitenden aus, sondern auch auf ihre Motivation, aktiv an der erfolgreichen Datenmigration auf SAP S/4HANA mitzuwirken.

Schon in wenigen Jahren sind SAP R/3 und SAP ECC Geschichte. Die Zukunft gehört der Suite SAP S/4HANA, einer modernen ERP-Software, die Echtzeitdatenverarbeitung, vielfältige Möglichkeiten zur Prozessdigitalisierung und bessere Entscheidungen ermöglicht.

Damit ein reibungsloser Umstieg gewährleistet ist, ist es umso wichtiger, die Datenmigration schon heute sorgfältig zu planen und erfolgskritische Herausforderungen zu identifizieren.

Nutzen Sie die Chance, Ihr Unternehmen auf ein neues Level der Transformation zu bringen, und kontaktieren Sie uns bei Fragen rund um SAP, die entsprechende Edition und ihre Erfolge. Als erfahrener SAP-Partner unterstützen wir Sie gerne bei der Umstellung Ihres Unternehmens auf SAP S/4HANA.