SAP S/4HANA – alles, was Sie jetzt wissen müssen

SAP S/4HANA: Alles, was Sie jetzt wissen müssen

Spätestens 2030 ist alles vorbei: Dann endet der Support für ältere ERP-Lösungen von SAP. Diesen Umstand hat SAP bereits 2020 angekündigt, jetzt wird es allmählich Zeit, dass sich auch die Unternehmen, die SAP nutzen, ernsthaft und intensiv mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA beschäftigen. Die wichtigsten Fragen dazu beantworten wir in diesem Artikel.

Kosteneffizienz und die Fähigkeit, schnell und datenbasiert auf neue Anforderungen zu reagieren, sind für den Erfolg eines Unternehmens, egal in welcher Branche, heute entscheidender denn je. Genau dafür soll SAP S/4HANA den passenden Unterbau liefern. Tatsächlich hat die neueste ERP-Business-Suite viel zu bieten, allem voran eine deutlich bessere Performance, neue, KI-gestützte Funktionen sowie zahlreiche Vereinfachungen, die den Unternehmen helfen, Ballast abzuwerfen und agiler zu werden. Fakt ist aber auch, dass der Umstieg wie auch der Einstieg in SAP S/4HANA eine enorme Herausforderung für die gesamte Organisation darstellen. 

Umso wichtiger ist es, die Reise in Richtung SAP S/4HANA sorgfältig zu planen und im Vorfeld alle notwendigen Weichen zu stellen. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei. Sie erfahren mehr über die wichtigsten Funktionen, Editionen und deren Einsatzmöglichkeiten und erhalten einen umfassenden Überblick über SAP S/4HANA. Der Beitrag beleuchtet die Vorteile und Herausforderungen, stellt die verschiedenen Elemente vor und erklärt, worauf es bei einer erfolgreichen Migration ankommt. So sind Sie bestens gerüstet, um die Neuerungen und Vorteile der Cloud-ERP-Software optimal für Ihre Geschäftsziele zu nutzen und eventuelle Fallstricke sicher zu umgehen.

SAP S/4HANA: Die bislang leistungsfähigste ERP-Lösung von SAP zur Optimierung der Geschäftsprozesse

SAP S/4HANA: Leistungsfähige ERP-Lösung von SAP zur Optimierung der Geschäftsprozesse

SAP S/4HANA ist eine Business Suite von SAP in der vierten Generation. Die Software kann in verschiedene Module eingebunden werden: on-premises, als Cloud-Lösung oder als eine Hybrid-Variante. Der Nachfolger der Softwareangebote SAP R/3 und SAP ERP Central Component (SAP ECC) wurde entwickelt, damit Unternehmen den Anforderungen der digitalen Wirtschaft jederzeit gewachsen sind und sich an Marktveränderungen ebenso schnell wie effizient anpassen können. Verschiedene Pakete – RISE with SAP (SAP S/4HANA Cloud Private Edition) und GROW with SAP (SAP S/4HANA Cloud Public Edition) – sollen die Einführung erleichtern. Damit bietet der neue Release mehr als nur ein neues Enterprise Resource Planning: Alle Geschäftsbereiche lassen sich damit lückenlos abdecken.

Die Unterschiede zwischen SAP S/4HANA und früheren ERP-Produkten von SAP liegen vor allem in der technologischen Basis, der In-Memory-Technologie SAP HANA (= High Performance Analytic Appliance) und dem radikal vereinfachten Datenmodell, das eine redundante Datenhaltung weitgehend eliminiert und den Speicherbedarf um bis zu 50 Prozent verringert. Das hat zur Folge, dass alle wichtigen Geschäftsdaten komplett im Arbeitsspeicher abgelegt werden können, wo sie sich wesentlich schneller verarbeiten lassen. In der Praxis bedeutet das: Alle Mitarbeitenden können auf Livedaten zugreifen und sind jederzeit auf dem aktuellen Stand. Zugleich ermöglicht es die Technologie, Problemlösungen auf der Grundlage von Geschäftsszenario-Simulationen oder Prüfungen in Echtzeit zu finden und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Im Rahmen der „Cloud First“-Strategie bietet das ERP darüber hinaus umfassende Möglichkeiten und Hilfestellungen zum Cloud-Betrieb von SAP S/4HANA und eine Migration in die Cloud. Dadurch haben die Kund:innen die Möglichkeit, weitere Tools zur Entscheidungsunterstützung sowie KI zur Anpassung ihrer Arbeitsabläufe einzusetzen, was sich bei der Einbindung einer Cloud ERP positiv auswirkt. Zudem bietet die neue Version mit SAP Fiori ein personalisiertes, rollenbasiertes User Interface, das sich an Apps aus dem Consumerbereich orientiert und nicht nur am Rechner im Büro genutzt werden kann, sondern auch mobil über Smartphone oder Tablet. RISE with SAP ermöglicht den Umzug in die Cloud, ohne dass SAP neu implementiert werden muss. 

Was sind die Vor- und Nachteile von SAP S/4HANA?

Der Wechsel auf SAP S/4HANA verspricht einen erheblichen Mehrwert, weil die aktuelle ERP-Generation von SAP als direkte Reaktion auf die vielfältigen Herausforderungen der digitalen Transformation entwickelt wurde. Trotzdem darf die Software keineswegs als Allheilmittel zur Bewältigung aller Anforderungen der Digitalisierung betrachtet werden, wie die folgende Gegenüberstellung der wichtigsten Vorteile und Herausforderungen zeigt:

Was sind die Vor- und Nachteile von SAP S/4HANA?

Vorteile von SAP S/4HANA

Bessere Performance

SAP S/4HANA verfügt nur über halb so viele Codezeilen, Datenelemente und Tabellen wie SAP ERP Central Component (SAP ECC). Im Zusammenspiel mit der In-Memory-Datenbank SAP HANA ergeben sich daraus deutlich schnellere Reaktionszeiten, die Echtzeitentscheidungen auf der Basis von Simulationen, Prognosen oder Datenvisualisierungen ermöglichen.

Geringerer Wartungsaufwand 

Durch die Nutzung einer zentralen Datenbank fällt die Systemarchitektur von SAP S/4HANA weniger komplex aus als die der Vorgänger SAP R/3 und SAP ECC. Damit sinkt der Wartungsaufwand, gleichzeitig wird die Systemadministration erleichtert.

Höhere Innovationsgeschwindigkeit

SAP S/4HANA bringt zahlreiche neue Funktionen mit, darunter fortschrittliche Analysemöglichkeiten, KI-Tools, maschinelles Lernen und die Integration von IoT-Anwendungen. Die Kund:innen erhalten damit umfassende Möglichkeiten, innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln, Prozesse zu standardisieren und die Chancen der Digitalisierung zu nutzen.

Kostensenkung

Die vereinfachte Automatisierung und die Anpassung von Arbeitsabläufen mit SAP S/4HANA ermöglichen umfangreiche Kosteneinsparungen. Auch durch die schlankere Systemarchitektur sowie die Möglichkeit der Cloud-Nutzung bzw. der Inanspruchnahme von Software-as-a-Service-Angeboten lassen sich zusätzliche Einsparungen realisieren.

Mobilität und Prozesseffizienz

SAP Fiori verbessert die Usability der Anwendungen deutlich. Gleichzeitig ist gewährleistet, dass sich die Nutzer:innen schnell zurechtfinden und Prozesse von jedem Ort aus angestoßen werden können und auf jedem Gerät effizient laufen. 

Herausforderungen eines SAP-S/4HANA-Projekts 

Projektmanagement

Die Einführung von SAP S/4HANA kann nicht als reines IT-Projekt betrachtet werden, weil fachliche Themen dabei deutlich stärker dominieren als bei anderen SAP-Projekten üblich. Das macht die Planung und Durchführung der Implementierung ungewöhnlich komplex und erfordert die Koordinierung aller relevanten Stakeholder:innen.

Changemanagement

Die Umstellung auf SAP S/4HANA führt zu erheblichen Veränderungen, die sich auf die gesamte Organisation auswirken. Ein effektives Changemanagement ist entscheidend, um die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Dazu müssen alle Beteiligten rechtzeitig informiert, überzeugt und qualifiziert werden.

Neukonzeption im Unternehmen

Je nach Integrationstiefe müssen alle Prozesse geprüft, zum Standard zurückgeführt oder ganz neu aufgesetzt werden. Zudem sind die Daten für das vereinfachte Datenmodell vorzubereiten.

Kostenübersicht

Die Projektverantwortlichen müssen die Gesamtkosten des Projekts einschließlich Einbindung, Lizenzgebühren, Betriebskosten, Schulung und externem Support sorgfältig kalkulieren und überwachen. Damit es später im Projektverlauf nicht zu einem Ressourcenengpass bei den Key-User:innen kommt, dürfen die Kosten für die Qualifizierung der Nutzer:innen auf keinen Fall zu niedrig veranschlagt werden. Das Ziel ist es, ein realistisches Budget festzulegen, das alle Kostenfaktoren berücksichtigt.

Qualitätssicherung

Damit die Einführung von SAP S/4HANA Erfolg hat, ist eine umfassende Qualitätssicherung erforderlich. Dazu gehören die Prüfung und Validierung der neuen Systeme und Prozesse, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen und reibungslos funktionieren.

Welche SAP-S/4HANA-Module gibt es bei dem neuen ERP von SAP?

Welche SAP-S/4HANA-Module gibt es bei dem neuen ERP von SAP?

Mit SAP S/4HANA versucht SAP, Abläufe in End-to-End-Prozessen zu bündeln, nicht mehr in Modulen. Trotzdem sprechen die meisten immer noch von „Modulen“. SAP S/4HANA bietet Module für verschiedene Geschäftsbereiche, sogenannte Lines of Business (LoB), die die Unternehmen bei der Optimierung folgender Prozesse unterstützen:

  • Finance umfasst Finanzbuchhaltung, Controlling, Treasury und Risikomanagement sowie Reporting und ermöglicht bessere Entscheidungen bei der finanziellen Steuerung.
  • Asset Management unterstützt die effiziente Verwaltung und Optimierung von Vermögenswerten über den ganzen Lebenszyklus hinweg.
  • Human Resources deckt alle personalbezogenen Prozesse inklusive Talentmanagement in Echtzeit ab und stärkt die Mitarbeiterbindung.
  • Manufacturing bietet Funktionen für die Produktionsplanung und -steuerung einschließlich Termin- und Lieferplanung sowie für das Qualitätsmanagement.
  • Marketing and Commerce ermöglicht die Umsetzung zielführender Marketing- und Absatzkampagnen.
  • Research and Development erhöht das Innovationstempo und kurbelt die Prozesse in Forschung, Entwicklung und bei der Markteinführung neuer Produkte und Services an.
  • Sales deckt die Vertriebsprozesse vom Kundenmanagement bis zur Auftragsabwicklung ab.
  • Customer Service unterstützt die Entwicklung, Optimierung und Automatisierung von kundenzentrierten Lösungen.
  • Sourcing and Procurement optimiert die Beschaffungsprozesse und die Zusammenarbeit mit Lieferanten, senkt aber gleichzeitig die Procurement-Kosten.
  • Supply Chain ermöglicht eine präzise und transparente Steuerung der Lieferkette einschließlich Produktionsplanung, Chargenrückverfolgung, Lagerhaltung, Bestands- und Transportmanagement.

Was sollte bei der Planung einer SAP-S/4HANA-Roadmap berücksichtigt werden?

Die Planung einer SAP-S/4HANA-Roadmap erfordert sorgfältige Überlegungen und Vorbereitungen, um das Upgrade reibungslos abzuwickeln und die Transformation anzuschieben:

1. Projektdauer nicht unterschätzen

Nach Auskunft von SAP sollte die Umstellung auf SAP S/4HANA in 12 bis 18 Monaten über die Bühne gehen. Umfragen zeigen jedoch, dass mit einer Projektdauer von zwei bis vier Jahren – je nach Integrationstiefe und Umfang – gerechnet werden sollte. 

2. Vorwärts- oder Rückwärtsplanung?

Unternehmen können entweder eine Rückwärts- oder eine Vorwärtsplanung in Betracht ziehen. Die Rückwärtsplanung bietet sich an, wenn ein fixes Go-live-Datum vorgegeben ist, und arbeitet sich rückwärts durch die erforderlichen Schritte. Die Vorwärtsplanung beginnt mit dem aktuellen Stand und gliedert alle Milestones basierend auf den verfügbaren Ressourcen entlang der Zeitleiste.

3. Verfügbarkeit der IT-Abteilung prüfen

Entscheidend für den Erfolg des Projekts ist die Verfügbarkeit der IT-Abteilung. Externe Expertise sollte, falls erforderlich, frühzeitig gebucht werden, weil die verfügbaren Kapazitäten schnell knapp werden könnten, je näher das Ende der Support-Phase rückt.

4. Fachbereiche einbinden

Die Umstellung auf SAP S/4HANA erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachabteilungen. Entscheidend dabei ist vor allem die Verfügbarkeit von Key-User:innen, um die Anforderungen und Prozesse richtig zu verstehen und zu implementieren.

5. Das Projektteam braucht Prozess-Know-how

Ein tiefes Verständnis der Arbeitsabläufe ist die zentrale Voraussetzung für eine erfolgreiche Umstellung. Damit das Projektteam den Workflow prüfen und optimieren kann, muss es über detailliertes Know-how verfügen.

6. Umfang von Altlasten bewerten

Die Menge und die Komplexität der vorhandenen Daten, Instanzen und Systeme haben erhebliche Auswirkungen auf den Planungs- und Migrationsprozess. Aus diesem Grund sollte der Umfang der Altlasten sorgfältig analysiert und bewertet werden. So lassen sich Verzögerungen vermeiden und ein Ausufern der Kosten unterbinden.

7. Umfassendes Changemanagement aufsetzen

Damit die neuen Systeme und Prozesse auch akzeptiert und genutzt werden, erfordert der Wechsel auf SAP S/4HANA ein effektives Changemanagement. Es umfasst die Kommunikation der Projektziele und -fortschritte einschließlich geeigneter Feedback-Mechanismen, die Schulung der Mitarbeitenden sowie ihre Unterstützung beim Erlernen der neuen Abläufe am Arbeitsplatz. Achtung: Häufig wird bei SAP-S/4HANA-Projekten der Fokus ausschließlich auf die technische Umsetzung gelegt, dabei stellen ein unzureichendes Changemanagement und fehlende Schulungen eine große Gefahr für den Projekterfolg dar.

8. Projekterfahrungen nutzen

Erfahrungen aus früheren Projekten liefern wertvolle Erkenntnisse für die Planung und Durchführung der SAP-S/4HANA-Implementierung. Die Prüfung und Bewertung von früheren Fehlern beziehungsweise Erfolgen hilft, Probleme vorherzusehen und zu vermeiden. Hier kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Unternehmen, die sich auf die Einführung von SAP S/4HANA spezialisiert haben, verfügen in der Regel über wertvolle Erfahrung mit solchen Projekten.

9. Risiken durch Vorprojekte minimieren

Vorprojekte bieten eine ideale Möglichkeit, bestimmte Aspekte der Umstellung wie die Analyse und Bereinigung von Daten oder die Prüfung von neu standardisierten Prozessen vorab in einem kleineren Rahmen zu testen und zu optimieren. So lassen sich Risiken minimieren und SAP Best Practices für den endgültigen Umstieg erarbeiten.

SAP S/4HANA: Qualifizierung für Ihren Projekterfolg

Bosch, RWE und viele weitere Unternehmen arbeiten bereits erfolgreich mit tts zusammen. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin und erfahren Sie, wie mit effektivem Changemanagement und passenden Lernangeboten Ihr SAP-Projekt ein Erfolg wird!

Basis für SAP S/4HANA: SAP HANA, eine Datenbank mit In-Memory-Technologie

Was ist die SAP-HANA-Datenbank?

Die Basis für SAP S/4HANA ist SAP HANA, eine Datenbank mit In-Memory-Technologie. In-Memory bedeutet, dass die CPUs für ihre Berechnungen nicht auf Festplatten oder SSDs zugreifen müssen, weil alle benötigen Daten im Arbeitsspeicher (RAM) liegen. Diese Verschlankung der Architektur spart enorme Mengen Speicherplatz: Rund 50 Prozent der bis dato erforderlichen Tabellen, Codezeilen und Datenelemente werden nicht mehr gebraucht.

Zudem sind die Daten in Spalten statt in Zeilen organisiert. Auf diese Weise lassen sich transaktionale und analytische Funktionen parallel in einem System verarbeiten. Dies ermöglicht extrem schnelle Reaktionszeiten, die mit den Vorgängerversionen nicht realisierbar waren, und erlaubt es, Prognosen oder Analysen in Echtzeit durchzuführen. Der Umstieg auf SAP S/4HANA bietet im wahrsten Sinn des Wortes Wettbewerbs- durch Wissensvorteile.

Ein weiterer Pluspunkt der SAP-HANA-Datenbank ist ihre Kompatibilität mit älteren ERP-Systemen von SAP. Die Kund:innen können also von der verbesserten Leistung und den erweiterten Funktionen des Programms profitieren, ohne ihre gesamte IT-Infrastruktur neu aufbauen zu müssen. Indem SAP den Unternehmen die Gelegenheit bietet, Daten und Systeme schrittweise umzustellen, erleichtert der IT-Anbieter ihnen den Wechsel auf SAP S/4HANA.

Was ist SAP Fiori?

Bei SAP Fiori handelt es sich um eine Sammlung von Anwendungen (Apps) und Benutzeroberflächen (UI), die speziell entwickelt wurden, um die Nutzung von SAP S/4HANA und anderen SAP-Lösungen zu verbessern. Im Vergleich zum nicht mehr zeitgemäßen UI der Vorgängerversion lassen sich SAP-Fiori-Apps einfach bedienen und bieten den Nutzer:innen optimale Unterstützung bei der Erledigung ihrer Aufgaben. Die Benutzeroberfläche SAP Fiori ist vergleichbar mit mobilen Anwendungen und lässt sich genau wie sie flexibel nutzen. 

Für mehr Akzeptanz und Produktivität sorgen vor allem die folgenden Merkmale: SAP Fiori ist

  • personalisierbar: Die Nutzer:innen können ihre Startbildschirme und Dashboards individuell anpassen, indem sie die für sie relevanten Apps und Informationen hinzufügen.
  • rollenbasiert: Die Apps sind auf die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der verschiedenen Rollen im Unternehmen zugeschnitten. Dadurch sehen und nutzen die User:innen nur die Funktionen, die für ihre Aufgaben relevant sind. Das vereinfacht die Navigation und die Bedienung der Software.
  • teamorientiert: Das Element ist nahtlos in andere SAP-Lösungen und -Module integriert. So können die Mitarbeitenden problemlos zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, Informationen austauschen oder zusammenarbeiten, ohne die Benutzeroberfläche zu verlassen.
  • responsiv und mobil nutzbar: Die Apps passen sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und -auflösungen an. Das gestattet den Zugriff auf alle Funktionen mit jedem gängigen Endgerät, ob Desktop-PC, Tablet oder Smartphone.
Für die SAP-S/4HANA-Implementierung gibt es zwei Hauptansätze, den Brownfield-Ansatz und den Greenfield-Ansatz

Wie migriert man auf SAP S/4HANA?

Für die SAP-S/4HANA-Implementierung gibt es zwei Hauptansätze, den Brownfield-Ansatz und den Greenfield-Ansatz; beide lassen sich kombinieren zum sogenannten Colorfield- oder auch Bluefield-Ansatz. Jeder dieser Ansätze hat Vor- und Nachteile. Die Wahl des geeigneten Vorgehens hängt daher von den spezifischen Anforderungen, Zielen und auch den Ressourcen des Unternehmens ab und setzt eine sorgfältige Bewertung des laufenden Systems, der Workflows und der künftigen Anforderungen voraus.

Für die SAP-S/4HANA-Implementierung gibt es zwei Hauptansätze, den Brownfield-Ansatz und den Greenfield-Ansatz; beide lassen sich kombinieren zum sogenannten Colorfield- oder auch Bluefield-Ansatz. Jeder dieser Ansätze hat Vor- und Nachteile. Die Wahl des geeigneten Vorgehens hängt daher von den spezifischen Anforderungen, Zielen und auch den Ressourcen des Unternehmens ab und setzt eine sorgfältige Bewertung des laufenden Systems, der Workflows und der künftigen Anforderungen voraus.

Brownfield-Implementierung

Beim Brownfield-Ansatz wird die bestehende SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA übertragen. Die Abläufe und Datenstrukturen bleiben weitgehend erhalten. Dieser Ansatz ist besonders geeignet für Unternehmen, die ihre Prozesse nicht verändern wollen, aber von der Zukunftsfähigkeit sowie von den technischen Vorteilen der neuen ERP-Software profitieren möchten.

Vorteile einer Brownfield-Implementierung:

  • Der Aufwand für die Umstellung der bestehenden Systeme fällt geringer aus und ist in der Regel kostengünstiger als eine Neuimplementierung.
  • Die Verknüpfung kostet weniger Zeit, weil die bestehenden Prozesse und Daten übernommen werden.
  • Da die bestehenden Prozesse beibehalten werden, fällt auch der Schulungsaufwand für die Benutzer:innen geringer aus.

Nachteile einer Brownfield-Implementierung:

  • Altlasten wie ineffiziente Prozesse und Datenstrukturen werden in die neue Software übernommen.
  • Die Möglichkeiten zur Optimierung der Workflows sind begrenzt.
  • Das Transformations- und Innovationspotenzial der Software wird kaum genutzt.

Greenfield-Implementierung

Bei der Greenfield-Implementierung wird SAP S/4HANA sozusagen „auf der grünen Wiese“ von Grund auf neu aufgebaut und konfiguriert. Dieser Ansatz bietet daher die Möglichkeit, das System optimal an die aktuellen und an zukünftige Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Vorteile einer Greenfield-Implementierung:

  • Die Potenziale von SAP S/4HANA lassen sich ohne Rücksicht auf Altlasten uneingeschränkt nutzen und ausschöpfen.
  • Die Struktur des neuen Systems und die Geschäftsprozesse können vollständig an die aktuellen Anforderungen angepasst werden.

Nachteile einer Greenfield-Implementierung:

  • Die Umstellung ist in der Regel kostspieliger und zeitaufwendiger als eine Brownfield-Implementierung.
  • Der Change Impact ist deutlich größer, weil sich bisherige Workflows und Datenpraktiken von Grund auf ändern.

Was muss bei der Migration auf SAP S/4HANA beachtet werden?

Die drei größten Herausforderungen bei der Einführung von SAP S/4HANA sind, einer aktuellen Umfrage zufolge, die Datenmigration (39 Prozent), die Anpassung der IT-Landschaft (37 Prozent) und fehlendes Personal in den Fachbereichen (36 Prozent). Tatsächlich fällt die Liste der Herausforderungen aber um einiges länger aus, weil die ERP-Migration ein Transformationsprojekt ist, bei dem alle Unternehmensteile zur gleichen Zeit in Bewegung sind und nicht selten aus dem Gleichgewicht geraten. 

Was muss bei einer Migartion auf SAP S/4HANA beachtet werden?

Migration und Bereinigung von Daten

Wenn sich beim Systemwechsel auf SAP S/4HANA das Datenmodell ändert, ist eine unternehmensweite Migration der Daten zwingend notwendig. Das ist einer der kritischsten Schritte bei der Umstellung. Der Knackpunkt besteht darin, die Datenstruktur radikal zu vereinfachen, also zum Beispiel nur einen einheitlichen Geschäftspartnerstamm mit sämtlichen Merkmalen anzulegen, statt diese Merkmale, wie bisher, auf „Debitor, „Kreditor“ und „Geschäftspartner“ zu verteilen.

Auf diese Weise werden Workflows vermieden, die mühsam und fehleranfällig sind. Das setzt jedoch voraus, dass alle relevanten Daten vor der Übertragung gründlich analysiert, bereinigt, transformiert und optimiert werden, bevor sie den neuen Strukturen angepasst werden. Mit den SAP Solutions for Enterprise Information Management stellt SAP eine Reihe von verschiedenen Lösungen bereit, mit denen sich viele dieser Arbeitsschritte effizient erledigen lassen.

Anpassung der Systemlandschaft

Der Wechsel von einer bestehenden SAP-ERP-Lösung auf SAP S/4HANA erfordert verschiedene Anpassungen der Systemlandschaft, damit die neuen Funktionen und Technologien optimal eingesetzt werden können.

So läuft beispielsweise die In-Memory-Datenbank SAP HANA ausschließlich unter Linux. Außerdem benötigt sie deutlich mehr Arbeitsspeicher als herkömmliche Datenbanken, und von den schnellen Reaktionszeiten von SAP S/4HANA profitieren die Nutzer:innen nur, wenn die Netzwerkinfrastruktur entsprechend leistungsfähig angelegt ist.

Bestehende Anwendungen und kundenspezifische Lösungen müssen unter Umständen überarbeitet, aktualisiert oder gar neu entwickelt werden, damit sie mit SAP S/4HANA kompatibel werden und reibungslos funktionieren. Mit dem SAPReadiness Check lässt sich der Zustand der vorhandenen IT-Architektur in diesem Punkt vorab prüfen. 

Ressourcenengpässe in den Fachabteilungen vermeiden

Des Weiteren erfordert der Wechsel auf SAP S/4HANA eine intensive Beteiligung der Fachabteilungen. Um Engpässe zu vermeiden, sollte deshalb frühzeitig eine detaillierte Ressourcenplanung durchgeführt werden, mit der sich die Verfügbarkeit aller relevanten Key-User:innen ermitteln lässt. Zeitliche Puffer in der Projektplanung helfen, Verzögerungen oder personelle Ausfälle abzufedern. Um eine Überlastung zu vermeiden, sollten die Ressourcen auf die wichtigsten Projektphasen und -aufgaben fokussiert werden. Eine schrittweise Integration einzelner Module oder Geschäftsbereiche reduziert die Belastung der Fachabteilungen ebenfalls, während Ressourcenmanagementtools dabei helfen, die Planung und Verteilung der Aufgaben effizient zu steuern.

Zusätzliche Entlastung bringen der Einsatz von Automatisierungslösungen, aber auch die Heranziehung externer Fachleute, die die Key-User:innen zum Beispiel bei der Dokumentation und der Schulung der Anwender:innen unterstützen.

Projektteam und Key-User:innen vor der Migration qualifizieren

Damit sich das Projektteam und die Key-User:innen effizient und engagiert in das Re-Design der Prozesse einbringen können, müssen sie vorab ein umfassendes Verständnis für das Programm entwickeln und sich spezifische Detailkenntnisse aneignen. Das kann durch die Implementierung eines umfassenden Schulungsprogramms erfolgen, das sowohl theoretisches Wissen als auch praktisches Know-how vermittelt.

Zusätzlich sollten die Key-User:innen die Möglichkeit bekommen, die neuen Funktionen von SAP S/4HANA im Rahmen einer Probeinstallation während ihrer täglichen Arbeit kennenzulernen. Gerade die Key-User:innen sollten besonders intensiv geschult werden und eng mit dem Projektteam zusammenarbeiten, um eine reibungslose Anpassung und Einführung der neuen Prozesse zu gewährleisten. Außerdem sollten regelmäßig Feedbackschleifen eingerichtet werden, die die schnelle Optimierung der Prozesse ermöglichen und dazu beitragen, Akzeptanzprobleme aus der Welt zu schaffen. 

Enablement der Mitarbeitenden in den Fokus nehmen

Letztendlich hängt der Erfolg oder Misserfolg einer Migration jedoch von den End-User:innen ab, also von den Mitarbeitenden in den Fachabteilungen, und davon, wie gut sie über Schulungen und andere Qualifizierungsmaßnahmen auf die Veränderung vorbereitet worden sind. Diese Schulungen sollten in verschiedenen Formaten wie Präsenzseminaren, Webinaren und E-Learnings angeboten werden, um den unterschiedlichen Lernstilen und Zeitplänen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.

Wichtig ist auch, etwa mithilfe von Plattformen und Foren eine Kultur des Lernens und der Innovation zu fördern, wo die Mitarbeitenden Erfahrungen austauschen, Best Practices diskutieren und gemeinsam Lösungen für auftretende Probleme entwickeln.

Hier hat sich der Einsatz einer Digital Adoption Platform (DAP) als besonders effizient erwiesen. Sie stellt Hilfsangebote zu Anwendungen und Prozessen direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung und ermöglicht die kontinuierliche Analyse und Optimierung des Lernprozesses, indem sie die individuellen Lernfortschritte und -schwierigkeiten identifiziert. Das wirkt sich nicht nur positiv auf das Anwendungs- und Prozesswissen der einzelnen Mitarbeitenden aus, sondern auch auf ihre Motivation, aktiv an der erfolgreichen Datenmigration auf SAP S/4HANA mitzuwirken.

Key User entlasten mit der tts performance suite

Mehr als 6.000.000 User:innen nutzen bereits die Digital Adoption Platform tts performance suite. Worauf warten Sie? Vereinbaren Sie jetzt Ihre persönliche Demo – kostenlos und unverbindlich!

Fünf Tipps für eine erfolgreiche Implementierung

  1. Prüfen Sie Ihre Daten und Geschäftsprozesse hinsichtlich Nutzungshäufigkeit, Qualität und Optimierungsmöglichkeiten mit dem SAP Readiness Check im SAP-Support-Portal. Dadurch erhalten Sie nicht nur Hinweise auf mögliche Systemkonflikte und Ballast, sondern auch Handlungsempfehlungen für Ihren Migrationspfad. 
  2. Entwickeln Sie einen detaillierten Migrationsplan mit definierten Meilensteinen, und wählen Sie ein lohnenswertes Vorprojekt aus, mit dem sich bei überschaubarem Aufwand und Risiko schnelle Erfolge erzielen lassen.
  3. Die Datenmigration auf SAP S/4HANA ist kein IT-, sondern ein Change-Projekt. Räumen Sie deshalb der Qualifizierung Ihrer Fachabteilungen und Mitarbeitenden eine hohe Priorität ein, damit Ihr Unternehmen die Potenziale von SAP S/4HANA ohne Akzeptanzprobleme und unnötige Umwege effizient nutzen kann.
  4. Nutzen Sie die neue Technologie nicht nur für die Datenübernahme, sondern als Chance, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Die ausgewählten Prozesse können Sie mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) automatisieren. 
  5. Binden Sie die betroffenen Abteilungen und Mitarbeitenden so früh wie möglich in die Transformation ein. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten – durch intensive, transparente Kommunikation und entsprechende Feedbackmechanismen. Und vergessen Sie nicht, jeden Transformationserfolg zu feiern!

Fazit

Schon in wenigen Jahren sind SAP R/3 und SAP ECC Geschichte. Die Zukunft gehört der Suite SAP S/4HANA, einer modernen ERP-Software, die Echtzeitdatenverarbeitung, vielfältige Möglichkeiten zur Prozessdigitalisierung und bessere Entscheidungen ermöglicht.

Damit ein reibungsloser Umstieg gewährleistet ist, ist es umso wichtiger, die Datenmigration schon heute sorgfältig zu planen und erfolgskritische Herausforderungen zu identifizieren.

Nutzen Sie die Chance, Ihr Unternehmen auf ein neues Level der Transformation zu bringen, und kontaktieren Sie uns bei Fragen rund um SAP, die entsprechende Edition und ihre Erfolge. Als erfahrener SAP-Partner unterstützen wir Sie gerne bei der Umstellung Ihres Unternehmens auf SAP S/4HANA.

Meyer Werft & tts: Gemeinsam für eine erfolgreiche SAP-S/4HANA-Nutzung
rexroth & tts: Gemeinsam für eine erfolgreiche SAP-S/4HANA-Nutzung
Actega & tts: Gemeinsam für eine erfolgreiche SAP-S/4HANA-Nutzung
RWE & tts: Gemeinsam für eine erfolgreiche SAP-S/4HANA-Nutzung
Kund:innen der tts Schweiz: SFS Group
Bosch
NTT DATA and tts: Digital Adoption for at least 5 Business Applications
Continental
e.on
Machen Sie Ihr SAP-Projekt zum Erfolg!

Bosch, RWE und viele weitere Unternehmen arbeiten bereits erfolgreich mit tts zusammen. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin und erfahren Sie, wie Sie Ressourcenengpässe vermeiden und Ihr SAP-Projekt ein Erfolg wird!

Termin vereinbaren