SAP S/4HANA: Alles, was Sie wissen müssen
Wer Kosten senkt und schnell auf neue Anforderungen reagiert, verschafft sich einen Vorsprung. SAP S/4HANA liefert dafür das technische Fundament. Genau dafür soll SAP S/4HANA den passenden Unterbau liefern. Tatsächlich hat die neueste ERP-Business-Suite viel zu bieten, allem voran eine deutlich bessere Performance, neue, KI-gestützte Funktionen sowie zahlreiche Vereinfachungen, die den Unternehmen helfen, Ballast abzuwerfen und agiler zu werden. Fakt ist aber auch, dass der Umstieg wie auch der Einstieg in SAP S/4HANA eine enorme Herausforderung für die gesamte Organisation darstellen.
Umso wichtiger ist es, die Reise in Richtung SAP S/4HANA sorgfältig zu planen und im Vorfeld alle notwendigen Weichen zu stellen. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei. Sie erfahren mehr über die wichtigsten Funktionen, Editionen und deren Einsatzmöglichkeiten und erhalten einen umfassenden Überblick über SAP S/4HANA. Der Beitrag beleuchtet die Vorteile und Herausforderungen, stellt die verschiedenen Elemente vor und erklärt, worauf es bei einer erfolgreichen Migration ankommt. So sind Sie bestens gerüstet, um die Neuerungen und Vorteile der Cloud-ERP-Software optimal für Ihre Geschäftsziele zu nutzen und eventuelle Fallstricke sicher zu umgehen.
Fristen für SAP ECC 6.0 (EHP 6 bis 8)
- Mainstream-Wartung (Standardwartung): bis 31. Dezember 2027
- Erweiterte Wartung (kostenpflichtig): bis 31. Dezember 2030
- Ausnahmen über einen RISE-with-SAP-Vertrag: bis 2033
SAP S/4HANA: Leistungsfähige ERP-Lösung von SAP zur Optimierung der Geschäftsprozesse
SAP S/4HANA (oft auch als S4HANA oder S/4HANA geschrieben) ist die vierte Generation der Business Suite von SAP. Die Software kann in verschiedene Module eingebunden werden: on-premises, als Cloud-Lösung oder als eine Hybrid-Variante. Der Nachfolger der Softwareangebote SAP R/3 und SAP ERP Central Component (SAP ECC) wurde entwickelt, damit Unternehmen den Anforderungen der digitalen Wirtschaft jederzeit gewachsen sind und sich an Marktveränderungen ebenso schnell wie effizient anpassen können. Verschiedene Pakete – RISE with SAP (SAP S/4HANA Cloud Private Edition) und GROW with SAP (SAP S/4HANA Cloud Public Edition) – sollen die Einführung erleichtern. Damit bietet der neue Release mehr als nur ein neues Enterprise Resource Planning: Alle Geschäftsbereiche lassen sich damit lückenlos abdecken.
Die Unterschiede zwischen SAP S/4HANA und früheren ERP-Produkten von SAP liegen vor allem in der technologischen Basis, der In-Memory-Technologie SAP HANA (= High Performance Analytic Appliance) und dem radikal vereinfachten Datenmodell, das eine redundante Datenhaltung weitgehend eliminiert und den Speicherbedarf um bis zu 50 Prozent verringert. Das hat zur Folge, dass alle wichtigen Geschäftsdaten komplett im Arbeitsspeicher abgelegt werden können, wo sie sich wesentlich schneller verarbeiten lassen. In der Praxis bedeutet das: Alle Mitarbeitenden können auf Livedaten zugreifen und sind jederzeit auf dem aktuellen Stand. Zugleich ermöglicht es die Technologie, Problemlösungen auf der Grundlage von Geschäftsszenario-Simulationen oder Prüfungen in Echtzeit zu finden und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Im Rahmen der „Cloud First“-Strategie bietet das ERP darüber hinaus umfassende Möglichkeiten und Hilfestellungen zum Cloud-Betrieb von SAP S/4HANA und eine Migration in die Cloud. Dadurch haben die Kund:innen die Möglichkeit, weitere Tools zur Entscheidungsunterstützung sowie KI zur Anpassung ihrer Arbeitsabläufe einzusetzen, was sich bei der Einbindung einer Cloud ERP positiv auswirkt. Zudem bietet die neue Version mit SAP Fiori ein personalisiertes, rollenbasiertes User Interface, das sich an Apps aus dem Consumerbereich orientiert und nicht nur am Rechner im Büro genutzt werden kann, sondern auch mobil über Smartphone oder Tablet. RISE with SAP ermöglicht den Umzug in die Cloud, ohne dass SAP neu implementiert werden muss.
Was sind die Vor- und Nachteile von SAP S/4HANA?
Der Wechsel auf SAP S/4HANA verspricht einen erheblichen Mehrwert, weil die aktuelle ERP-Generation von SAP als direkte Reaktion auf die vielfältigen Herausforderungen der digitalen Transformation entwickelt wurde. Trotzdem darf die Software keineswegs als Allheilmittel zur Bewältigung aller Anforderungen der Digitalisierung betrachtet werden, wie die folgende Gegenüberstellung der wichtigsten Vorteile und Herausforderungen zeigt:
Bessere Performance
SAP S/4HANA kommt mit deutlich weniger Ballast aus. Die Software verfügt nur über etwa halb so viele Codezeilen, Datenelemente und Tabellen wie SAP ERP Central Component (SAP ECC). Dadurch sinkt auch der Speicherbedarf um bis zu 50 Prozent. Im Zusammenspiel mit der In-Memory-Datenbank SAP HANA ergeben sich daraus spürbar kürzere Reaktionszeiten. Ihre Teams erhalten Ergebnisse aus Simulationen, Prognosen und Datenauswertungen in Echtzeit. So treffen sie Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen statt auf Berichten von gestern.
Geringerer Wartungsaufwand
Durch die Nutzung einer zentralen Datenbank fällt die Systemarchitektur von SAP S/4HANA weniger komplex aus als die der Vorgänger SAP R/3 und SAP ECC. Damit sinkt der Wartungsaufwand, gleichzeitig wird die Systemadministration erleichtert.
Höhere Innovationsgeschwindigkeit
SAP S/4HANA bringt zahlreiche neue Funktionen mit. Ein Beispiel ist SAP Joule, der KI-Assistent von SAP. Er beantwortet Fragen direkt in den Anwendungen und erleichtert Routineaufgaben. Der genaue Funktionsumfang hängt von Lizenz und Release ab.
Kostensenkung
Die vereinfachte Automatisierung und die Anpassung von Arbeitsabläufen mit SAP S/4HANA ermöglichen umfangreiche Kosteneinsparungen. Auch durch die schlankere Systemarchitektur sowie die Möglichkeit der Cloud-Nutzung bzw. der Inanspruchnahme von Software-as-a-Service-Angeboten lassen sich zusätzliche Einsparungen realisieren.
Mobilität und Prozesseffizienz
SAP Fiori verbessert die Usability der Anwendungen deutlich. Gleichzeitig ist gewährleistet, dass sich die Nutzer:innen schnell zurechtfinden und Prozesse von jedem Ort aus angestoßen werden können und auf jedem Gerät effizient laufen.
Projektmanagement
Die Einführung von SAP S/4HANA kann nicht als reines IT-Projekt betrachtet werden, weil fachliche Themen dabei deutlich stärker dominieren als bei anderen SAP-Projekten üblich. Das macht die Planung und Durchführung der Implementierung ungewöhnlich komplex und erfordert die Koordinierung aller relevanten Stakeholder:innen.
Changemanagement
Die Umstellung auf SAP S/4HANA führt zu erheblichen Veränderungen, die sich auf die gesamte Organisation auswirken. Ein effektives Changemanagement ist entscheidend, um die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Dazu müssen alle Beteiligten rechtzeitig informiert, überzeugt und qualifiziert werden.
Neukonzeption im Unternehmen
Je nach Integrationstiefe müssen alle Prozesse geprüft, zum Standard zurückgeführt oder ganz neu aufgesetzt werden. Zudem sind die Daten für das vereinfachte Datenmodell vorzubereiten.
Kostenübersicht
Die Projektverantwortlichen müssen die Gesamtkosten des Projekts einschließlich Einbindung, Lizenzgebühren, Betriebskosten, Schulung und externem Support sorgfältig kalkulieren und überwachen. Damit es später im Projektverlauf nicht zu einem Ressourcenengpass bei den Key-User:innen kommt, dürfen die Kosten für die Qualifizierung der Nutzer:innen auf keinen Fall zu niedrig veranschlagt werden. Das Ziel ist es, ein realistisches Budget festzulegen, das alle Kostenfaktoren berücksichtigt.
Qualitätssicherung
Damit die Einführung von SAP S/4HANA Erfolg hat, ist eine umfassende Qualitätssicherung erforderlich. Dazu gehören die Prüfung und Validierung der neuen Systeme und Prozesse, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen und reibungslos funktionieren.
Welche SAP-S/4HANA-Module gibt es bei dem neuen ERP von SAP?
Mit SAP S/4HANA versucht SAP, Abläufe in End-to-End-Prozessen zu bündeln, nicht mehr in Modulen. Trotzdem sprechen die meisten immer noch von „Modulen“. SAP S/4HANA bietet Module für verschiedene Geschäftsbereiche, sogenannte Lines of Business (LoB), die die Unternehmen bei der Optimierung folgender Prozesse unterstützen:
- Finance umfasst Finanzbuchhaltung, Controlling, Treasury und Risikomanagement sowie Reporting und ermöglicht bessere Entscheidungen bei der finanziellen Steuerung.
- Asset Management unterstützt die effiziente Verwaltung und Optimierung von Vermögenswerten über den ganzen Lebenszyklus hinweg.
- Human Resources deckt alle personalbezogenen Prozesse inklusive Talentmanagement in Echtzeit ab und stärkt die Mitarbeiterbindung.
- Manufacturing bietet Funktionen für die Produktionsplanung und -steuerung einschließlich Termin- und Lieferplanung sowie für das Qualitätsmanagement.
- Marketing and Commerce ermöglicht die Umsetzung zielführender Marketing- und Absatzkampagnen.
- Research and Development erhöht das Innovationstempo und kurbelt die Prozesse in Forschung, Entwicklung und bei der Markteinführung neuer Produkte und Services an.
- Sales deckt die Vertriebsprozesse vom Kundenmanagement bis zur Auftragsabwicklung ab.
- Customer Service unterstützt die Entwicklung, Optimierung und Automatisierung von kundenzentrierten Lösungen.
- Sourcing and Procurement optimiert die Beschaffungsprozesse und die Zusammenarbeit mit Lieferanten, senkt aber gleichzeitig die Procurement-Kosten.
- Supply Chain ermöglicht eine präzise und transparente Steuerung der Lieferkette einschließlich Produktionsplanung, Chargenrückverfolgung, Lagerhaltung, Bestands- und Transportmanagement.
Was sollte bei der Planung einer SAP-S/4HANA-Roadmap berücksichtigt werden?
Die Planung einer SAP-S/4HANA-Roadmap erfordert sorgfältige Überlegungen und Vorbereitungen, um das Upgrade reibungslos abzuwickeln und die Transformation anzuschieben:
1. Projektdauer nicht unterschätzen
SAP nennt für die Umstellung oft einen Zeitraum von 12 bis 18 Monaten. Die Praxis sieht häufig anders aus. Laut einer Umfrage von PwC rechnen Unternehmen mit zwei bis vier Jahren, je nach Integrationstiefe und Umfang. Planen Sie deshalb von Beginn an Reserven ein.
2. Vorwärts- oder Rückwärtsplanung?
Unternehmen können entweder eine Rückwärts- oder eine Vorwärtsplanung in Betracht ziehen. Die Rückwärtsplanung bietet sich an, wenn ein fixes Go-live-Datum vorgegeben ist, und arbeitet sich rückwärts durch die erforderlichen Schritte. Die Vorwärtsplanung beginnt mit dem aktuellen Stand und gliedert alle Milestones basierend auf den verfügbaren Ressourcen entlang der Zeitleiste.
3. Verfügbarkeit der IT-Abteilung prüfen
Entscheidend für den Erfolg des Projekts ist die Verfügbarkeit der IT-Abteilung. Externe Expertise sollte, falls erforderlich, frühzeitig gebucht werden, weil die verfügbaren Kapazitäten schnell knapp werden könnten, je näher das Ende der Support-Phase rückt.
4. Fachbereiche einbinden
Die Umstellung auf SAP S/4HANA erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachabteilungen. Entscheidend dabei ist vor allem die Verfügbarkeit von Key-User:innen, um die Anforderungen und Prozesse richtig zu verstehen und zu implementieren.
5. Das Projektteam braucht Prozess-Know-how
Ein tiefes Verständnis der Arbeitsabläufe ist die zentrale Voraussetzung für eine erfolgreiche Umstellung. Damit das Projektteam den Workflow prüfen und optimieren kann, muss es über detailliertes Know-how verfügen.
6. Umfang von Altlasten bewerten
Die Menge und die Komplexität der vorhandenen Daten, Instanzen und Systeme haben erhebliche Auswirkungen auf den Planungs- und Migrationsprozess. Aus diesem Grund sollte der Umfang der Altlasten sorgfältig analysiert und bewertet werden. So lassen sich Verzögerungen vermeiden und ein Ausufern der Kosten unterbinden.
7. Umfassendes Changemanagement aufsetzen
Die neuen Systeme und Prozesse funktionieren nur, wenn Menschen sie annehmen und nutzen. Ein durchdachtes Changemanagement sorgt dafür. Es umfasst drei Bausteine: Sie kommunizieren Projektziele und Fortschritte offen, Sie schaffen Rückmeldekanäle, über die Beschäftigte Probleme melden können, und Sie unterstützen die Mitarbeitenden beim Lernen der neuen Abläufe direkt am Arbeitsplatz.
Häufig konzentrieren sich SAP-S/4HANA-Projekte fast ausschließlich auf die technische Umsetzung. Fehlen dann Kommunikation und Schulungen, gefährdet das den Projekterfolg. Denn selbst ein fehlerfrei aufgesetztes System bringt wenig, wenn die Belegschaft es nicht bedienen kann. Wie Sie das vermeiden, lesen Sie in unserem Beitrag zu unzureichendem Changemanagement und fehlenden Schulungen.
Bestehende Schulungsinhalte beim Umstieg sichern
Viele Unternehmen nutzen SAP Enable Now, um Anwenderinnen und Anwendern Prozesse Schritt für Schritt zu erklären. Mit S/4HANA ändern sich Prozesse, Oberflächen und Transaktionen. Bestehende Lerninhalte veralten dadurch schnell.
SAP Enable Now wird nicht weiterentwickelt. Wer seine Inhalte nicht rechtzeitig überträgt, verliert wertvolles Prozesswissen. Prüfen Sie daher früh drei Fragen:
- Welche Anleitungen und Simulationen beschreiben Prozesse, die sich mit S/4HANA ändern?
- Welche Inhalte sind veraltet und können entfallen?
- Welche Inhalte lassen sich migrieren und an die neuen Prozesse anpassen?
Eine Nachfolgelösung wie die tts performance suite übernimmt Inhalte aus SAP Enable Now und passt sie an. So bleibt das Wissen erhalten, und Ihre Mitarbeitenden finden sich im neuen System schneller zurecht. Mehr zur SAP-Enable-Now-Alternative
8. Projekterfahrungen nutzen
Erfahrungen aus früheren Projekten liefern wertvolle Erkenntnisse für die Planung und Durchführung der SAP-S/4HANA-Implementierung. Die Prüfung und Bewertung von früheren Fehlern beziehungsweise Erfolgen hilft, Probleme vorherzusehen und zu vermeiden. Hier kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Unternehmen, die sich auf die Einführung von SAP S/4HANA spezialisiert haben, verfügen in der Regel über wertvolle Erfahrung mit solchen Projekten.
9. Risiken durch Vorprojekte minimieren
Vorprojekte bieten eine ideale Möglichkeit, bestimmte Aspekte der Umstellung wie die Analyse und Bereinigung von Daten oder die Prüfung von neu standardisierten Prozessen vorab in einem kleineren Rahmen zu testen und zu optimieren. So lassen sich Risiken minimieren und SAP Best Practices für den endgültigen Umstieg erarbeiten.
Was ist die SAP-HANA-Datenbank?
SAP HANA ist die Datenbank hinter SAP S/4HANA. Sie arbeitet mit In-Memory-Technologie: Die Daten liegen im Arbeitsspeicher (RAM), sodass der Prozessor sie nicht erst von Festplatten oder SSDs laden muss. Diese Architektur verkürzt die Zugriffszeiten erheblich.
Zudem speichert SAP HANA die Daten spaltenorientiert statt zeilenorientiert. So lassen sich transaktionale und analytische Funktionen parallel in einem System verarbeiten. Auswertungen entstehen in Echtzeit, ohne dass Sie Daten in ein separates Reporting-System kopieren müssen.
Ein weiterer Vorteil: SAP HANA arbeitet mit älteren SAP-ERP-Systemen zusammen. Sie können also Leistung und neue Funktionen nutzen, ohne Ihre gesamte IT-Landschaft neu aufzubauen. SAP ermöglicht den Umstieg zudem schrittweise, sodass Sie Daten und Systeme nach und nach umstellen können.
Was ist SAP Fiori?
Bei SAP Fiori handelt es sich um eine Sammlung von Anwendungen (Apps) und Benutzeroberflächen (UI), die speziell entwickelt wurden, um die Nutzung von SAP S/4HANA und anderen SAP-Lösungen zu verbessern. Im Vergleich zum nicht mehr zeitgemäßen UI der Vorgängerversion lassen sich SAP-Fiori-Apps einfach bedienen und bieten den Nutzer:innen optimale Unterstützung bei der Erledigung ihrer Aufgaben. Die Benutzeroberfläche SAP Fiori ist vergleichbar mit mobilen Anwendungen und lässt sich genau wie sie flexibel nutzen.
Für mehr Akzeptanz und Produktivität sorgen vor allem die folgenden Merkmale: SAP Fiori ist
- personalisierbar: Die Nutzer:innen können ihre Startbildschirme und Dashboards individuell anpassen, indem sie die für sie relevanten Apps und Informationen hinzufügen.
- rollenbasiert: Die Apps sind auf die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der verschiedenen Rollen im Unternehmen zugeschnitten. Dadurch sehen und nutzen die User:innen nur die Funktionen, die für ihre Aufgaben relevant sind. Das vereinfacht die Navigation und die Bedienung der Software.
- teamorientiert: Das Element ist nahtlos in andere SAP-Lösungen und -Module integriert. So können die Mitarbeitenden problemlos zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, Informationen austauschen oder zusammenarbeiten, ohne die Benutzeroberfläche zu verlassen.
- responsiv und mobil nutzbar: Die Apps passen sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und -auflösungen an. Das gestattet den Zugriff auf alle Funktionen mit jedem gängigen Endgerät, ob Desktop-PC, Tablet oder Smartphone.
Wie migriert man auf SAP S/4HANA?
Für die SAP-S/4HANA-Implementierung gibt es zwei Hauptansätze, den Brownfield-Ansatz und den Greenfield-Ansatz; beide lassen sich kombinieren zum sogenannten Colorfield- oder auch Bluefield-Ansatz. Jeder dieser Ansätze hat Vor- und Nachteile. Die Wahl des geeigneten Vorgehens hängt daher von den spezifischen Anforderungen, Zielen und auch den Ressourcen des Unternehmens ab und setzt eine sorgfältige Bewertung des laufenden Systems, der Workflows und der künftigen Anforderungen voraus.
Brownfield-Implementierung
Beim Brownfield-Ansatz wird die bestehende SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA übertragen. Die Abläufe und Datenstrukturen bleiben weitgehend erhalten. Dieser Ansatz ist besonders geeignet für Unternehmen, die ihre Prozesse nicht verändern wollen, aber von der Zukunftsfähigkeit sowie von den technischen Vorteilen der neuen ERP-Software profitieren möchten.
Vorteile einer Brownfield-Implementierung:
- Der Aufwand für die Umstellung der bestehenden Systeme fällt geringer aus und ist in der Regel kostengünstiger als eine Neuimplementierung.
- Weil bestehende Prozesse und Daten übernommen werden, verkürzt sich die Umstellung.
- Da die bestehenden Prozesse beibehalten werden, fällt auch der Schulungsaufwand für die Benutzer:innen geringer aus.
Nachteile einer Brownfield-Implementierung:
- Altlasten wie ineffiziente Prozesse und Datenstrukturen werden in die neue Software übernommen.
- Die Möglichkeiten zur Optimierung der Workflows sind begrenzt.
- Das Transformations- und Innovationspotenzial der Software wird kaum genutzt.
Greenfield-Implementierung
Bei der Greenfield-Implementierung wird SAP S/4HANA sozusagen „auf der grünen Wiese“ von Grund auf neu aufgebaut und konfiguriert. Dieser Ansatz bietet daher die Möglichkeit, das System optimal an die aktuellen und an zukünftige Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Vorteile einer Greenfield-Implementierung:
- Die Potenziale von SAP S/4HANA lassen sich ohne Rücksicht auf Altlasten uneingeschränkt nutzen und ausschöpfen.
- Die Struktur des neuen Systems und die Geschäftsprozesse können vollständig an die aktuellen Anforderungen angepasst werden.
Nachteile einer Greenfield-Implementierung:
- Die Umstellung ist in der Regel kostspieliger und zeitaufwendiger als eine Brownfield-Implementierung.
- Der Change Impact ist deutlich größer, weil sich bisherige Workflows und Datenpraktiken von Grund auf ändern.
Eine Mischform beider Ansätze heißt Bluefield. Bei SAP trägt sie auch den Namen selektive Datenübernahme. Dabei übernehmen Sie nur ausgewählte Unternehmenscodes, Prozesse oder historische Daten in ein neues System.
Unabhängig vom gewählten Ansatz empfiehlt SAP das Prinzip Clean Core. Der Standardkern bleibt dabei möglichst unverändert. Eigene Erweiterungen laufen über offizielle Schnittstellen und Anwendungen auf der SAP Business Technology Platform (BTP). Das verringert den Aufwand bei künftigen Updates.
Was muss bei der Migration auf SAP S/4HANA beachtet werden?
Die drei größten Herausforderungen bei der Einführung von SAP S/4HANA sind, einer aktuellen Umfrage zufolge, die Datenmigration (39 Prozent), die Anpassung der IT-Landschaft (37 Prozent) und fehlendes Personal in den Fachbereichen (36 Prozent). Tatsächlich fällt die Liste der Herausforderungen aber um einiges länger aus, weil die ERP-Migration ein Transformationsprojekt ist, bei dem alle Unternehmensteile zur gleichen Zeit in Bewegung sind und nicht selten aus dem Gleichgewicht geraten.
Migration und Bereinigung von Daten
Wenn sich beim Systemwechsel auf SAP S/4HANA das Datenmodell ändert, ist eine unternehmensweite Migration der Daten zwingend notwendig. Das ist einer der kritischsten Schritte bei der Umstellung. Der Knackpunkt besteht darin, die Datenstruktur radikal zu vereinfachen, also zum Beispiel nur einen einheitlichen Geschäftspartnerstamm mit sämtlichen Merkmalen anzulegen, statt diese Merkmale, wie bisher, auf „Debitor, „Kreditor“ und „Geschäftspartner“ zu verteilen.
Auf diese Weise werden Workflows vermieden, die mühsam und fehleranfällig sind. Das setzt jedoch voraus, dass alle relevanten Daten vor der Übertragung gründlich analysiert, bereinigt, transformiert und optimiert werden, bevor sie den neuen Strukturen angepasst werden. Mit den SAP Solutions for Enterprise Information Management stellt SAP eine Reihe von verschiedenen Lösungen bereit, mit denen sich viele dieser Arbeitsschritte effizient erledigen lassen.
Anpassung der Systemlandschaft
Der Wechsel von einer bestehenden SAP-ERP-Lösung auf SAP S/4HANA erfordert verschiedene Anpassungen der Systemlandschaft, damit die neuen Funktionen und Technologien optimal eingesetzt werden können.
So läuft beispielsweise die In-Memory-Datenbank SAP HANA ausschließlich unter Linux. Außerdem benötigt sie deutlich mehr Arbeitsspeicher als herkömmliche Datenbanken, und von den schnellen Reaktionszeiten von SAP S/4HANA profitieren die Nutzer:innen nur, wenn die Netzwerkinfrastruktur entsprechend leistungsfähig angelegt ist.
Bestehende Anwendungen und kundenspezifische Lösungen müssen unter Umständen überarbeitet, aktualisiert oder gar neu entwickelt werden, damit sie mit SAP S/4HANA kompatibel werden und reibungslos funktionieren. Mit dem SAPReadiness Check lässt sich der Zustand der vorhandenen IT-Architektur in diesem Punkt vorab prüfen.
Ressourcenengpässe in den Fachabteilungen vermeiden
Des Weiteren erfordert der Wechsel auf SAP S/4HANA eine intensive Beteiligung der Fachabteilungen. Um Engpässe zu vermeiden, sollte deshalb frühzeitig eine detaillierte Ressourcenplanung durchgeführt werden, mit der sich die Verfügbarkeit aller relevanten Key-User:innen ermitteln lässt. Zeitliche Puffer in der Projektplanung helfen, Verzögerungen oder personelle Ausfälle abzufedern. Um eine Überlastung zu vermeiden, sollten die Ressourcen auf die wichtigsten Projektphasen und -aufgaben fokussiert werden. Eine schrittweise Integration einzelner Module oder Geschäftsbereiche reduziert die Belastung der Fachabteilungen ebenfalls, während Ressourcenmanagementtools dabei helfen, die Planung und Verteilung der Aufgaben effizient zu steuern.
Zusätzliche Entlastung bringen der Einsatz von Automatisierungslösungen, aber auch die Heranziehung externer Fachleute, die die Key-User:innen zum Beispiel bei der Dokumentation und der Schulung der Anwender:innen unterstützen.
Projektteam und Key-User:innen vor der Migration qualifizieren
Damit sich das Projektteam und die Key-User:innen effizient und engagiert in das Re-Design der Prozesse einbringen können, müssen sie vorab ein umfassendes Verständnis für das Programm entwickeln und sich spezifische Detailkenntnisse aneignen. Das kann durch die Implementierung eines umfassenden Schulungsprogramms erfolgen, das sowohl theoretisches Wissen als auch praktisches Know-how vermittelt.
Zusätzlich sollten die Key-User:innen die Möglichkeit bekommen, die neuen Funktionen von SAP S/4HANA im Rahmen einer Probeinstallation während ihrer täglichen Arbeit kennenzulernen. Gerade die Key-User:innen sollten besonders intensiv geschult werden und eng mit dem Projektteam zusammenarbeiten, um eine reibungslose Anpassung und Einführung der neuen Prozesse zu gewährleisten. Außerdem sollten regelmäßig Feedbackschleifen eingerichtet werden, die die schnelle Optimierung der Prozesse ermöglichen und dazu beitragen, Akzeptanzprobleme aus der Welt zu schaffen.
Enablement der Mitarbeitenden in den Fokus nehmen
Letztendlich hängt der Erfolg oder Misserfolg einer Migration jedoch von den End-User:innen ab, also von den Mitarbeitenden in den Fachabteilungen, und davon, wie gut sie über Schulungen und andere Qualifizierungsmaßnahmen auf die Veränderung vorbereitet worden sind. Diese Schulungen sollten in verschiedenen Formaten wie Präsenzseminaren, Webinaren und E-Learnings angeboten werden, um den unterschiedlichen Lernstilen und Zeitplänen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.
Wichtig ist auch, etwa mithilfe von Plattformen und Foren eine Kultur des Lernens und der Innovation zu fördern, wo die Mitarbeitenden Erfahrungen austauschen, Best Practices diskutieren und gemeinsam Lösungen für auftretende Probleme entwickeln.
Hier hat sich der Einsatz einer Digital Adoption Platform (DAP) als besonders effizient erwiesen. Sie stellt Hilfsangebote zu Anwendungen und Prozessen direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung und ermöglicht die kontinuierliche Analyse und Optimierung des Lernprozesses, indem sie die individuellen Lernfortschritte und -schwierigkeiten identifiziert. Das wirkt sich nicht nur positiv auf das Anwendungs- und Prozesswissen der einzelnen Mitarbeitenden aus, sondern auch auf ihre Motivation, aktiv an der erfolgreichen Datenmigration auf SAP S/4HANA mitzuwirken.
Mehr als 6.000.000 User:innen nutzen bereits die Digital Adoption Platform tts performance suite. Worauf warten Sie? Vereinbaren Sie jetzt Ihre persönliche Demo – kostenlos und unverbindlich!
Fünf Tipps für eine erfolgreiche Implementierung
- Prüfen Sie Ihre Daten und Geschäftsprozesse hinsichtlich Nutzungshäufigkeit, Qualität und Optimierungsmöglichkeiten mit dem SAP Readiness Check im SAP-Support-Portal. Dadurch erhalten Sie nicht nur Hinweise auf mögliche Systemkonflikte und Ballast, sondern auch Handlungsempfehlungen für Ihren Migrationspfad.
- Entwickeln Sie einen detaillierten Migrationsplan mit definierten Meilensteinen, und wählen Sie ein lohnenswertes Vorprojekt aus, mit dem sich bei überschaubarem Aufwand und Risiko schnelle Erfolge erzielen lassen.
- Die Datenmigration auf SAP S/4HANA ist kein IT-, sondern ein Change-Projekt. Räumen Sie deshalb der Qualifizierung Ihrer Fachabteilungen und Mitarbeitenden eine hohe Priorität ein, damit Ihr Unternehmen die Potenziale von SAP S/4HANA ohne Akzeptanzprobleme und unnötige Umwege effizient nutzen kann.
- Nutzen Sie die neue Technologie nicht nur für die Datenübernahme, sondern als Chance, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Die ausgewählten Prozesse können Sie mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) automatisieren.
- Binden Sie die betroffenen Abteilungen und Mitarbeitenden so früh wie möglich in die Transformation ein. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten – durch intensive, transparente Kommunikation und entsprechende Feedbackmechanismen. Und vergessen Sie nicht, jeden Transformationserfolg zu feiern!
Fazit
Schon in wenigen Jahren sind SAP R/3 und SAP ECC Geschichte. Die Zukunft gehört der Suite SAP S/4HANA, einer modernen ERP-Software, die Echtzeitdatenverarbeitung, vielfältige Möglichkeiten zur Prozessdigitalisierung und bessere Entscheidungen ermöglicht.
Damit ein reibungsloser Umstieg gewährleistet ist, ist es umso wichtiger, die Datenmigration schon heute sorgfältig zu planen und erfolgskritische Herausforderungen zu identifizieren.
Nutzen Sie die Chance, Ihr Unternehmen auf ein neues Level der Transformation zu bringen, und kontaktieren Sie uns bei Fragen rund um SAP, die entsprechende Edition und ihre Erfolge. Als erfahrener SAP-Partner unterstützen wir Sie gerne bei der Umstellung Ihres Unternehmens auf SAP S/4HANA.
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