Passgenaue Microsoft-365-Schulungen bei der DMK Group

Im Fokus des Konzepts stehen 100 Key User, die vor dem Roll-out von Microsoft 365 im Umgang mit den neuen Arbeitsweisen und Prozessen geschult werden, damit sie als „Floor Runner“ ihr Wissen anschließend an andere Kolleg:innen weitergeben können, wenn diese beim Orchestrieren der unterschiedlichen Anwendungen von MS 365 Hilfe benötigen, etwa bei der korrekten Ablage, der Rechteverwaltung von geteilten Daten auf OneDrive oder SharePoint, der Organisation und Terminierung von Teams-Meetings oder der Protokollierung von Onlinebesprechungen mit OneNote.

Um herauszufinden, wo genau jeweils Schulungsbedarf besteht, hat tts in einem Kick-off-Meeting zunächst den aktuellen Stand sondiert und dabei mit DMK die Ziele und konkreten Schulungsinhalte festgelegt. Anschließend wurden die Inhalte in mehreren Sprachen erstellt, das Schulungssystem wurde aufgesetzt und, nach den technischen Tests, eine Probeschulung durchgeführt, an der auch Robert Wähnke, Head of IT Services & Workplace Solutions bei DMK, teilnahm, der das Projekt auf DMK-Seite leitet. „Für uns war die Premiere absolut top“, erinnert sich Wähnke, „was auch an der sehr effizienten Kommunikation mit tts während der gesamten Projektphase lag. Wir hatten immer die gleichen Ansprechpartner, die für uns jederzeit problemlos erreichbar waren. Dadurch konnten wir wertvolle Zeit sparen.“

Bei den Schulungen legte DMK besonderen Wert auf flexible Lernformate, die aufeinander aufbauen und sich gegenseitig ergänzen. tts gliederte die einwöchigen Schulungen deshalb in eine synchrone und eine asynchrone Phase.

In der synchronen Phase nahmen die Key User an drei Onlinesessions teil, die sich mit einer Dauer von jeweils zwei Stunden problemlos in den Arbeitsalltag integrieren ließen. Zusätzlich standen zwei optionale Online-Supportsessions auf dem Schulungsplan, in denen sich die Teilnehmenden untereinander austauschen, offene Fragen klären und im System gemeinsam Prozessabläufe einstudieren konnten.

In der asynchronen Phase kümmerten sich die Key User in Eigenregie darum, ihre Wissenslücken gezielt mithilfe von Web-based Trainings von tts zu schließen. Zusätzlich erhielten sie anhand von Übungsaufgaben Gelegenheit, neue Prozesse selbst im System auszuprobieren und dabei auftretende Probleme im Online-Chat mit einer Trainerin von DMK zu besprechen.

Für Florian Schomaker geht das Konzept voll auf. „Das Feedback der Key User und unsere eigenen Beobachtungen zeigen, dass die Schulungen sehr gut angenommen werden und wir schnell Lernerfolge erreichen.“ Dazu trägt neben dem Schulungskonzept allerdings auch eine clevere Auswahl der Key User bei. „Uns war wichtig, dass alle Endanwender:innen im Idealfall wenigstens einen der Key User persönlich oder aus dem näheren Arbeitsumfeld kennen – nicht nur, weil es das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkt, sondern auch, weil die Hürden bei der Bitte um Hilfestellung dadurch erheblich kleiner werden.“

Ob die Schulung der Key User auch nach dem Roll-out von Microsoft 365 ausreicht, will die DMK Group entscheiden, wenn es so weit ist. Mit den Key Usern und dank verschiedener Onlineveranstaltungen vor und während der Softwareeinführung sei man im Unternehmen schon jetzt gut aufgestellt, meint Florian Schomaker. „Sollte sich zeigen, dass wir einzelne oder alle Mitarbeitenden zusätzlich schulen müssen, dann werden wir das tun. Insgesamt sind wir aber auf einem guten Weg, weil auch der gesamte Ansatz von ‚New Work‘ von den Mitarbeitenden mitgetragen und befürwortet wird.“  

Mit rund 7.800 Mitarbeitenden an über 20 Standorten und 5,6 Mrd. Euro umsatz ist die DMK Group der drittgrößte Lieferant für den Lebensmitteleinzelhandel. 2019 hat die DMK Group mit der „Vision 2030“ ein neues Leitbild formuliert, das für den Konzern richtungsweisend ist. Damit einher ging ein Transformationsprozess, der sich im Unternehmen nicht nur auf die Positionierung von Marken, die Entwicklung von neuen Produkten oder effizientere Produktion und Prozesse beschränkt. Die Basis soll eine agile Organisation bilden, die Eigenverantwortung stärkt, Hierarchien abbaut, Talente entwickelt, ein starkes Gemeinschaftsgefühl bildet und Silodenken abschafft – Ziele, für die es natürlich nicht den einen Weg gibt. Also wurde an vielen Stellen innerhalb der DMK Group angesetzt, Aufgaben wurden neu verteilt und Prozesse optimiert, um die ganze Organisation neu auszurichten.