BDO : Empowerment pour la collaboration virtuelle
Défi : passer à la collaboration en équipes virtuelles
BDO est l'une des principales sociétés d'audit, de conseil fiscal, de conseil en droit des affaires et d'advisory en Allemagne. L'entreprise poursuit une stratégie de transformation globale afin d'améliorer encore le suivi international de ses clients. Pour ce faire, le savoir-faire mondial de la société doit être regroupé pour la collaboration en équipes virtuelles et la collaboration interdisciplinaire doit être encouragée.
Pour atteindre cet objectif, BDO a mis en place le projet "Modern Digital Workplace" (MDW), qui est mené par le service RH et l’IT. Les points clés du projet sont l'introduction de Microsoft 365 ainsi que l'implémentation d'un nouvel Intranet.
Solution : Plateforme d'adoption digitale et formation individualisée
tts performance suite soutient le Digital Workplace
BDO a décidé d'utiliser la tts performance suite pour l'ensemble de ses 2600 collaborateurs. "Le facteur décisif a été que la solution mette à disposition des personnes chez BDO à tout moment l'aide dont elles ont besoin dans le processus de travail", explique Maria Proske, chef de projet IT chez BDO. Mais d'autres choses étaient également importantes, comme accélérer l'onboarding ou réduire les coûts des formations initiales. "A cela s'ajoute la pertinence stratégique de la solution, car elle augmente notre capacité de réaction face aux changements futurs".
Les tts learning architects favorisent l'acceptation et la motivation
Dans le cadre de l'approche globale du projet MDW, BDO a également fait appel aux tts learning architects. L'objectif de BDO était double. "Nous voulions créer un momentum qui suscite l'enthousiasme des collaborateurs pour les nouveautés", explique Maria Proske. "Et nous voulions développer des offres d'apprentissage centrées sur l'utilisateur afin d'obtenir rapidement des progrès d'apprentissage et de préserver les ressources".
Deux chantiers, un objectif : rendre les collaborateurs plus performants
Mise en œuvre proche des standards en six mois
Afin d'obtenir des résultats le plus rapidement possible, BDO a opté pour une implémentation proche des standards de la tts performance suite en combinaison avec le logiciel de support tts Microsoft 365 Empowerment et des ateliers de gouvernance. Après une formation initiale des auteurs par tts, BDO a commencé à former ses propres auteurs. Ceux-ci ont commencé à créer des contenus de formation pour leurs collègues dès la phase d'introduction de six mois.
La création des contenus d'apprentissage contribue largement à dissoudre les silos de savoir-faire existants. Les modules de connaissances sont centralisés et ensuite mis à disposition dans chaque Digital Workplace chez BDO en un seul clic via le QuickAccess de la tts performance suite. Les collaborateurs ont ainsi accès à des connaissances pertinentes dans chaque application, en fonction du contexte et de leur rôle.
La création de contenus réussit aussi du bas vers le haut
L'une des particularités de BDO est que tous les utilisateurs peuvent accéder à l'ensemble du contenu afin de pouvoir se former selon leurs préférences et leurs intérêts. En outre, l'entreprise a décidé d'autoriser la création de contenu par les utilisateurs. La base de connaissances peut ainsi être élargie de bas en haut. "Pour motiver les collaborateurs, tts a réalisé une bande-annonce publicitaire qui montre entre autres à quel point le Creator est facile à utiliser pour chacun", explique Maria Proske, co-responsable interne de la formation des auteurs.
La combinaison de tts performance suite et de l'intervention des experts en apprentissage de tts s'inscrit parfaitement dans notre approche globale. Elle fait ainsi partie intégrante de nos mesures facilitant la collaboration intersectorielle et indépendante du lieu de travail.
Concept d'apprentissage basé sur les profiles
Alors que la tts performance suite apporte une aide aux collaborateurs en matière de processus et d'application au moment où ils en ont besoin, le travail des tts Learning Architects intervient plus tôt. Grâce à leur analyse des besoins en formation, ils décident de manière décisive quels contenus et formats d'apprentissage seront utilisés dans et en dehors de la tts performance suite.
En tant que membres du Change and Learning Workstream du projet, les experts en formation de tts ont élaboré plusieurs User Stories sur la base de la Change Story de BDO, en tenant compte des attentes et des objectifs stratégiques des parties prenantes. Sur cette base, six profiles typiques de BDO ont ensuite été développés en collaboration avec les collaborateurs de BDO. En partant de la question de savoir ce dont ces personas ont besoin pour réussir dans le travail d'équipe virtuel, tts a aidé à élaborer un concept d'apprentissage. Celui-ci était parfaitement adapté aux besoins de formation des différents personas et tenait également compte de leurs incertitudes et motivations.
Un large éventail de formats d'apprentissage convaincant
Le résultat de cette approche a été une grande variété de formats d'apprentissage pour les différentes phases du projet. Pour préparer et motiver les collaborateurs au changement à venir, tts a conçu, en collaboration avec BDO, une bande-annonce de deux minutes et des sessions de bienvenue pour jusqu'à 200 participants. Les bases techniques et organisationnelles de la collaboration virtuelle ont été transmises par le biais de formations en ligne sur la base des instructions des collaborateurs spécialisés du projet.
En outre, le Change and Learning Workstream a conçu avec tts des espaces d'auto-apprentissage qui répondaient aux besoins des personas. Des contenus pour l'apprentissage autonome y étaient disponibles, allant de petites pépites d'apprentissage à des webinaires de 45 minutes. "Ce que nous avons obtenu avec tts et le concept de persona élaboré en commun, ainsi que les modules et formats de formation qui en ont découlé, est absolument convaincant et nous sera utile dans d'autres projets", déclare Maria Proske, chef de projet informatique.
Ce que BDO a réalisé avec la tts performance suite
- Large acceptation et motivation pour la collaboration virtuelle
- Grande volonté d'apprendre et succès rapide de l'apprentissage grâce à un concept d'apprentissage spécifique aux personnes
- Grande cohérence entre les objectifs stratégiques du projet et les offres d'apprentissage
- Une source unique de vérité à l'échelle de l'entreprise pour 2 100 collaborateurs
- Grande sécurité d'application et de processus au "moment du besoin
- Un rythme de changement élevé pour le projet "Modern Digital Workplace" de BDO
- La culture du savoir agile offre des avantages stratégiques dans les projets de changement à venir
Perspectives
La tts performance suite doit être utilisée à l'avenir dans toutes les applications. Pour ce faire, BDO élabore actuellement un contenu d'aide pour le logiciel standard utilisé et les développements propres existants. Pour informer les collaborateurs des modifications de processus, de réglementations ou de nouveaux contenus d'apprentissage, BDO veut utiliser à l'avenir les notifications push de la tts performance suite. En outre, BDO utilisera le concept Persona et Learning comme modèle pour d'autres projets.
À propos de BDO
La société d'audit BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft emploie 2 100 collaborateurs en Allemagne sur 27 sites et a réalisé un chiffre d'affaires de 304 millions d'euros en 2021. Fondée en 1920 à Hambourg, BDO est aujourd'hui l'une des principales sociétés d'audit, de conseil fiscal et de services consultatifs en Allemagne. Parallèlement, l'entreprise est membre fondateur de BDO International, qui compte 111 300 collaborateurs dans 164 pays et réalise un chiffre d'affaires de 12,8 milliards de dollars (2022).
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