Mise en œuvre proche des standards en six mois
Afin d'obtenir des résultats le plus rapidement possible, BDO a opté pour une implémentation proche des standards de la tts performance suite en combinaison avec le logiciel de support tts Microsoft 365 Empowerment et des ateliers de gouvernance. Après une formation initiale des auteurs par tts, BDO a commencé à former ses propres auteurs. Ceux-ci ont commencé à créer des contenus de formation pour leurs collègues dès la phase d'introduction de six mois.
La création des contenus d'apprentissage contribue largement à dissoudre les silos de savoir-faire existants. Les modules de connaissances sont centralisés et ensuite mis à disposition dans chaque Digital Workplace chez BDO en un seul clic via le QuickAccess de la tts performance suite. Les collaborateurs ont ainsi accès à des connaissances pertinentes dans chaque application, en fonction du contexte et de leur rôle.
La création de contenus réussit aussi du bas vers le haut
L'une des particularités de BDO est que tous les utilisateurs peuvent accéder à l'ensemble du contenu afin de pouvoir se former selon leurs préférences et leurs intérêts. En outre, l'entreprise a décidé d'autoriser la création de contenu par les utilisateurs. La base de connaissances peut ainsi être élargie de bas en haut. "Pour motiver les collaborateurs, tts a réalisé une bande-annonce publicitaire qui montre entre autres à quel point le Creator est facile à utiliser pour chacun", explique Maria Proske, co-responsable interne de la formation des auteurs.
Concept d'apprentissage basé sur les profiles
Alors que la tts performance suite apporte une aide aux collaborateurs en matière de processus et d'application au moment où ils en ont besoin, le travail des tts Learning Architects intervient plus tôt. Grâce à leur analyse des besoins en formation, ils décident de manière décisive quels contenus et formats d'apprentissage seront utilisés dans et en dehors de la tts performance suite.
En tant que membres du Change and Learning Workstream du projet, les experts en formation de tts ont élaboré plusieurs User Stories sur la base de la Change Story de BDO, en tenant compte des attentes et des objectifs stratégiques des parties prenantes. Sur cette base, six profiles typiques de BDO ont ensuite été développés en collaboration avec les collaborateurs de BDO. En partant de la question de savoir ce dont ces personas ont besoin pour réussir dans le travail d'équipe virtuel, tts a aidé à élaborer un concept d'apprentissage. Celui-ci était parfaitement adapté aux besoins de formation des différents personas et tenait également compte de leurs incertitudes et motivations.
Un large éventail de formats d'apprentissage convaincant
Le résultat de cette approche a été une grande variété de formats d'apprentissage pour les différentes phases du projet. Pour préparer et motiver les collaborateurs au changement à venir, tts a conçu, en collaboration avec BDO, une bande-annonce de deux minutes et des sessions de bienvenue pour jusqu'à 200 participants. Les bases techniques et organisationnelles de la collaboration virtuelle ont été transmises par le biais de formations en ligne sur la base des instructions des collaborateurs spécialisés du projet.
En outre, le Change and Learning Workstream a conçu avec tts des espaces d'auto-apprentissage qui répondaient aux besoins des personas. Des contenus pour l'apprentissage autonome y étaient disponibles, allant de petites pépites d'apprentissage à des webinaires de 45 minutes. "Ce que nous avons obtenu avec tts et le concept de persona élaboré en commun, ainsi que les modules et formats de formation qui en ont découlé, est absolument convaincant et nous sera utile dans d'autres projets", déclare Maria Proske, chef de projet informatique.
