Formations Microsoft 365 sur mesure au sein du groupe DMK

Le concept se concentre sur 100 utilisateurs clés qui seront formés avant le déploiement de Microsoft 365 à l'utilisation des nouvelles méthodes de travail et des nouveaux processus, afin qu'ils puissent ensuite, en tant que "floor runners", transmettre leurs connaissances à d'autres collègues lorsque ceux-ci ont besoin d'aide pour orchestrer les différentes applications de MS 365, par exemple pour le classement correct, la gestion des droits des données partagées sur OneDrive ou SharePoint, l'organisation et la programmation des réunions Teams ou la consignation des réunions en ligne avec OneNote.

Afin de déterminer exactement où se situent les besoins de formation, tts a d'abord sondé la situation actuelle lors d'une réunion de lancement et a défini avec DMK les objectifs et les contenus concrets de la formation. Les contenus ont ensuite été rédigés en plusieurs langues, le système de formation a été mis en place et, après les tests techniques, une formation test a été organisée, à laquelle a également participé Robert Wähnke, Head of IT Services & Workplace Solutions chez DMK, qui dirige le projet du côté de DMK. "Pour nous, la première a été absolument top", se souvient Wähnke, "ce qui était aussi dû à la communication très efficace avec tts pendant toute la phase du projet. Nous avions toujours les mêmes interlocuteurs, que nous pouvions joindre à tout moment sans problème. Cela nous a permis de gagner un temps précieux. "

Pour les formations, DMK a accordé une importance particulière à des formats d'apprentissage flexibles, qui s'appuient les uns sur les autres et se complètent mutuellement. tts a donc divisé les formations d'une semaine en une phase synchrone et une phase asynchrone.

Durant la phase synchrone, les utilisateurs clés ont participé à trois sessions en ligne qui, d'une durée de deux heures chacune, ont pu être facilement intégrées dans leur travail quotidien. En outre, deux sessions d'assistance en ligne optionnelles étaient prévues dans le programme de formation, au cours desquelles les participants ont pu échanger entre eux, clarifier les questions  et étudier ensemble les déroulements des processus dans le système.

Au cours de la phase asynchrone, les utilisateurs clés se sont chargés eux-mêmes de combler leurs lacunes de connaissances de manière ciblée à l'aide de formations en ligne de tts. En outre, ils ont eu l'occasion d'expérimenter eux-mêmes de nouveaux processus dans le système à l'aide d'exercices et de discuter des problèmes rencontrés avec une formatrice de DMK dans le cadre d'un chat en ligne.

Pour Florian Schomaker, le concept fonctionne parfaitement. "Le feedback des utilisateurs clés et nos propres observations montrent que les formations sont très bien accueillies et que nous obtenons rapidement des résultats d'apprentissage". Outre le concept de formation, une sélection intelligente des utilisateurs clés y contribue toutefois aussi. "Il était important pour nous que tous les utilisateurs finaux connaissent, dans l'idéal, au moins un des utilisateurs clés personnellement ou dans leur environnement de travail proche - non seulement parce que cela renforce le sentiment d'appartenance, mais aussi parce que les obstacles à la demande d'aide sont ainsi considérablement réduits".

Le groupe DMK décidera si la formation des utilisateurs clés sera suffisante après le déploiement de Microsoft 365, lorsque ce sera le cas. Avec les Key Users et grâce à différentes manifestations en ligne avant et pendant le lancement du logiciel, l'entreprise est déjà bien positionnée, estime Florian Schomaker. "S'il s'avère que nous devons former certains ou tous les collaborateurs, nous le ferons. Mais dans l'ensemble, nous sommes sur la bonne voie, car l'approche globale du 'New Work' est également soutenue et approuvée par les collaborateurs".  

En 2019, le groupe DMK a formulé une nouvelle charte, la "Vision 2030", qui donne le ton pour le groupe. Cela s'est accompagné d'un processus de transformation qui ne se limite pas, au sein de l'entreprise, au positionnement des marques, au développement de nouveaux produits ou à une production et des processus plus efficaces. La base doit être une organisation agile qui renforce la responsabilité individuelle, réduit les hiérarchies, développe les talents, crée un fort sentiment de communauté et abolit la pensée en silo - des objectifs pour lesquels il n'existe bien sûr pas de voie unique. Les tâches ont été redistribuées et les processus optimisés afin de réorienter l'ensemble de l'organisation.