Simplification des processus de passation de marchés et de gestion des ressources humaines
La phase de test de tts performance suite a couvert les domaines de la gestion du temps dans le cadre de la location à la retraite (HTR) et de la fourniture à la rémunération (P2P). Les équipes de formateurs et les utilisateurs impliqués ont été initiés à la solution de performance support et ont eu accès à tts performance suite. Au total, une dizaine de processus ont été définis et transférés vers la solution, ce qui a permis de réduire considérablement les dépenses liées à la formation formelle. Tout au long du projet, les équipes du DTSE ont toujours pu compter sur le soutien de Hamdi Tamiş, un consultant de tts. Par exemple, la formation des auteurs et l'analyse des besoins ont été effectuées et des objets d'apprentissage communs tels que des lignes directrices, de la documentation et des cours d'apprentissage en ligne basés sur les flux de processus existants au DTSE, y compris l'audit et les feuilles de temps, ont été créés.
À la fin de la phase de test, toutes les personnes impliquées dans le projet pilote ont fourni des commentaires très positifs - du point de vue de la génération de contenu, la convivialité lors de l'enregistrement d'une application, du traitement du contenu ou de la réalisation d'une mise à jour partielle était remarquable. Les responsables du P2P et du HTR ont ensuite recommandé de poursuivre le déploiement et l'extension de tts performance suite au sein du DTSE. L'un des principaux avantages mis en avant était l'outil QuickAccess pour l'utilisateur final, un point d'accès unique qui offre une documentation actualisée sur les processus à tout moment, à l'échelle de l'entreprise et en libre-service. Comme l'explique Juliána Fegyveresová, propriétaire de l'outil KTM au sein du DTSE : "Nos utilisateurs utilisent activement KTM dans leur travail quotidien. Chaque fois qu'ils ont une question pendant leur travail avec les applications logicielles utilisées par le DTSE, ils cliquent simplement sur l'icône orange dans la barre des tâches. Des informations contextuelles dans différents formats orientés vers l’utilisateur, comme des guides étape par étape, sont alors affichées automatiquement pour les utilisateurs finaux". Les connaissances ne sont donc plus seulement stockées dans la tête des gens, elles sont également sauvegardées sur un serveur central et sont ainsi mieux protégées contre les pertes dues à la rotation du personnel. En outre, les nouveaux employés peuvent être plus efficacement intégrés dans les processus et systèmes internes.