SFS Group : Business Guidance pour SAP S/4HANA
Maîtriser avec succès la croissance et l'internationalisation
Fondée en 1928 comme petite quincaillerie, SFS est aujourd'hui l'une des entreprises leaders au niveau mondial dans le domaine des composants et sous-ensembles de précision, des systèmes de fixation mécanique, des outils de qualité et des systèmes logistiques.
L'entreprise se développe de manière dynamique. Grâce à des rachats et à une croissance organique, SFS a pu s'agrandir de plus de 45% rien qu'en 2022. Parallèlement, le groupe s'est considérablement internationalisé. Afin de pouvoir continuer à agir de manière homogène en tant qu'entreprise globale, le groupe met résolument l'accent sur la numérisation.
Ce n'est que récemment que l'environnement ERP obsolète de 27 pays a été migré vers SAP S/4HANA. Les responsables du projet savaient dès le départ que les formations classiques ne suffiraient pas à transmettre les connaissances nécessaires à cet effet. "Compte tenu de l'ampleur des changements survenus en très peu de temps, nous avons donc cherché une solution 24h/24 et 7j/7 qui puisse soutenir nos collaborateurs directement sur leur lieu de travail", explique Beatrice Gyger, Head of HR Training & Development chez SFS Group Schweiz AG.
Centraliser les connaissances et les mettre à disposition sur le Digital Workplace
Pour SFS, il était évident de miser sur la tts performance suite. Le groupe utilise la plateforme d'adoption digitale de tts depuis 2014 déjà, mais jusqu'à présent, son utilisation se limitait à la création d'e-learnings, de documentations et de formations sur des thèmes tels que l'onboarding, la conformité, l'assurance qualité ou les instructions de travail.
Avec le passage au tout nouveau système ERP de SAP, la décision a été prise d'utiliser tout le potentiel de la tts performance suite pour mettre en place une plateforme d'adoption digitale à l'échelle du groupe. L'objectif était de regrouper les connaissances jusqu'alors dispersées et de les rendre disponibles dans le processus de travail afin de décharger les quelque 600 utilisateurs clés. En même temps, il s'agissait de créer une source unique de vérité pour le travail avec SAP S/4HANA et d'autres applications, qui assiste tous les utilisateurs en fonction du contexte lorsqu'ils ont des questions sur l'utilisation du logiciel ou sur les processus et les réglementations dans le workflow.
Le passage à SAP S/4HANA est un énorme défi, car il s'accompagne de l'introduction de nouvelles normes de processus dans le monde entier. Le besoin de connaissances est donc d'autant plus grand. Nous y répondons parfaitement avec la tts performance suite, car nos utilisateurs clés reçoivent désormais de la documentation, des connaissances sur les processus et des listes d'étapes directement dans le processus de travail.
Du départ à l'arrivée en trois mois
Pour que le passage à SAP S/4HANA se fasse sans problème, il était important de fournir le plus rapidement possible du contenu aux collaborateurs et de ne pas perdre de temps. "tts est notre partenaire de confiance depuis de nombreuses années", explique Beatrice Gyger. "Il était donc évident d'intégrer les experts en logiciels et en apprentissage de tts dans une phase précoce du projet".
L'implémentation et les formations nécessaires ont été réalisées par tts en collaboration avec SFS. En outre, les équipes de projet ont affiné le concept d'intervention afin de permettre aux collaborateurs de consacrer plus de temps à la création de contenus dans leur travail quotidien. Bien qu'une quarantaine d'auteurs aient été (et soient encore) engagés pour la production de contenus, il est vite apparu que tous les guides prévus ne seraient pas prêts pour le déploiement. Là encore, les équipes de projet ont trouvé une solution : En l'espace de deux jours, 700 liens vers des documentations Confluence ont été créés, permettant d'obtenir l'aide adéquate en cliquant sur le QuickAccess de tts performance suite. La production des guides manquants a ainsi pu être reportée à la période suivant le déploiement et la tts performance suite a pu être lancée comme prévu au bout de trois mois.
Motivation et savoir-faire pour une transition en douceur
Grâce à la tts performance suite, le groupe SFS a pu obtenir très tôt un haut niveau d'acceptation pour le changement à venir de son système ERP. "Le feed-back des utilisateurs finaux et des auteurs est tout à fait positif. Même les collaborateurs qui avaient des doutes au départ ont pu être convaincus au cours du projet d'introduction. Certains d'entre eux sont même devenus de grands promoteurs de notre plateforme d'adoption digitale", se réjouit Beatrice Gyger.
Les raisons en sont multiples. SFS a ainsi rapidement supprimé des silos obsolètes et créé une plateforme de connaissances centrale. Celle-ci offre aux 600 utilisateurs clés travaillant avec SAP S/4HANA l'aide dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin, en fonction du contexte et des rôles. Parallèlement, l'équipe de projet a veillé, à l'aide de la tts performance suite, à ce que les collaborateurs acquièrent la sécurité d'utilisation et de processus nécessaire, malgré un effort de formation réduit, afin que le déploiement se déroule sans problème. Grâce à la qualité élevée des données et des processus, SFS a pu exploiter les potentiels de SAP S/4HANA dès le début.
Perspectives
En raison des expériences positives, le groupe SFS a décidé d'étendre le projet et d'utiliser tts performance suite de manière globale dans l'ensemble de l'environnement applicatif.
Là aussi, de grands changements sont prévus. Ainsi, après les deux modules SAP pour les finances et le contrôle de gestion (FI/CO), SFS prévoit d'implémenter prochainement les modules pour la gestion du cycle de vie des produits (PLM), le Product Lifecycle Costing (PLC) et le SAP Product Content Hub (PCH). De cette manière, 3 500 utilisateurs finaux auront à l'avenir accès à la tts performance suite, qui doit en outre offrir un soutien pour le travail avec la solution de modèles Templafy pour MS Office et des applications d'entreprise spécifiques.
En perspective, la tts performance suite est donc présente à tous les carrefours stratégiques du groupe et constitue littéralement une aide centrale pour les décisions guidées par les données et la poursuite de la numérisation chez SFS.
Ce que le Groupe SFS a réalisé avec la tts performance suite
- Large acceptation des nouvelles applications et des nouveaux processus
- Grande sécurité d'utilisation et de processus pour le déploiement de SAP S/4HANA
- Une source unique de vérité pour toutes les questions relatives aux applications, aux processus et aux réglementations
- Un onboarding efficace
- Soutien à l'internationalisation grâce à des packs de langues multilingues
- Utilisation flexible de la tts performance suite pour des projets ultérieurs, également dans d'autres secteurs de l'entreprise
À propos du SFS Group
SFS compte parmi les entreprises leaders mondiales dans le domaine des composants et sous-ensembles de précision, des systèmes de fixation mécanique, des outils de qualité et des systèmes logistiques. Grâce à son positionnement de spécialiste de l'ingénierie de la valeur, le groupe crée une valeur ajoutée concrète en proposant des solutions sur mesure pour des applications de niche critiques pour le succès, sous forme d'économies de coûts ou d'augmentation de la valeur. Le Groupe SFS comprend les trois segments Engineered Components, Fastening Systems et Distribution & Logistics et a réalisé en 2022 un chiffre d'affaires d'environ 2,8 milliards d'euros avec 13 500 collaborateurs dans 35 pays.
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