Onboarding-Unterstützung bewirkt schnelle Benutzerakzeptanz

Die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist schon unter normalen Umständen eine Herausforderung. Für ALD Niederlande gewann diese Aufgabe nach der Übernahme eines wichtigen Mitbewerbers im niederländischen Automobilhandel zusätzlich an Bedeutung. Denn über zahlreiche wachstumsbedingte Neueinstellungen hinaus musste ALD nun auch die Mitarbeitenden des akquirierten Wettbewerbers in das Unternehmen eingliedern. Damit stand ALD gleich vor drei Herausforderungen: Die übernommenen Mitarbeitenden mussten lernen, wie die Geschäftsabläufe bei ALD funktionieren. Zugleich sollten sie die Unternehmenskultur kennenlernen. Das alles musste möglichst schnell geschehen.

Miles Ria, die Flottenmanagement-Software von ALD Niederlande, wird landesweit von etwa 250 Endbenutzern zur Verwaltung der mehr als 50.000 Leasingfahrzeuge. Die neuen Mitarbeitenden mussten rasch lernen, mit Miles Ria umzugehen und weitgehend selbstständig damit zu arbeiten. Dieser Aufgabe war das im Unternehmen genutzte Wissensmanagementsystem jedoch nicht gewachsen. ALD brauchte etwas Neues.

Effizientes Leasingmanagement bei ALD bedeutet, die Systeme, Prozesse und Verfahren des Unternehmens zu verstehen und richtig zu nutzen. Damit alle Mitarbeitenden diese Aufgabe erfüllen können, sind unterschiedliche Formen der Unterstützung erforderlich – einführendes Lernen für die Neueinsteiger und Performance Support für aktive, erfahrene Benutzer. Deshalb machte sich ALD auf die Suche nach einem System, das beides kann.

Zu diesem Zweck berieten sich die Business-Change-Manager von ALD Automotive in den Niederlanden auch mit ihren belgischen Kollegen, die mit der tts performance suite arbeiten. Das positive Urteil der Belgier gab den Ausschlag dafür, dass die tts performance suite auch in den Niederlanden eingeführt wurde.

Für das ALD-Projekt entwickelte tts zunächst eine benutzerfreundliche E-Learning-Vorlage im Corporate Design für das Onboarding. Anschließend bildete tts mehr als 20 ALD-Mitarbeitenden zu Content-Experten für den Producer aus. Mit dieser Softwarekomponente lassen sich in der tts performance suite Lerninhalte entwerfen, erstellen und veröffentlichen. Im nächsten Schritt implementierte tts die QuickAccess-Clients der tts performance suite. Der QuickAccess sorgt dafür, dass die Benutzer von Miles Ria bei konkreten Anwendungsproblemen direkt in ihrer Arbeitsumgebung kontextbezogenen Support erhalten.

Das Ergebnis ist eine zweistufige Wissensmanagementstrategie: ein einheitlicher Onboarding-Ansatz und eine individuelle Benutzerunterstützung für die effiziente Arbeit mit Miles Ria. Alle Inhalte für das E-Learning und die Schulungen wurden übrigens bereits vor der Inbetriebnahme erstellt – und zwar von den Experten von ALD.

Im Vergleich zur alten Lösung stellt das neue Wissenssystem einen Quantensprung für ALD dar. Und das aus mehreren Gründen: So überzeugt die neue Plattform sowohl die Verfasser von Inhalten als auch die Endanwender durch ihre Benutzerfreundlichkeit. Zudem ist sie ein nützlicher Einstieg für Miles-Ria-Neulinge und begleitet sie als unterstützender Leitfaden auf dem Weg zum Experten. Hinzu kommt, dass die kompetentesten Mitarbeitenden von ALD ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen über die Plattform mit ihren Kollegen teilen können. Dadurch helfen sie weniger erfahrenen Kolleg:innen beim Lernen und dabei, aktuelle sowie neue Herausforderungen zu meistern.

Im Projekt selbst profitierte ALD von einer optimierten Implementierungsstrategie. Dank der sorgfältigen Beratung und intensiven Schulung durch tts konnten sowohl die Onboarding-Lösung wie auch weitere Anwendungen für den Wissensaustausch rasch eingeführt werden. Die tts performance suite ermöglicht es den Wissensexperten, die Kollegen zu unterstützen und ihr Verständnis von Miles Ria und dem Leasinggeschäft unternehmensweit zu teilen.

Mithilfe der tts performance suite  ließen sich auch die Folgen der Unternehmensübernahme abschwächen: Die neue Plattform ermöglichte die rasche Einführung einer Lernlösung, die die neuen Mitarbeitenden schnell im Umgang mit Miles Ria trainierte und so den Schulungsaufwand auf ein Minimum reduzierte. Zudem bot und bietet sie kontinuierliche Unterstützung innerhalb der Arbeitsumgebung von Miles Ria. Das Resultat: ein schneller Kompetenzaufbau bei den Mitarbeitenden und größeres Selbstvertrauen – Eigenschaften, die auch bei den Kunden von ALD nicht unbemerkt bleiben

Darüber hinaus tragen die Schulungen und der Performance Support dazu bei, Geschäftsrisiken zu minimieren, weil damit gewährleistet wird, dass sich die Mitarbeitenden an definierte Geschäftsprozesse und -verfahren halten.

ALD ist mit diesem neuen Ansatz zur Schulung und Leistungsunterstützung so zufrieden, dass das Konzept nun ausgeweitet werden soll. So ist geplant, die Lösung über Miles Ria hinaus einzusetzen. Aufgrund der vielen Vorteile, die das Pilotprojekt gebracht hat, rechnen die Führungskräfte auch für andere geschäftskritische Anwendungen mit einem durchschlagenden Erfolg. Denn dank des effizienten Benutzer-Onboardings ist ALD heute wesentlich agiler als früher. Außerdem profitiert das gesamte Unternehmen vom Wissen der erfahrensten Mitarbeiter. Das fördert eine Unternehmenskultur, die von gegenseitiger Unterstützung geprägt ist und die den Mitarbeitern das gute Gefühl vermittelt, an ihrem Arbeitsplatz sinnvolle Arbeit zu leisten.