Snop: Gestandaardiseerde SAP-documentatie voor 12 landen

Als Europese toeleverancier in de automobielsector is Snop de afgelopen jaren sterk gegroeid door talrijke overnames. Elke nieuwe locatie bracht daarbij eigen processen, culturen en IT-structuren met zich mee. Het doel van het bedrijfsbrede project OneIT was om alle SAP-systemen te standaardiseren. Al tijdens de fase van procesdocumentatie werd echter duidelijk dat die standaardisatie nog ver weg was.

De belangrijkste uitdagingen bij het opzetten van een functionerende, bedrijfsbrede kennisbank waren:

• Verschillende formaten: procesdocumentatie was verspreid over Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden – zonder standaard, zonder structuur.
• Taalbarrières: veel instructies waren slechts in één taal beschikbaar, vaak niet in de officiële bedrijfstaal Engels, of juist alleen in het Engels, wat voor veel medewerkers tot begrijpelijkheidsproblemen leidde.
• Gebrek aan transparantie: het was onduidelijk of alle kernprocessen waren vastgelegd, en of de inhoud was afgestemd met kwaliteitsmanagement.
• Culturele verschillen: terwijl sommige vestigingen goed documenteerden, ontbrak bij andere een documentatiecultuur volledig – kennis bleef impliciet.
• Geen gestandaardiseerde workflow: het creëren, bijwerken en verspreiden van content verliep zonder vast proces, waardoor vindbaarheid en bruikbaarheid beperkt bleven.

Het project ging in mei 2022 van start onder leiding van de afdeling Operations. In eerste instantie kregen alleen de auteurs toegang tot het platform om content te creëren en te consolideren. In het tweede jaar maakten ongeveer 180 SAP-gebruikers gebruik van de beschikbare content, en in het derde jaar groeide dit aantal tot 500.

De focus lag op risicovolle processen, met name binnen productie, logistiek en financiën. Het afstemmen van lokale werkinstructies op de centrale kwaliteitsstandaard speelde daarbij een cruciale rol.

tts leverde zowel technische ondersteuning als methodologische expertise, waarmee een solide basis werd gelegd voor duurzame standaardisatie en kennisdeling binnen de organisatie.

Snop heeft zijn belangrijkste doelstellingen met succes bereikt. De meest kritieke bedrijfsprocessen – van productie tot inkoop en boekhouding – zijn nu volledig gedocumenteerd. Dankzij een gestandaardiseerd formaat zijn de instructies helder, eenduidig en centraal beschikbaar binnen de tts performance suite. Het Digital Adoption Platform fungeert voortaan als de enige geldige opslaglocatie voor SAP-documentatie.

Tegelijkertijd is gewaarborgd dat alle procesbeschrijvingen voldoen aan de kwaliteitsstandaard. Lokale werkinstructies worden consequent afgestemd op het centrale kernmodel. Inhoud wordt lokaal opgesteld, in de respectieve landstaal, maar volgt één centraal governance-model. Inmiddels zijn de titels en beschrijvingen van alle documenten beschikbaar in ten minste zes talen.

Het resultaat mag er zijn: medewerkers gebruiken SAP correcter, de datakwaliteit is verbeterd, het aantal fouten is gedaald en de productiviteit is toegenomen. Zowel de Vice President Operations als de CFO tonen zich bijzonder tevreden over de tot nu toe behaalde vooruitgang.

Snop kijkt al vooruit. Op dit moment wordt onderzocht hoe de tts performance suite kan worden geïntegreerd in het interne ticketsysteem. Ook business guidance – contextgebonden ondersteuning bij complexe beslissingen – krijgt steeds meer aandacht.

De volgende stap? Nog meer processen digitaal ondersteunen en zo de kennisoverdracht binnen het bedrijf op de lange termijn versterken.

Snop is een internationale toeleverancier voor de automobielindustrie, gespecialiseerd in metalen carrosserieonderdelen, structurele componenten en montagesystemen. Als onderdeel van de Franse FSD-groep is Snop actief in twaalf landen en beschikt het over veertig vestigingen in Europa en Noord-Amerika.

Door de sterke en voortdurende groei is Snop uitgegroeid tot een gediversifieerd en gedecentraliseerd bedrijf met 7.400 medewerkers. Het levert aan vrijwel alle grote autofabrikanten wereldwijd. Technologische excellentie, efficiënte processen en een sterke focus op kwaliteit vormen de kern van de bedrijfsstrategie – ondersteund door moderne, geïntegreerde IT- en procesmanagementsystemen.