Financiering van onderzoek zonder vraagtekens

E-overheid is in Nederland al lang een realiteit. Meer dan 90 procent van de overheidsdiensten zijn nu online beschikbaar. Naast talloze kleine transacties kunnen ook grote projecten van nationaal belang digitaal worden afgehandeld. Bijvoorbeeld de aanvraag van overheidsfinanciering voor onderzoeksprojecten. 

Het centrale aanspreekpunt hiervoor is de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap en is een van de belangrijkste wetenschapsfinanciers in Nederland. NWO investeert jaarlijks bijna 1 miljard euro in innovatie gedreven onderzoek, onderzoek gericht op maatschappelijke uitdagingen en in onderzoeksinfrastructuur. NWO financiert iets meer dan 7.000 onderzoeksprojecten aan universiteiten en andere kennisinstellingen 

Om de hoeveelheid aanvragen in goede banen te leiden en het financieringsproces voor alle betrokken partijen zo transparant mogelijk te maken, maakt NWO gebruik van een digitaal kennisplatform in combinatie met een softwarepakket genaamd ISAAC.  

Met behulp van het aanvraag- en rapportagesysteem ISAAC kunnen bijvoorbeeld universiteiten hun aanvragen zelfstandig op het platform indienen en alle benodigde documenten uploaden. De NWO-medewerkers zorgen vervolgens voor de verdere verwerking, raadplegen externe reviewers voor een gefaseerde online evaluatie en bereiden elk onderzoeksproject voor op de laatste vergadering van het besluitvormend orgaan, dat beslist welk project wordt gefinancierd en welk niet. Bovendien kunnen projectmanagers van universiteiten ISAAC gebruiken om de status van hun voorstel te volgen, zo nodig informatie te verstrekken, of in beroep te gaan als het NWO-panel besluit niet tot financiering over te gaan. 

Als gevolg van talrijke wettelijke voorschriften is elke stap van de aanvraagprocedure strikt gereglementeerd. Bijgevolg moeten de ongeveer 750 medewerkers bij NWO niet alleen precies weten hoe de bedrijfsspecifieke software werkt, maar ook hoe zij ermee moeten werken om procedurefouten en de daarmee gepaard gaande juridische gevolgen te voorkomen. Daartoe heeft NWO de afgelopen tien jaar een omvangrijke hoeveelheid kennis opgebouwd, waartoe het personeel via een portaal toegang heeft gekregen om de informatie te zoeken die het nodig heeft.  

Maar nadat de leverancier van het portaal alle verdere ondersteuning had stopgezet, was een groot deel van de bestaande kennis praktisch van de ene dag op de andere niet meer beschikbaar en moest er snel actie worden ondernomen. In het kader van een openbare aanbesteding besliste NWO in het voordeel van tts, omdat geen enkele andere aanbieder even geloofwaardig kon aantonen dat hij alle vereiste diensten binnen de gestelde termijn kon leveren. Binnen slechts drie maanden moest immers een nieuw portaal worden opgezet en de bestaande en nieuwe kennis moest direct beschikbaar zijn in de werkcontext. 

De spil van de nieuwe oplossing bij NWO is de tts performance suite. De Digital Adoption Solution biedt werknemers die met ISAAC werken precies de ondersteuning die zij nodig hebben op het werk als zij vastlopen. Om de software hiertoe in staat te stellen, moesten echter eerst de interfaces naar het nieuwe kennisportaal worden ingericht en moest de bij NWO beschikbare leerinhoud worden geconverteerd of nieuw worden gemaakt. 

Om geen tijd te verliezen, trainde tts vijf NWO-medewerkers in het gebruik van de tts performance suite en ontwikkelde een workflow voor kwaliteitsgegarandeerde contentproductie, evenals op maat gemaakte e-learning templates in de huisstijl van NWO.  

Bovendien zorgde tts voor regelmatige coachingsessies om ervoor te zorgen dat de nieuwe gebruikers alle belangrijke functies kort na de implementatie met vertrouwen konden bedienen. Bovenal de tijdbesparende opnamefunctie van de tts performance suite, waarmee afzonderlijke of procesoverstijgende handelingen binnen ISAAC eenvoudig kunnen worden opgenomen en opgeslagen in verschillende leerformaten.  

Ondanks het krappe tijdschema konden tts en NWO het project volgens plan afronden. Sindsdien profiteren gebruikers van directe performance support bij het werken met ISAAC. In plaats van moeizaam te moeten zoeken naar de juiste hulp in het oude portaal, kunnen zij nu met slechts enkele muisklikken rechtstreeks in ISAAC de juiste ondersteuning krijgen voor elke stap die zij moeten zetten. Voor NWO betekent dit niet alleen dat het groeiende aantal onderzoek aanvragen sneller kan worden afgehandeld. Tegelijkertijd zorgt de overheidsorganisatie er ook voor dat fouten in de processtroom en de daarmee gepaard gaande extra werkzaamheden en vervolgkosten worden vermeden. 

Intussen circuleren bij NWO verschillende ideeën om de mogelijkheden van de tts-performance suite ook buiten de eigen staf en ISAAC te benutten. Enerzijds is dit te danken aan de positieve feedback van de eindgebruikers en de vereenvoudigde aanmaak van content. Anderzijds is het echter ook te danken aan het feit dat de Digitale Adoptie Oplossing de NWO een hoge mate van investeringszekerheid biedt, omdat de oplossing van tts met elke andere software kan worden gebruikt en ook na de zoveelste upgrade van de desbetreffende fabrikant niet hapert.  

Zo maakt NWO nu ook gebruik van de tts performance suite in combinatie met de HR cloud oplossing YouForce. Het belangrijkste is dat de organisatie de prestatieondersteuning in de toekomst wil uitbreiden naar de meer dan 2.000 externe gebruikers van ISAAC, om het complexe collaboratieve applicatieproces holistisch te optimaliseren en hoge ondersteuningskosten te vermijden. Het verrichte voorbereidende werk - namelijk de geconverteerde en nieuw gecreëerde inhoud - zou aldus dubbel renderen voor de autoriteit. En het zou een win-win zijn voor iedereen die erbij betrokken is.