Succesvol veranderingsbeheer voor SAP S/4HANA-projecten

Alle voordelen die SAP S/4HANA biedt, zijn gericht op een veel hoger niveau van standaardisering en ondersteunen niet het niveau van maatwerk dat R/3-gebruikers gewend zijn. Dit betekent dat gebruikers zich moeten aanpassen aan de toepassing, wat een uitdaging kan zijn als een hoog niveau van gebruikersaanpassing het doel is. Als bedrijven de vruchten willen plukken van SAP S/4HANA, moeten ze het veranderingsbeheer serieus nemen op alle "vijf momenten van behoefte" (een concept ontwikkeld door leerevangelist Bob Mosher). Dit zijn de "5 Moments of Need™":

Iets totaal nieuws leren

Werknemers moeten nieuwe processen aanleren en zich aanpassen aan de nieuwe SAP S/4HANA-gebruikersinterface en aan de reden waarom de verandering is doorgevoerd.

Uitbreiden van de kennisbasis

Het personeel moet zich de nieuwe werkmethoden en de gewenste resultaten volledig eigen maken, de beginselen van de herontworpen processen begrijpen en de analytische capaciteiten leren gebruiken.

Geleerde concepten onthouden en toepassen

Als de oplossing eenmaal draait, is ondersteuning nodig voor meer dan alleen basisscenario's. Het personeel moet toegang hebben tot materiaal dat nuttig is in hun eigenlijke werkcontext, die wordt bepaald door hun rol en de huidige toepassing, het proces en de taak.

Als de dingen niet volgens plan gaan

In de arbeidswereld van vandaag is de uitzondering de regel. U wilt dat uw team snel en adequaat reageert zonder de tijd van collega's in beslag te nemen met vergaderingen of telefoongesprekken. Daarom is de toegang tot content  essentieel voor Employee Self Service, en daarom moet voldoende content, die aansluit bij veel voorkomende problemen, worden gecreëerd en beheerd door interne Subject Matter Experts.

Wanneer veranderingen optreden

Een van de grote pluspunten van SAP S/4HANA is de flexibiliteit. Verbeteringen kunnen veel dynamischer worden doorgevoerd en uitgerold, en de tijd die nodig is om de vastgestelde behoeften (gegevens) om te zetten in proces- en middelenwijzigingen kan aanzienlijk worden verkort. Ook hier speelt de vraag naar efficiënte contentcreatie door de Subject Matter Experts in combinatie met pushmeldingen en real-time beschikbaarheid van nieuwe content een rol.

Veel van onze klanten hebben een gevestigde aanpak voor verandermanagement die onze tts performance suite als platform gebruikt. In feite hoeven zij deze aanpak alleen maar toe te passen op hun SAP S/4HANA-initiatieven. Maar wat doe je als je nog niet zo'n aanpak hebt? Dit was het geval met Corbion, een wereldmarktleider in de productie van melkzuur voor de voedingsindustrie. Corbion is actief in vele landen in Azië, Europa en Latijns-Amerika en is van plan om "Source to Pay", "Demand to Supply", "Order to Cash", "Maintain to Settle" en "Finance to Manage" in een greenfield implementatie te introduceren als onderdeel van zijn SAP S/4HANA-project. Het project werd CUBE gedoopt, wat staat voor "Corbion United By ERP". Het veranderingsbeheer van het gehele implementatieproject volgde een zeer systematische - of zoals wij zouden zeggen, "geïndustrialiseerde" - aanpak.

1. Corbion voerde een selectieproces uit om de beste technologie voor gebruikersadaptatie te vinden en koos voor de tts performance suite voor contentcreatie, curatie en contextgevoelige distributie.
2. Subject Matter Experts van Corbion en tts consultants voerden een analyse van de leerbehoeften uit als onderdeel van een door een consultant begeleid proces. Proces voor proces werd de vereiste inhoud bepaald op basis van de context (bv. rol van de werknemer, proces, eindproduct) en de vereiste leer- en ondersteuningsvormen (stappenlijst, documentatie, simulatie, e-learning, ander materiaal).
3. Deze structuur werd overgebracht naar tts performance suite, samen met informatie over de context, de inhoud en wanneer en door wie de inhoud moet worden gecreëerd.
4. Er werden standaardsjablonen voor een gestandaardiseerd Corbion-contentontwerp ontwikkeld en daarnaast werd een handleiding voor contentontwerp opgesteld.
5. Het materiaal werd gecreëerd en gelokaliseerd in SAP in overeenstemming met de go-live prioriteiten en het afrondingsproces. Corbion besloot de creatie van de inhoud uit te besteden, waarbij de subject matter experts input gaven en de inhoud beoordeelden.
6. De eerste go live begon op 01 oktober 2019 in Azië.
7. Het onderhoud van de inhoud werd verplicht gesteld door Corbion's content governance aanpak. De subject matter experts van Corbion moesten de onderhoudswerkzaamheden beheren om te zorgen voor een permanente afstemming tussen de bedrijfsprocessen en de beschikbare leer/ondersteuningsinhoud.

Terwijl de roll-out nog aan de gang is, zal dit geïndustrialiseerde proces voor het creëren en distribueren van inhoud de nieuwe gouden standaard worden binnen de initiatieven voor veranderingsmanagement van Corbion. Er wordt reeds gewerkt aan de verkenning van verdere softwareprojecten.