Onboarding-ondersteuning resulteert in snelle gebruikersacceptatie

Het snel inwerken van nieuwe werknemers is onder normale omstandigheden al een uitdaging. Voor ALD Automotive Nederland werd deze taak nog belangrijker na de overname van een belangrijke concurrent in de Nederlandse markt. Naast de vele nieuwe aanwervingen in verband met de groei, moest ALD nu ook de werknemers van de overgenomen concurrent in het bedrijf integreren. ALD werd dus geconfronteerd met drie uitdagingen tegelijk: De overgenomen werknemers moesten leren hoe bedrijfsprocessen bij ALD werken. Tegelijkertijd moesten zij werken met nieuwe software en de bedrijfscultuur leren kennen. Dit moest allemaal zo snel mogelijk gebeuren.

Miles Ria, de wagenparkbeheersoftware van ALD Nederland, wordt door ongeveer 250 eindgebruikers in het hele land gebruikt om de meer dan 50.000 leasevoertuigen te beheren. De nieuwe werknemers moesten snel leren omgaan met Miles Ria en er grotendeels zelfstandig mee werken. Het in het bedrijf gebruikte kennisbeheersysteem was echter niet op zijn taak berekend. ALD had iets nieuws nodig.

Goed leasemanagement bij ALD betekent het begrijpen en goed gebruiken van de systemen, processen en procedures van het bedrijf. Dit vereist zowel een initiële opleiding als performance support voor actieve gebruikers. De zoektocht naar een systeem dat beide kan doen, is begonnen.

Daarbij spraken de business change managers van ALD Automotive in Nederland met hun Belgische tegenhanger, die tts performance suite al had geïmplementeerd. De Belgische goedkeuring was voldoende om de collega's in Nederland ervan te overtuigen dat tts performance suite ook daar de best mogelijke oplossing zou zijn.

tts begon met het ontwerpen van een eenvoudig te gebruiken, merkgebonden eLearning-sjabloon voor ALD's onboarding. Vervolgens heeft het een twintigtal content materie-experts bij ALD getraind in het gebruik van Producer, het onderdeel dat het ontwerpen, creëren en publiceren van content in tts performance suite mogelijk maakt. De volgende stap was het uitrollen van de tts performance suite's QuickAccess clients, die contextuele, moment-of-need ondersteuning bieden aan Miles Ria gebruikers.

Het resultaat is een kennismanagement strategie die tweeledig is: een one-size-fits-all benadering van onboarding en gebruikersondersteuning op maat van de individuele functies. De experts van ALD waren in staat om 100 procent van de inhoud te creëren voor eLearning, training voor de go-live en ondersteuning in het werkproces op het moment van behoefte.

Het nieuwe kennissysteem van ALD is een grote stap voorwaarts ten opzichte van wat het voorheen had. De oplossing is gebruiksvriendelijk voor zowel de makers als de eindgebruikers. Het is een startpunt voor nieuwe Miles Ria gebruikers en een ondersteunende gids, omdat die gebruikers zelf ervaring opdoen en experts worden. Het is ook een platform dat ALD's meest deskundige mensen kunnen gebruiken om hun expertise en ervaringen te delen met collega's, zodat hun collega's kunnen leren en hen langs de weg kunnen begeleiden bij problemen en uitdagingen.

Aan de achterkant heeft ALD geprofiteerd van een gestroomlijnde implementatiestrategie. Het zorgvuldig overleg en de training van tts gaf ALD de mogelijkheid om onboarding en andere oplossingen voor kennisdeling snel uit te rollen. Het systeem stelt de kennisdeskundigen in staat om anderen te helpen en hun inzicht in Miles Ria en de leasebusiness te delen.

Aan de eindgebruikerskant heeft tts performance suite beide uitdagingen voor ALD na de overname opgelost. Het maakte de snelle uitrol van een leeroplossing mogelijk die nieuwe medewerkers snel op de hoogte bracht van Miles Ria, waardoor de tijd die ze in de klas doorbrachten tot een minimum werd beperkt. Het bood ook continue ondersteuning op het moment dat gebruikers hun dagelijkse werkzaamheden op het Miles Ria platform voortzetten.

De training en ondersteuning helpen ervoor te zorgen dat de medewerkers van ALD zich houden aan de bedrijfsprocessen en -procedures die de bedrijfsrisico's tot een minimum beperken. En het vertrouwen en de expertise van de medewerkers van ALD gaan niet onopgemerkt voorbij aan de klanten van het bedrijf.

ALD was zo blij met zijn nieuwe benadering van training en performance support dat het van plan is om het buiten Miles Ria om te gebruiken voor andere bedrijfsapplicaties die essentieel zijn voor andere onderdelen van het bedrijf. Met het succes van het project kan het managementteam van ALD met een gerust hart verder gaan. Een snelle en efficiënte gebruikerservaring aan boord verbetert de bedrijfsflexibiliteit. Bovendien kunnen de meest ervaren en deskundige medewerkers van het bedrijf het geleerde met elkaar delen. Het bevordert een ondersteunende en doelgerichte bedrijfscultuur.