Aplicación casi generalizada en seis meses
Con el fin de obtener resultados lo antes posible, BDO optó por una implantación casi generalizada de la tts performance suite junto con el software de apoyo Microsoft 365 Empowerment de tts y talleres de gobernanza. Tras la formación inicial de los autores por parte de tts, BDO empezó a cualificar a sus propios autores. Estos autores empezaron a producir contenidos de aprendizaje para sus colegas durante la fase de despliegue de seis meses.
La producción de contenidos de aprendizaje contribuye significativamente a romper los silos de conocimientos existentes. Los módulos de conocimiento se centralizan y se ponen a disposición, en todos los lugares de trabajo digitales de BDO, con un solo clic a través de QuickAccess de tts performance suite. De este modo, los empleados pueden acceder a los conocimientos pertinentes de cada aplicación en función del contexto y de su función.
La producción de contenidos también se produce de abajo arriba
Una característica especial de BDO es que todos los usuarios tienen acceso a todo el contenido para poder formarse según sus inclinaciones e intereses. Además, la empresa ha decidido permitir la producción de contenidos por parte de los usuarios. De este modo, la base de conocimientos también puede ampliarse de abajo arriba. «Para motivar a los empleados, tts creó un tráiler promocional que muestra, entre otras cosas, lo fácil que es para todos utilizar el Creator», explica Maria Proske, responsable interna de la formación de los autores.
Concepto de aprendizaje basado en personas
Mientras que la tts performance suite proporciona a los empleados apoyo en procesos y aplicaciones en el llamado "momento de necesidad", el trabajo de los arquitectos del aprendizaje de tts comienza antes. Con su análisis de las necesidades de formación, desempeñan un papel decisivo a la hora de decidir qué contenidos y formatos de aprendizaje se utilizan dentro y fuera de la tts performance suite.
En principio, el foco no está sobre el aprendizaje en sí. Como miembros del grupo de trabajo del cambio y aprendizaje del proyecto, los expertos en formación de tts desarrollaron varias historias de usuario basadas en la historia del cambio de BDO, que tenían en cuenta las expectativas y los objetivos estratégicos de las partes interesadas. Sobre esta base, se desarrollaron seis arquetipos representativos de BDO junto con los empleados de BDO. A partir de la pregunta de qué necesitan estos arquetipos para tener éxito en el trabajo de equipo virtual, tts apoyó la creación de un concepto de aprendizaje. Se adaptó a las necesidades de formación de los distintos arquetipos y también se tuvieron en cuenta sus incertidumbres y motivaciones.
La amplia gama de formatos de aprendizaje convence
El resultado de este planteamiento fue una amplia gama de formatos de aprendizaje para las distintas fases del proyecto. Para preparar y motivar a los empleados ante el cambio que se avecinaba, tts colaboró con BDO en la creación de un tráiler de dos minutos y sesiones de bienvenida para un máximo de 200 participantes. Los fundamentos técnicos y organizativos de la colaboración virtual se comunicaron mediante formación por Internet basada en las especificaciones del personal técnico del proyecto.
Además, el grupo de trabajo dedicado al cambio y aprendizaje diseñó con tts espacios de autoaprendizaje que respondían a las necesidades de los arquetipos. Desde pequeñas píldoras de formación hasta seminarios web de 45 minutos, el contenido para el aprendizaje autónomo estaba disponible allí. «Lo que hemos conseguido con tts, el concepto de arquetipo desarrollado a su lado, así como los módulos y formatos de formación derivados de él, es estupendo... y también nos será útil en otros proyectos», afirma la directora de proyectos de TI, Maria Proske.
