Beneficios de la formación personalizada de Microsoft 365 en el Grupo DMK

El concepto tiene como origen a unos 100 usuarios clave, a los que antes del despliegue de Microsoft 365 se les formó en el manejo de los nuevos métodos y procesos de trabajo. De esta forma, podrían actuar posteriormente como transmisores, transfiriendo sus conocimientos cuando sus compañeros necesitasen ayuda para manejar las distintas aplicaciones de Microsoft 365. Algunos ejemplos son el archivado correcto, la gestión de los derechos de los datos compartidos en OneDrive o SharePoint, la organización y programación de las reuniones de Teams y la redacción de actas para las reuniones en línea mediante OneNote.

Para saber con exactitud dónde se necesitaba formación en cada caso, tts concertó primero una reunión inicial para valorar la situación real y también definió los objetivos y el contenido específico de la formación con DMK. A continuación, se prepararon estos contenidos en varios idiomas, se configuró el sistema de formación y, tras las pruebas técnicas, se realizó un curso de formación piloto con la participación de Wähnke, director de Servicios de TI y Soluciones para el lugar de trabajo y persona responsable del proyecto en DMK. "Sentimos que las cosas empezaron de forma absolutamente increíble, en parte gracias a la comunicación altamente eficiente con tts durante toda esta fase del proyecto. Mantuvimos los mismos contactos todo el tiempo y pudimos localizarlos sin ningún problema siempre que lo necesitábamos, lo que nos ahorró un tiempo muy valioso", señala Wähnke.

DMK consideraba especialmente importantes los formatos de aprendizaje flexibles, modulares y complementarios durante la formación, por lo que tts dividió los cursos de una semana en una fase sincrónica y otra asincrónica.

Durante la fase sincrónica, los usuarios clave participaron en tres sesiones online de dos horas de duración cada una, lo que permitió integrarlas fácilmente en la jornada laboral. El plan de formación también incluía dos sesiones opcionales de apoyo en línea durante las cuales los participantes podían intercambiar información entre sí, aclarar cuestiones pendientes y ensayar juntos secuencias de procesos en el sistema.

Durante la fase asíncrona, los usuarios clave utilizaron de forma independiente los contenidos de formación basados en la web proporcionados por tts para cubrir lagunas específicas en sus conocimientos. Los ejercicios también les dieron la oportunidad de probar por sí mismos nuevos procesos en el sistema, utilizando una función de chat en línea para aclarar cualquier problema que surgiera con un formador de DMK.

Schomaker considera que el concepto ha sido todo un éxito. "Según los comentarios de los usuarios principales y nuestras propias observaciones, la formación ha tenido muy buena acogida y estamos consiguiendo resultados rápidos", revela. Sin embargo, además del concepto de formación en sí, la correcta selección de los usuarios clave también ha contribuido a este éxito. "Consideramos importante que todos los usuarios finales conocieran al menos a uno de los usuarios clave personalmente o que se encontrase en su entorno de trabajo inmediato, no sólo porque esto refuerza el sentimiento de unión, sino también porque los obstáculos a la hora de pedir ayuda son considerablemente menores.", añade Schomaker.

El Grupo DMK decidirá si la formación de usuarios clave sigue siendo suficiente tras el despliegue de Microsoft 365, cuando llegue el momento. Con los usuarios clave y gracias a varios eventos en línea antes y durante la introducción del software, la empresa ya está preparada, dice Florian Schomaker. "Si resulta evidente que necesitamos proporcionar a empleados específicos o incluso a todo el personal una formación adicional, lo haremos. Pero, en general, vamos por buen camino, porque nuestro personal apoya todo el enfoque de 'New Work' y lo respalda", subraya.

Con unos 7.800 empleados en más de 20 sedes y un volumen de negocio de 5.600 millones de euros, el Grupo DMK es el tercer mayor proveedor del sector minorista de la alimentación. En 2019, el Grupo DMK formuló su "Visión 2030", una nueva declaración de principios que establecía su marco de actuación futuro. La transformación asociada iba más allá del posicionamiento de las marcas, el desarrollo de nuevos productos y la eficiencia tanto de la producción como de los procesos. Todo debía basarse en una organización ágil que creara un mayor sentido de la responsabilidad personal, rompiera las jerarquías, desarrollara el talento, fomentara un fuerte sentimiento de comunidad y pusiera fin a la mentalidad de silos, objetivos que, obviamente, pueden alcanzarse de más de una manera. Esto llevó a un enfoque múltiple dentro del Grupo DMK, redistribuyendo las tareas y optimizando los procesos para realinear toda la organización.