Todas las ventajas que aporta SAP S/4HANA están orientadas a un nivel de estandarización mucho mayor y no admiten el nivel de personalización al que están acostumbrados los usuarios de R/3. Esto significa que los usuarios tienen que adaptarse a la aplicación, lo que puede ser un reto cuando se precisa un alto nivel de adopción de usuarios. Si las empresas quieren aprovechar todos los beneficios que aporta SAP S/4HANA, tendrán que prestar atención a la gestión del cambio en los 5 momentos de necesidad (un concepto desarrollado por el gurú del aprendizaje Bob Mosher). Estos son los "5 Momentos de Necesidad™":
Cuando se aprende por primera vez
Los empleados tienen que aprender nuevos procesos y adaptarse a la nueva interfaz de usuario de SAP S/4HANA, así como comprender los motivos por los cuales se apostó por el cambio.
Cuando se amplía la base de conocimientos
El personal debe interiorizar completamente los nuevos métodos de trabajo y los resultados que se esperan, comprender los principios de los procesos que se han rediseñado y aprender a utilizar las capacidades analíticas.
Cuando se tienen que recordar y aplicar los conceptos adquiridos
Una vez que la solución se ha puesto en marcha, los empleados necesitan soporte para algo más que la casuística básica. El personal debe tener acceso a materiales que les ayuden en su contexto de trabajo real, el cual depende de cada rol
y aplicación correspondiente, así como del proceso y la tarea de ese momento.
Cuando las cosas no salen según lo previsto
En el entorno laboral actual, la excepción es la regla. Por este motivo es fundamental que el equipo reaccione de forma rápida y adecuada sin tener que perder mucho tiempo en reuniones o llamadas. Para ello, es preciso que los empleados sean autosuficientes a la hora de acceder al contenido, y que los expertos internos en la materia (SMEs) creen y administren aún más contenido.
Cuando ocurre el cambio
La agilidad es uno de los grandes puntos a favor de SAP S/4HANA. Con esta versión se pueden implementar y desplegar mejoras de una forma mucho más dinámica, y a la vez reducir el tiempo que conlleva transformar las necesidades identificadas (datos) en modificaciones de procesos y recursos. Esta es otra área en la que entra en juego la demanda de creación eficiente de contenido, en combinación con su disponibilidad en tiempo real y notificaciones automáticas.