Nueva solución de adopción digital para la provincia de Holanda Meridional
El reto: un sistema anticuado y complicado con soporte cero
La solución de adopción digital que se utilizaba antes estaba anticuada y la creación de contenidos de aprendizaje era muy engorrosa. Los pequeños cambios en los contenidos de aprendizaje no podían publicarse sin más, sino que tenían que pasar por un largo proceso antes de que todos los miembros de la organización pudieran acceder a ellos. Además, no había ningún cuadro de mando que permitiera hacer un seguimiento del uso de los contenidos de aprendizaje. Al final, el software dejó de desarrollarse y el soporte se retiró por completo en 2018.
La solución: tts performance suite con ayuda rápida para MS 365 y mucho más
Como se necesitaba un sucesor, la provincia de Holanda Meridional optó por la tts performance suite e introdujo de manera paralela Microsoft 365. Con la solución de adopción digital, los empleados reciben ahora un apoyo rápido y sencillo para todas las funciones del nuevo software y son guiados a través del sistema de forma contextual según sea necesario. Además, la provincia de Holanda Meridional confió en tts Microsoft 365 Empowerment, que cuenta con más de 1.200 guías. Esto permitió adecuar a los empleados al nuevo sistema y formarlos en todos los aspectos.
El resultado: Contenidos de aprendizaje intuitivos para 2.000 usuarios de todas las funciones.
Hoy en día, hay diferentes departamentos que se encargan de desarrollar y mantener los contenidos de aprendizaje. Los autores formados crean dicho contenido de forma eficiente, lo publican en poco tiempo y así crean con rapidez un valor añadido para toda la organización.
Lilianne Solleveld controla los procesos y cree que tanto la tts performance suite, como el asesoramiento de tts, son un apoyo valioso: "Para nosotros es importante poder desarrollar contenidos de aprendizaje con facilidad. Las funciones de ayuda tienen que ser contextuales y estar adaptadas a las diferentes funciones de nuestra administración", explica Solleveld. "En cuanto se introdujo MS 365, tts respondió y nos proporcionó la formación pertinente. Todo ha ido como la seda".
Especialmente durante la pandemia, cuando muchas personas tuvieron que trabajar de repente en casa, la nueva configuración fue de gran ayuda. En la actualidad, la tts performance suite ofrece formación y asistencia ad hoc para muchas aplicaciones y funciones a unos 2.000 usuarios, incluso más allá de la suite de MS, con estadísticas completas de uso y sin necesidad de un servicio de asistencia.
Las perspectivas: módulos de elearning con prueba final y toda la documentación en un solo lugar
Por el momento, todo el contenido de aprendizaje está orientado para ofrecer ayuda a los empleados en el "momento de necesidad". Sin embargo, en un futuro próximo, se establecerán cursos de formación completos, con pruebas finales para comprobar lo aprendido. Las partes de la documentación que aún están en la intranet de la administración se trasladarán pronto al nuevo entorno.
"Gracias a la tts performance suite, ahora podemos proporcionar a nuestros equipos textos, imágenes y vídeos de forma fácil, rápida y sencilla", afirma Solleveld. "tts piensa por nosotros y ya tiene ideas para futuros desarrollos".
Acerca de la provincia de Holanda Meridional
Holanda Meridional es una región puntera en Europa, con una fuerte industria y un gran potencial económico: en la región del delta fluvial viven unos 3,7 millones de personas en una superficie muy reducida, lo que la convierte en una de las zonas más densamente pobladas del mundo. El puerto de Róterdam es el punto de transbordo de las mercancías procedentes de todo el mundo, por lo que se considera la puerta de entrada a Europa.
En la Provincia de Holanda Meridional, unos 2.000 empleados se encargan de asuntos que son demasiado grandes para los municipios y demasiado pequeños para el Estado. La autoridad provincial actúa como bisagra entre las entidades, con una línea directa a la capital, La Haya. Para que los procesos burocráticos sigan funcionando, la comunicación debe ser fluida. Por ello, la asistencia integral, y por tanto una solución de adopción digital, es absolutamente necesaria cuando se trata de los sistemas informáticos pertinentes. Este tipo de solución asiste al personal justo cuando necesita ayuda y lo hace directamente en su puesto de trabajo, en cualquier aplicación basada en la web y según su función específica.
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