Verfügbares Wissen für flexible und mobile Mitarbeitende

Um den Patientinnen und Patienten die bestmögliche Behandlung zu bieten, benötigen die Ärztinnen und Ärzte sowie die Klinikmitarbeitenden von Novicare Zugang zu umfassenden Patientendaten. Basierend auf seinem Arbeitskonzept, hat sich das Unternehmen daher für die Implementierung einer neuen Lösung der elektronischen Patientenakte (ePa) entschieden. Das System mit dem Namen Nova spielt eine entscheidende Rolle im Arbeitsalltag von Novicare. Nova bietet einen vollständigen Einblick in die Akte jedes Patienten und seine Behandlung. Außerdem stattet es das Gesundheitspersonal darüber hinaus mit Planungsinformationen und unterstützenden Dokumenten wie Protokollen aus. Mit der neuen Software unternimmt Novicare einen weiteren Schritt, um seine in der Gesundheitsbranche wegweisende Zukunftsvision umzusetzen, die einen klaren Mehrwert für seine Kunden schafft. Der medizinische Dienstleister stand jedoch bei der Einführung von Nova vor einer entscheidenden Herausforderung: Wie können alle Mitarbeitenden so schnell wie möglich für diese neue Arbeitsweise geschult werden?

Da sowohl die ärztlichen Teams als auch das übrige Klinikpersonal von Novicare selbstorganisiert und multidisziplinär arbeiten und an unterschiedlichen Standorten tätig sind, war es nicht einfach, die Belegschaft auf den neuesten Stand zu bringen. Außerdem war wegen der regelmäßig anfallenden System-Updates eine traditionelle Schulung im Klassenzimmer auch auf lange Sicht keine praktikable Option – Novicare benötigte eine flexible und intuitive Lösung, die E-Learning und Performance Support ermöglicht.

Da die Nova-Software den Mitarbeitenden völlig neu war, benötigten sie fortwährende Unterstützung, unabhängig von Zeit und Ort. Der medizinische Dienstleister war auf der Suche nach einer Lösung, die die Erstellung und Verwaltung von E-Learning-Inhalten mit Performance Support verbindet. Nach einem Vergleich verschiedener Optionen war Novicare von dem persönlichen Implementierungsansatz von tts und der Expertise der Consultants überzeugt. Darüber hinaus bot die tts performance suite ein sehr intuitives Autorensystem zu niedrigen Gesamtbetriebskosten an.

Um den Prozess der Inhaltserstellung zu vereinfachen, entwickelte tts für Novicare maßgeschneiderte E-Learning-Vorlagen sowie ein Webportal im Corporate Design des Unternehmens. Durch Frage-und-Antwort-Sessions ermittelte der tts Berater den Schulungsbedarf und führte On-the-Job-Schulungen für Novicare durch. In einem eintägigen Training erlernte eine ausgewählte Gruppe von Autorinnen und Autoren den Umgang mit der tts performance suite. Die performance suite ist so benutzerfreundlich, dass Novicare in der Lage war, weitere Autorenschulungen intern durchzuführen.

Außerdem ermöglichte die Lösung eine einfache Versionsverwaltung vor dem Go-live. Software-Updates, E-Learning-Module und Support Guides wurden so konzipiert, dass sie aufeinander abgestimmt sind. Um eine detailliertere kontextsensitive Unterstützung für Nova zu ermöglichen, hat tts auch die QuickAccess-Funktion auf die Bedürfnisse von Novicare zugeschnitten.

Das neue Webportal und der QuickAccess haben für die gewünschte flexible Erreichbarkeit gesorgt. Und durch die Entwicklung kontextsensitiver, schrittweiser Anleitungen für Nova hat tts es den Expertinnen und Experten von Novicare erleichtert, eigene E-Learning-Kurse zu erstellen. Damit konnte man zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Sowohl Endanwender als auch Autoren meistern den Umgang mit Nova nun spielend.

Mithilfe des On-the-Job-Supports erhält der Endanwender genau dann genau die Unterstützung, die er innerhalb der Nova-Anwendung  benötigt. Die kontextsensitive Hilfe sorgt dafür, dass keine Zeit verloren geht: Der Zugriff auf Arbeitsanweisungen und Qualitätsrichtlinien soll innerhalb von zehn Sekunden und mit nur zwei Mausklicks zur Verfügung stehen.

Content-Autoren und -Managerinnen arbeiten dank der hinterlegten Vorlagen und einer automatisierten Recording-Funktion schneller und effizienter – das erleichtert den Wissensaustausch zwischen den Novicare-Mitarbeitenden. Kollaborative Workflows sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei der Überprüfung und Freigabe neuer Inhalte.

Nach Abschluss des Projekts kann Novicare neue Benutzer:innen nun schnell und konsequent einarbeiten, damit alle auf dem gleichen Wissensstand sind, wenn sie mit dem neuen System starten. Und selbst wenn sich die Anforderungen eines Tages ändern sollten, kann das Autorenteam problemlos Schulungsmaterial erstellen, das auf das neueste Software-Update abgestimmt ist. Mit diesem zusätzlichen Wissen ist Novicare optimal für die effektive Arbeit mit dem neuen ePA-System gerüstet.