AOK Niedersachsen: Suchzeiten massiv reduziert
Zersplittertes Wissen, verstreute Dokumente
Bei der AOK Niedersachsen entstanden über die Jahre unzählige Trainingsunterlagen, Handbücher und Anleitungen in den einzelnen Fachbereichen. Jede Abteilung verwaltete ihre eigenen Dokumente auf separaten Laufwerken – ohne zentralen Zugriffspunkt. Für Mitarbeitende bedeutete das: lange Suchzeiten, doppelte Ablagen und Unsicherheit, ob die gefundene Version wirklich aktuell war. Besonders bei komplexen Prozessen oder selten genutzten Anwendungen führte das zu Frustration und ineffizienter Zusammenarbeit. Das Wissen war vorhanden, aber schwer zugänglich. Ein Zustand, der die tägliche Arbeit bremste und den Wissenstransfer innerhalb der Organisation erschwerte.
Zentral und kontextsensitiv für schnelle Antworten
Die tts lieferte mit der tts performance suite die entscheidende Lösung, um die Suchzeiten massiv zu reduzieren. Die Einführung der Digital Adoption Platform beendete die dezentrale Zersplitterung des Wissens. Entscheidend für den Erfolg war, dass die Lösung weit mehr als nur eine zentrale Dokumentenablage bot: Die Kontextualisierung und die leistungsstarken Suchfelder ermöglichen es den Mitarbeitenden nun, exakt die benötigte Information in Sekundenschnelle zu finden. Darüber hinaus implementierte tts einen Bereichsfilter, mit dem die Nutzende ihre relevanten Informationen durch eine einfache Bereichseingrenzung noch schneller erhalten. Diese ganzheitliche Lösung optimiert die internen Prozesse signifikant und stellt sicher, dass die über 2.500 live geschalteten Dokumente ihren Weg zu den Mitarbeitenden finden.
„FragJames“ – Wissen überall, aber nicht immer greifbar
Über die Jahre hat sich bei der AOK Niedersachsen ein beeindruckender Wissensschatz aufgebaut: zahlreiche Trainingsunterlagen, Handbücher und Anleitungen in den Fachbereichen. Doch die Vielfalt brachte auch eine Herausforderung mit sich: Die Dokumente lagen auf unterschiedlichen Laufwerken oder zusätzlich im Intranet.
Zentral und blitzschnell
Mit der tts performance suite hat die AOK Niedersachsen eine Lösung geschaffen, die den internen Zugang zu Wissen revolutioniert. Die Digital Adoption Platform bietet weit mehr als eine zentrale Ablage: Dank intelligenter Kontextualisierung und leistungsstarker Suchfunktionen finden Mitarbeitende die benötigten Informationen in Sekunden. Ein Bereichsfilter sorgt zusätzlich dafür, dass relevante Inhalte noch schneller verfügbar sind. Ein klarer Gewinn für Effizienz und Zusammenarbeit.
Proof of Concept als Erfolgsbasis
Die Einführung begann mit einer Ausschreibung, bei der die Fachbereiche aktiv eingebunden wurden – ein entscheidender Schritt für Akzeptanz und passgenaue Lösungen.
Ein Proof of Concept (PoC) validierte das Konzept und schuf Vertrauen. Die Implementierung verlief schnell und effektiv: Vom PoC bis zum Produktivsystem unterstützten die Expert:innen von tts die AOK Niedersachsen proaktiv, inklusive OnPrem-Server-Setup und umfassender Beratung zu Berechtigungen, Struktur und Dokumentorganisation.
Koordination als Schlüssel zum Erfolg
Ein IT-Projektkoordinator der AOK übernahm die zentrale Rolle als Schnittstelle zwischen allen Beteiligten. Gemeinsam mit der kontinuierlichen Beratung durch tts wurde eine optimale Systemarchitektur geschaffen – die Basis für eine reibungslose Einführung.
Bei der AOK Niedersachsen trägt der QuickAccess, das kontextsensitive Hilfe-Panel der tts performance suite, den Namen „FragJames“. Die Idee dahinter ist die eines digitalen Butlers, der den Mitarbeitenden stets unterstützend zur Seite steht. So entstand „FragJames“ als Sinnbild für eine verlässliche, hilfreiche Assistenz im Arbeitsalltag.
Ergebnisse auf einen Blick
- Massive Zeitersparnis: Kontextualisierung und Suchfelder verkürzen die Informationssuche signifikant.
- Hohe Akzeptanz: Die Plattform wird intensiv genutzt.
- Positives Feedback: Mitarbeitende schätzen die einfache und schnelle Lösungsfindung.
- Fundierter Wissensbestand: Rund 2.400 Dokumente sind live verfügbar.
- Effizientere Prozesse: Lösungen werden schneller gefunden, Zusammenarbeit wird gestärkt.
Ausblick
Die Reise geht weiter: tts begleitet die AOK Niedersachsen auch künftig zu neuen Features und Versionen. So bleibt die Plattform nicht nur aktuell, sondern entwickelt sich kontinuierlich weiter – für eine Organisation, die Wissen als echten Erfolgsfaktor nutzt.
Über die AOK Niedersachsen
Die AOK ist die größte Krankenversicherung in Niedersachsen (Marktanteil 39,8 Prozent). Über 3 Millionen Versicherte können sich auf den Schutz einer starken Gemeinschaft verlassen. Zwischen Nordsee und Harz ist die Gesundheitskasse an über 100 Standorten vertreten. Die AOK beschäftigt landesweit rund 7.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Haushaltsetat beträgt in der Kranken- und Pflegeversicherung rund 18,5 Milliarden Euro.
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